8 signes pour changer de logiciel de planification

Dans la planification du personnel, l’efficacité et la précision sont essentielles pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Le choix du bon logiciel est crucial. Cependant, il arrive un moment où votre logiciel actuel ne suffit plus.

Voici 9 signes indiquant qu’il est temps de passer à un nouveau logiciel de planification du personnel.

Difficulté à collecter les bonnes informations

La collecte d’informations sur vos employés, tâches et clients devrait être fluide. Si vous passez trop de temps à rassembler et suivre les données nécessaires, cela indique que votre logiciel actuel est insuffisant. Un logiciel de planification du personnel performant doit collecter, organiser et présenter ces informations de manière transparente et accessible, pour faciliter des décisions rapides et efficaces.

Temps excessif passé à élaborer des horaires

Beaucoup d’organisations créent encore manuellement des horaires, une tâche chronophage et souvent source de tracas. Si votre logiciel ne simplifie plus la planification, il est temps de passer à une solution plus automatisée et flexible. Un bon logiciel permet d’ajuster, dupliquer ou déplacer rapidement des tâches planifiées.

Des problèmes de sur-effectif ou de sous-effectif

Un bon équilibre des effectifs est essentiel pour un fonctionnement fluide. Si votre logiciel actuel ne peut pas faire de prévisions précises ou éviter ces déséquilibres, cela impacte la productivité et la satisfaction des clients. Il est temps de chercher un système offrant des options de prévision et de planification plus efficaces.

Les employés ‘oublient’ parfois leur planning

C’est un scénario courant : des employés déclarent : « Je ne savais pas que je devais travailler aujourd’hui ». Ce genre de malentendus entraîne beaucoup de frustration et d’inefficacité au sein de votre équipe. Mais cela n’est certainement pas toujours imputable à la négligence ou au manque de volonté de l’employé en question. Dans de nombreux cas, cela peut indiquer un manque de possibilités de communication ou une confusion dans votre logiciel de planification actuel.

« En utilisant un logiciel de planification moderne, vos employés ont la possibilité de consulter leurs horaires en ligne, et ce, en toute simplicité depuis leur smartphone. Cela contribue considérablement à réduire les malentendus et la confusion concernant les plannings de travail. De plus, certains logiciels de gestion des effectifs (WFM) intègrent des outils de communication tels que des fonctions de messagerie et des tableaux d’affichage, améliorant ainsi la communication interne.

Confusion planification du personnel employé

Les demandes et les échanges causent des maux de tête La gestion des demandes et des échanges peut être assez simple. Mais imaginez que vous ne voyiez plus la forêt à travers les arbres : qui a échangé avec qui exactement ? Quels services ou postes sont encore disponibles ? Combien d’employés demandent précisément un congé ? Y a-t-il suffisamment de personnes disponibles pour effectuer le travail ? Si la gestion des plannings devient trop compliquée, il est temps de passer à une mise à niveau de vos outils de planification.

Vous êtes constamment en train d’éteindre des feux

Si vous vous retrouvez constamment à résoudre des problèmes inattendus dans votre planification du personnel, c’est un signe clair que quelque chose ne va pas. Il se peut que votre logiciel actuel de planification du personnel ne soit pas suffisamment équipé pour anticiper ces défis. Un logiciel efficace devrait être capable de prévoir et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d’autres tâches. Une bonne solution de gestion des effectifs vous aide à être proactif et à planifier à l’avance.

Vous enfreignez (involontairement) la législation

Enfreindre involontairement les règles et la législation peut avoir de graves conséquences pour votre organisation. Si vous constatez que votre logiciel actuel de planification du personnel vous pose des problèmes, par exemple en raison de calculs incorrects des heures de travail ou des temps de repos, il est temps de passer à un logiciel qui permet d’intégrer à la fois les règles légales et internes. Ce nouveau logiciel devrait être capable de vérifier en temps réel la conformité aux règles et d’éviter les infractions. Les logiciels modernes de planification du personnel vous aident à prendre des décisions correctes avant qu’il ne soit trop tard.

Plainte constante des employés

Des plaintes répétées peuvent indiquer un manque d’implication ou un sentiment d’injustice. Un logiciel de planification moderne permet une meilleure communication et offre des outils pour ajuster les horaires en fonction des besoins individuels, incluant même l’auto-planification numérique.

Utilisation excessive d’outils complémentaires

Si vous devez recourir à de nombreux outils en plus de votre logiciel de planification, c’est un signe que votre système actuel ne répond pas à tous vos besoins. Il est temps de passer à une solution de gestion des effectifs plus complète et évolutive.