Gezinszorg Tessenderlo-Ham: Klaar voor de toekomst met Planpoint
De fusie tussen Tessenderlo en Ham vroeg om een nieuwe aanpak. Door handmatige roosters en verouderde software in te ruilen voor Planpoint, redde het Sociaal Huis niet alleen de subsidies van de gezinszorg, maar bracht het ook de focus terug naar de cliënt.
Zorg in een groeiende organisatie
Bij Sociaal Huis Tessenderlo-Ham staat kwalitatieve gezinszorg voorop. Maar om die zorg te kunnen garanderen, moeten zorgverleners de ruimte krijgen om efficiënt te werken. De gemeente zocht daarom een oplossing voor hun complexe personeelsplanning, een uitdaging die door de fusie tussen Tessenderlo en Ham op 1 januari 2025 alleen maar groter werd. De nieuwe schaal vroeg om een slagkrachtige, gestroomlijnde aanpak om de zorg in de hele regio te waarborgen.
Van handmatig naar digitale stabiliteit
De dagelijkse planning was voorheen een zware puzzel. Met Excel-lijsten, een verouderd systeem en veel handmatig werk was het onmogelijk om wisselende uurroosters en onverwachte afwezigheden vlot op te vangen. Het gebrek aan overzicht had bovendien ernstige financiële gevolgen:
- Subsidieverlies: Door inefficiënte registratie konden niet alle gepresteerde uren correct worden doorgegeven, wat leidde tot een afroming van subsidies.
- Bedreiging van de dienst: De situatie was zo precair dat er op een bepaald moment sprake was van het stopzetten van de volledige dienst gezinszorg.
Ines Janssens, administratief medewerker, legt de behoefte uit: “We zochten een gebruiksvriendelijke oplossing met een directe koppeling aan Vesta en KSZ die ons tijd en flexibiliteit zou bieden. Bij voorkeur bij een partner met bewezen ervaring in de zorgsector”. Die partner vonden ze in Planpoint van Déhora Consultancy.
Implementatie: samen naar een nieuwe mindset
De overstap naar Planpoint was meer dan een software-update; het was een transformatie in de manier van werken. Het doel was om iedereen mee te krijgen, ook de medewerkers die extra begeleiding nodig hadden bij de stap naar digitale tools zoals tablets.
Dankzij workshops, persoonlijke begeleiding en een helder plan van Déhora verliep de overgang soepel. Ines blikt positief terug: “De overstap voelde eerst uitdagend, maar dankzij de ondersteuning van Déhora ging alles verrassend vlot. We kunnen altijd met onze vragen bij het team van Planpoint terecht”.
De dienst gezinszorg van Tessenderlo heeft al heel wat watertjes moeten doorzwemmen. Met de hulp van Planpoint zijn we niet alleen een stap vooruit gegaan qua technologie, maar ook qua mindset.
Planpoint: wat levert het op?
Planpoint hielp de dienst gezinszorg van Tessenderlo-Ham om grote stappen te zetten in de digitalisering en optimalisatie van gezinszorg. Door de implementatie van een gebruiksvriendelijk planningssysteem en intensieve ondersteuning is de organisatie efficiënter, beter georganiseerd en klaar voor toekomstige uitdagingen. De dienst gezinszorg plukt nu dagelijks de vruchten van een gestroomlijnd planningsproces.
Dit leverde het op:
- Tijdswinst: Waar voorheen uren werden besteed aan het opstellen en aanpassen van roosters, kan dit nu met een paar klikken.
- Transparantie: Medewerkers hebben direct inzicht in hun planning, waardoor miscommunicatie wordt geminimaliseerd.
- Flexibiliteit: Bij wijzigingen, zoals ziektemeldingen, past Planpoint roosters snel en eenvoudig aan.
- Directe integratie met Vesta en KSZ: Hierdoor werden processen zoals de registratie van prestaties en subsidies aanzienlijk efficiënter.
- Meer focus op zorg: Door minder tijd te besteden aan administratie, blijft er meer tijd over voor waar het echt om draait: de zorg voor cliënten.
- Gebruikersvriendelijkheid: Het nieuwe systeem werd geprezen om zijn gebruiksvriendelijkheid en visuele overzicht.
Een toekomst met ruimte voor groei
De samenwerking tussen Tessenderlo-Ham en Planpoint heeft meer opgeleverd dan alleen een efficiënte planning; er is een cultuur ontstaan waarin tijd bewust en intelligent wordt ingezet. Met Planpoint als solide basis is er weer ruimte om vooruit te kijken en in te spelen op de uitdagingen in de zorgsector. Vooral het herwinnen van de subsidies zorgt ervoor dat de dienst gezinszorg weer een gezonde toekomst tegemoet gaat.
“De dienst gezinszorg van Tessenderlo heeft al heel wat watertjes moeten doorzwemmen. Met de hulp van Planpoint zijn we niet alleen een stap vooruit gegaan qua technologie, maar ook qua mindset. Er is nu meer tijd om te doen wat echt belangrijk is: aandacht geven aan onze cliënten. Dat maakt ons werk zoveel waardevoller,” aldus Ines.
Dankzij de juiste tools, een gebruiksvriendelijk systeem en de juiste begeleiding heeft de organisatie eindelijk weer de structuur die nodig is. Het Sociaal Huis is nu volledig klaargestoomd voor de verdere integratie na de fusie en een toekomst waarin zorg met aandacht centraal staat.