Une planification à visage humain : la sérénité au cœur de l'aide à domicile à Wevelgem.

Aperçu dans un contexte humain

La Maison Sociale de Wevelgem organise différentes formes d’aide à domicile, notamment des services de nettoyage, la livraison de repas et le soutien à domicile. Ces services sont intenses, centrés sur l’humain et répartis sur l’ensemble du territoire. Les collaborateurs travaillent avec des horaires variés, sont constamment en déplacement et combinent plusieurs missions.

Dans un tel contexte, la planification du personnel n’est pas un schéma statique, mais un casse-tête quotidien. Un changement dans un service peut avoir des répercussions immédiates sur les autres. Une vue d’ensemble et des informations actualisées sont donc cruciales — tant pour l’administration que pour les collaborateurs sur le terrain.

L’ancien système ne correspondait plus à cette réalité. Hannelore Herman, chef du service d’aide à domicile, explique : « L’ancien système de planification était obsolète et n’offrait pas assez de flexibilité. C’est ce qui nous a poussés à chercher un nouvel outil tourné vers l’avenir ».

Une plateforme unique, plusieurs services

Lors de cette recherche, il était primordial de ne pas retomber dans la fragmentation. La Maison Sociale ne cherchait pas des solutions distinctes par service, mais une plateforme de planification centrale capable de regrouper les différentes formes d’aide à domicile, tout en respectant les spécificités de chaque service.

Planpoint s’est distingué car il proposait déjà cette combinaison et pouvait être configuré en fonction du contexte spécifique de l’aide à domicile à Wevelgem.

Commencer sur une base solide

Le passage au nouveau système a été préparé avec soin. En étroite concertation, les données ont été transférées et la configuration a été ajustée étape par étape. En bâtissant le logiciel à partir de la pratique quotidienne, celui-ci n’est pas devenu un système « imposé », mais un outil familier.

Le déploiement sur le terrain s’est fait de manière progressive. L’administration a d’abord commencé à utiliser le système, suivie par les collaborateurs via le portail. Cette approche a permis de maintenir le seuil numérique au plus bas. Hannelore : « Nous avions quelques inquiétudes concernant la transition numérique pour nos agents d’entretien, mais cela s’est déroulé avec une fluidité surprenante. Aujourd’hui, ils voient surtout l’avantage de disposer en permanence d’informations actualisées ».

Les résultats en bref

• Une plateforme centrale unique : Les différents services d’aide à domicile travaillent désormais à partir d’un environnement clair et unique, au lieu de systèmes fragmentés.
• Des informations toujours à jour : Les collaborateurs sur le terrain ont un aperçu direct de leur planning via le portail, ce qui réduit les recherches et les erreurs.
• Moins d’interférences de communication : Les modifications sont immédiatement visibles par tous, ce qui nécessite beaucoup moins de suivi manuel et de communications supplémentaires.
• Adoption numérique : Malgré les appréhensions initiales, la transition pour les agents d’entretien s’est faite très naturellement grâce à la convivialité de l’outil.
• Sérénité au sein de l’organisation : Le personnel s’approprie davantage son travail et l’administration dispose de plus de temps pour offrir un soutien qualitatif.
• Une collaboration tournée vers l’avenir : Un système flexible qui évolue avec l’organisation et où les retours du terrain sont réellement pris en compte.

Anticiper avec confiance

La collaboration ne s’arrête pas à la mise en œuvre. Grâce à des initiatives telles que les journées clients et les sessions de feedback, le logiciel continue d’évoluer en fonction des besoins de l’utilisateur. « On sent qu’on nous écoute et que nos retours sont réellement pris en compte », conclut Hannelore.