ASBL Sporen : une planification plus efficace avec Planpoint
Lorsque son fournisseur logiciel a arrêté ses activités, ASBL Sporen a dû agir vite. Avec Planpoint, l’organisation d’aide à la jeunesse a trouvé bien plus qu’un nouveau système : plus de sérénité, de visibilité et de gain de temps dans sa gestion du personnel.
La complexité de l’aide à la jeunesse
ASBL Sporen joue un rôle essentiel dans l’aide à la jeunesse en Flandre. L’organisation accompagne des jeunes et leurs familles dans des situations éducatives complexes, aussi bien via l’accueil résidentiel en groupes de vie que par un accompagnement ambulatoire à domicile.
Avec un large éventail de services, de l’accompagnement contextuel aux projets spécialisés de time-out, le fonctionnement de Sporen est aussi diversifié que nécessaire.
“Notre fonctionnement demande énormément de flexibilité”, explique Joris. “Dans les groupes de vie en particulier, les éducateurs travaillent avec des horaires irréguliers. Il faut aussi tenir compte d’une réglementation sectorielle parfois complexe, par exemple autour du travail de nuit, ou de compteurs de congés spécifiques selon l’âge et le régime de travail.”
Le défi : garantir la continuité sous pression
La stabilité de cette administration complexe a soudainement été menacée lorsque Sporen a appris que son fournisseur logiciel allait arrêter ses activités.
Comme ce puzzle administratif doit être géré avec une grande précision, l’organisation s’est retrouvée face à un défi de taille : être opérationnelle à court terme sur une nouvelle plateforme.
D’une solution d’urgence à un modèle évolutif
Dans la recherche d’un nouveau partenaire, une exigence était non négociable, explique Joris : “Le logiciel devait être capable de gérer parfaitement la complexité de notre secteur.”
Après une comparaison approfondie, Planpoint s’est révélé être la solution la plus complète pour préserver la continuité et ramener de la sérénité.
Le changement a aussi ouvert la porte, de manière inattendue, à une façon de travailler beaucoup plus efficace. Avec Planpoint, Sporen a pu revoir ses processus depuis la base et les améliorer. Même si la phase de démarrage a été intense, les fondations sont aujourd’hui solides.
Gain de temps et facilité d’utilisation
Le plus grand bénéfice se ressent au niveau du service du personnel.
Alors que le traitement salarial demandait auparavant beaucoup de contrôles manuels, le processus est aujourd’hui largement automatisé grâce à une connexion fluide avec le logiciel de paie du secrétariat social.
Avant, nous passions plus d’une journée à contrôler toutes les données de pointage et à les exporter vers le logiciel de paie. Aujourd’hui, nous faisons cela en deux heures.
L’administration n’est pas la seule à en tirer profit. Les collaborateurs bénéficient eux aussi de plus de transparence et d’implication.
Grâce au module Mon planning, ils ont directement accès à leurs heures prestées et à leurs soldes de congés.
Joris : “Que vous soyez coordinateur et que vous vouliez extraire des vues d’ensemble, ou collaborateur et que vous vouliez vérifier votre solde, vous obtenez immédiatement une image claire. Les collaborateurs encodent facilement leurs temps de travail via l’application.”
Plus qu’un logiciel : un partenaire dans la transition
Le choix de Planpoint n’était pas seulement une décision IT. C’était le choix d’un partenaire prêt à avancer aux côtés de Sporen. L’organisation avait besoin d’une équipe capable de réfléchir avec elle, de réagir vite et de construire la solution étape par étape avec ses équipe
Nous avons dû tout transférer dans l’urgence parce que notre ancien fournisseur arrêtait ses activités. Déhora Consultancy a prouvé qu’elle était un partenaire capable de mener une migration complète à bien dans un délai très court.
Joris décrit la collaboration comme intense, mais aussi très proche : “Aucune question ne reste sans réponse et la communication est toujours claire. Cela nous donne la certitude de pouvoir compter sur Planpoint à tout moment.”
Cette combinaison entre un produit techniquement solide et une équipe accessible fait de Planpoint un partenaire qui comprend réellement les besoins de l’aide à la jeunesse.
Cap sur l’avenir
ASBL Sporen regarde désormais plus loin que le gain de temps actuel.
Maintenant que les bases administratives sont en place, l’organisation veut continuer à améliorer ses processus dans une prochaine phase. Par exemple en utilisant aussi Planpoint pour enregistrer les trajets domicile-lieu de travail et les déplacements de service, ainsi que pour établir la planification de base complète, encore réalisée aujourd’hui dans Excel.
Le système grandit ainsi naturellement avec les besoins du terrain.
Joris envisage la suite avec confiance : “Aujourd’hui, nous n’utilisons encore qu’une partie des possibilités. La base qui est en place nous donne la sérénité et la vue d’ensemble nécessaires pour franchir les prochaines étapes.”
Planpoint montre que la digitalisation dans le secteur de l’aide et des soins ne doit pas être complexe, tant que les fondations sont solides.
J’ai travaillé avec beaucoup de systèmes différents dans le passé, et j’en ai même développé un moi-même. Quand je compare, je le dis vraiment : chapeau pour ce système. Il est très bien conçu.
La collaboration en bref
- Gain d’efficacité important : le contrôle des données de pointage et l’import vers la paie sont passés de plus d’une journée à deux heures.
- Connexion paie fiable grâce à une intégration fluide avec Acerta Connect.
- Plus d’autonomie numérique et une visibilité 24/7 pour les collaborateurs via l’application.
- Plus de sérénité administrative grâce à la prise en charge complète des règles sectorielles complexes de l’aide à la jeunesse.
- Une base évolutive et durable pour une gestion intégrée du personnel.
