Une planification solide au service d’un monde meilleur
GoodPlanet Belgium sensibilise chaque année des centaines de milliers de jeunes au développement durable. Avec Planpoint, l’organisation est passée d’une planification manuelle à plus de visibilité, de sérénité et de temps pour sa mission.
Un message positif pour les décideurs de demain
GoodPlanet sensibilise et accompagne les jeunes afin de construire ensemble un cadre de vie plus durable, grâce à l’éducation et à des actions positives. L’organisation propose des ateliers pédagogiques, des projets et des parcours autour de thèmes tels que le climat, la nature, les déchets et la mobilité.
“Nous nous adressons avant tout aux jeunes, les décideurs de demain. Et nous le faisons avec un message porteur d’espoir”, explique Peter Hulpiau, CRM & ICT Manager chez GoodPlanet Belgium. “Ils ne sont pas responsables des erreurs du passé. Nous voulons donc leur donner, par l’éducation, les clés pour construire un avenir meilleur. Car ils représentent notre avenir.”
Pour concrétiser cette ambition, une équipe multidisciplinaire d’experts est chaque jour sur le terrain : enseignants, scientifiques et spécialistes interviennent dans les écoles, les entreprises ou lors d’activités extrascolaires partout en Belgique. Ensemble, ils rendent les enjeux du développement durable concrets grâce à des ateliers interactifs.
Le défi : une planification de projets complexe
L’ampleur des activités de GoodPlanet représente un véritable défi en matière de planification. Avec près de 70 projets différents menés simultanément — allant d’ateliers ponctuels dans les écoles à des accompagnements de longue durée en entreprise — le casse-tête logistique est considérable.
Peter explique : “Le nombre de projets et de collaborateurs rend la planification particulièrement complexe. Chaque projet possède son propre ADN, sa propre durée et requiert des compétences spécifiques.”
“Auparavant, nous gérions tout cela manuellement au moyen d’un enchevêtrement de fichiers Excel, de bases de données Access et d’un stockage cloud peu structuré pour chaque projet. À un certain moment, on atteint tout simplement les limites de ce qui est encore gérable.”
Avec soixante-dix projets différents, notre planification est un véritable puzzle. Chaque projet possède son propre ADN, sa propre durée et nécessite une expertise spécifique.
Planpoint : une solution en phase avec une mission durable
Le choix d’un nouvel outil était déterminant. Pour GoodPlanet, la planification ne consiste pas uniquement à remplir un agenda. Elle constitue aussi le prolongement de ses valeurs en matière de développement durable.
“En tant qu’organisation engagée pour le développement durable, nous voulons limiter au maximum les déplacements”, explique Peter. “Nous essayons de faire intervenir nos collaborateurs le plus possible près de chez eux. C’est plus efficace, plus agréable pour notre équipe et cela correspond à nos valeurs.”
“Nous recherchions donc un outil qui ne se contente pas de remplir des cases, mais qui nous aide à préserver cet ancrage local et à associer le bon expert au bon groupe.”
Planpoint s’est imposé comme la solution idéale grâce à sa flexibilité. La plateforme permet de combiner, au sein d’un seul environnement WFM, des critères tels que les compétences linguistiques, l’expertise et la localisation.
Une intégration fluide entre le CRM et Planpoint
Aujourd’hui, la planification du personnel repose sur une connexion intelligente entre le CRM de GoodPlanet et Planpoint.
Les demandes des enseignants et des responsables de groupes arrivent dans le CRM. Dès qu’une demande peut être traitée, elle est transmise à Planpoint. Les planificateurs peuvent ensuite construire rapidement le planning.
L’intégration avec Outlook constitue également un élément essentiel de la solution.
“Nous en sommes particulièrement fiers”, explique Peter. “Dès qu’une mission est planifiée, elle apparaît automatiquement dans l’agenda Outlook du collaborateur, avec toutes les informations essentielles : taille du groupe, coordonnées téléphoniques en cas d’urgence, etc.”
Avant, les collaborateurs devaient rechercher eux-mêmes où ils devaient intervenir dans différentes listes. Aujourd’hui, toutes les informations apparaissent automatiquement dans leur agenda Outlook, avec tous les détails pratiques.
Un regard tourné vers l’avenir
Si le projet s’est d’abord concentré sur la planification, GoodPlanet franchit aujourd’hui une nouvelle étape en intégrant la gestion administrative du personnel grâce au module Employee Self Service (ESS).
Chez GoodPlanet, tout tourne autour des collaborateurs. Il était donc essentiel que le nouvel outil renforce leur autonomie.
Grâce au module ESS, les experts de terrain gèrent eux-mêmes leur pointage. Cette approche s’inscrit parfaitement dans la culture ouverte de l’organisation, où chacun prend ses responsabilités
Nous sommes passés d’un puzzle géré manuellement à une organisation fluide. Planpoint nous apporte la sérénité et la structure nécessaires pour envisager l’avenir avec confiance.
L’objectif va bien au-delà de la digitalisation. Il s’agit avant tout de permettre aux équipes de se concentrer sur leur mission.
“Nous voulons réduire au maximum les tâches administratives afin que nos collaborateurs puissent consacrer toute leur énergie à ce qu’ils font le mieux : inspirer les jeunes à construire un monde plus durable.”
Une vision partagée et un véritable partenariat
Pour GoodPlanet, choisir Planpoint signifiait également choisir une solution capable d’évoluer avec ses ambitions. Peter apprécie particulièrement l’approche personnalisée et la volonté de réfléchir ensemble aux spécificités de leur organisation.
“Il s’agit d’un véritable partenariat. Nous avons des besoins qui sortent des standards, notamment notre structure de projets et l’intégration avec Outlook. Nous recherchions un partenaire capable de réfléchir avec nous à la meilleure façon de résoudre cette organisation complexe.”
“Nous sentons que nos besoins sont réellement pris en compte. Ensemble, nous construisons une base solide qui réduit notre charge administrative et permet à nos collaborateurs de consacrer toute leur énergie à inspirer les jeunes.”
La collaboration en bref
- Workflow intégré : connexion fluide entre le CRM et les agendas Outlook des collaborateurs.
- Planification de projets complexes : une vue centralisée sur plus de 70 projets, chacun avec ses propres caractéristiques.
- Une efficacité pilotée par les données : réduction des déplacements grâce à une planification intelligente des collaborateurs dans leur propre région, en adéquation avec la mission durable de GoodPlanet.
- Une administration tournée vers l’avenir : transition vers un pointage numérique complet et une préparation de la paie via Planpoint.