La MC centralise sa planification avec Planpoint
Un seul système pour des milliers de collaborateurs. Découvrez comment la MC a quitté Excel pour une plateforme de planification plus claire, plus conviviale et prête à évoluer avec l’organisation.
Une même promesse, des centaines d’agences
À la MC, tout tourne autour du bien-être. Au fil des années, l’organisation est passée du statut de mutualité traditionnelle à celui de véritable partenaire santé. Cette mission prend vie chaque jour dans des centaines d’agences, où les collaborateurs accompagnent les affiliés sur des questions allant de la prévention au soutien psychologique.
Garantir cette qualité de service exige une planification irréprochable.
«Nos affiliés comptent sur nous dans des moments importants de leur vie. Nous ne pouvons pas laisser la planification au hasard. Il faut s’assurer que le bon spécialiste soit présent au bon moment.
Passer d’une organisation fragmentée à un modèle centralisé
Pendant longtemps, chaque région et chaque groupe d’agences gérait ses plannings de manière autonome, souvent à l’aide de fichiers Excel complexes développés en interne. Cette organisation limitait fortement la visibilité globale : une capacité disponible dans une région ne pouvait pas facilement être mobilisée pour soutenir une autre.
L’objectif était donc clair : dépasser cette organisation en silos pour mettre en place une politique de planification uniforme et transparente à l’échelle de toute la Flandre.
La MC recherchait une plateforme capable de gérer la complexité liée à plusieurs milliers de collaborateurs, tout en préservant la flexibilité nécessaire sur le terrain. Une solution qui ne se contente pas de créer des horaires, mais qui fournit également les données nécessaires pour orienter les décisions stratégiques.
Excel fonctionne très bien pour une petite équipe sur un seul site. Mais dès que vous devez coordonner plusieurs implantations et harmoniser différents modes de fonctionnement, vous atteignez rapidement les limites d’un tableur.
Une planification plus visuelle, plus intelligente
Une visibilité centralisée
Les planificateurs disposent désormais d’une vue d’ensemble instantanée de l’occupation de centaines de sites. Plus besoin de parcourir d’innombrables feuilles Excel : ils voient immédiatement qui assure l’accueil, qui reçoit les affiliés sur rendez-vous et où des ajustements sont nécessaires.
Une précision au quart d’heure
Dans les agences de la MC, chaque créneau compte. Planpoint permet d’affecter les collaborateurs avec une grande précision à des fonctions ou activités spécifiques, afin d’éviter les ruptures de service.
Une solution conçue pour les grandes organisations
Une plateforme utilisée simultanément par des milliers de personnes doit rester performante en toutes circonstances. Grâce à son architecture évolutive, Planpoint garantit rapidité, stabilité et fiabilité, même sous forte charge.
Un partenariat fondé sur la recherche de solutions
Au-delà des fonctionnalités, la qualité de la collaboration a joué un rôle déterminant.
Plutôt que d’imposer un cadre rigide, le projet s’est construit dans une logique de co-création. La MC recherchait un partenaire capable de comprendre les spécificités d’une organisation de santé et prêt à développer des solutions adaptées à sa réalité.
Cette approche pragmatique a permis d’aligner rapidement les besoins métier avec la configuration de la plateforme. Résultat : c’est le logiciel qui s’adapte à l’organisation, et non l’inverse.
Une véritable tour de contrôle pour l’avenir
Depuis la mise en œuvre de Planpoint, la planification est devenue bien plus qu’une tâche administrative : elle constitue désormais un véritable levier de pilotage.
Les responsables d’équipe consacrent davantage de temps à l’accompagnement de leurs collaborateurs, tandis que ceux-ci consultent à tout moment leur planning actualisé sur smartphone.
Mais le projet ne s’arrête pas là. La prochaine étape consiste à intégrer également les équipes back-office au sein de la même plateforme.
Les activités du front-office et du back-office étant étroitement liées, cette centralisation permettra à la MC de disposer d’une véritable « tour de contrôle ». En cas d’affluence dans les agences, les capacités pourront être réaffectées rapidement afin de garantir en permanence un service de qualité aux affiliés
La MC recherchait un logiciel capable de rendre invisible toute la complexité de la planification en coulisses. Grâce à Planpoint, les collaborateurs à l’accueil peuvent aujourd’hui se concentrer pleinement sur l’essentiel : accompagner les affiliés.
La collaboration en bref
- Une politique de planification unifiée : passage réussi d’une organisation en silos à un modèle unique pour toute la Flandre.
- Des décisions fondées sur les données : des tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité immédiate et facilitent les choix stratégiques.
- Plus de sérénité au quotidien : une planification transparente réduit la charge administrative des responsables d’équipe et améliore le fonctionnement des agences.
- Une plateforme prête pour l’avenir : une base évolutive capable d’accompagner progressivement l’ensemble de l’organisation, du front-office au back-office.
