Arbeidstijdregistratie vanaf 2027: wat verandert er voor jouw organisatie?

De aangekondigde verplichting volgt uit Europese rechtspraak over arbeidstijd. De Europese Arbeidstijdenrichtlijn legt onder meer grenzen op aan de wekelijkse arbeidsduur en bepaalt minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden.

Je kunt die regels echter alleen controleren wanneer je de werkelijk gepresteerde arbeidstijd vastlegt. Daarom oordeelde het Europees Hof van Justitie dat lidstaten werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk registratiesysteem moeten opleggen. Daarmee meet de werkgever de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer.

België kent vandaag nog geen algemene registratieplicht voor alle werknemers. In bepaalde situaties bestaat die verplichting wel al, bijvoorbeeld bij glijdende uurroosters, afwijkingen op het normale uurrooster van deeltijdse werknemers en in specifieke sectoren.

Wat wordt precies verplicht?

De federale regering wil dat werkgevers beschikken over een systeem waarmee ze de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd registreren. Volgens de Europese rechtspraak moet dat systeem aan drie basisvoorwaarden voldoen:

• Objectief: de registratie moet de werkelijk gepresteerde arbeidstijd weergeven. Alleen het geplande uurrooster overnemen, zonder vast te leggen wanneer iemand werkelijk begint of stopt, zal dus niet volstaan.
• Betrouwbaar: de gegevens moeten correct en controleerbaar zijn. Het systeem moet fouten en ongecontroleerde aanpassingen zoveel mogelijk beperken. Bovendien moeten wijzigingen voldoende traceerbaar zijn.
• Toegankelijk: werknemers moeten hun eigen geregistreerde arbeidstijd kunnen raadplegen en controleren. Ook werkgevers en bevoegde controlediensten moeten de nodige gegevens kunnen consulteren.

Is een prikklok vanaf 2027 verplicht?

Nee. De term ‘prikklok’ doet denken aan een vaste terminal aan de ingang. Toch kun je arbeidstijd op verschillende manieren registreren. Denk bijvoorbeeld aan:

• een badge of persoonlijke pincode;
• een kiosk op een tablet;
• een mobiele app;
• registratie via een pc;
• een combinatie van verschillende methodes.

De geschikte oplossing hangt af van je werkorganisatie. Een vaste terminal kan logisch zijn in een productieomgeving, terwijl een mobiele app beter aansluit bij thuisverpleegkundigen, techniekers of medewerkers die op verschillende locaties werken.

Organisaties met zowel vaste als mobiele teams kunnen daarom verschillende registratiemethodes combineren binnen één systeem.

Volstaat Excel of een papieren aanwezigheidslijst?

Een papieren lijst of Excel-bestand is niet automatisch uitgesloten zolang de definitieve Belgische wetgeving dat niet bepaalt. In de praktijk maken zulke systemen het wel moeilijker om aan te tonen dat je registratie objectief en betrouwbaar is.

Waarom manuele registratie kwetsbaar is

Bij een manueel systeem krijg je al snel heel wat vragen:

• Wanneer vulde iemand de registratie in?
• Heeft iemand de uren achteraf gewijzigd?
• Wie bracht die wijziging aan?
• Kan de werknemer de eigen gegevens raadplegen?
• Bescherm je de gegevens voldoende tegen verlies?
• Kun je de informatie vlot voorleggen bij een controle?

Wanneer digitale registratie logischer wordt

Voor een zeer klein team kan een goed beheerd manueel systeem mogelijk werkbaar blijven. Zodra je met meerdere locaties, wisselende uurroosters, overuren of mobiele medewerkers werkt, vraagt de opvolging echter snel veel tijd.

Een digitaal systeem houdt registraties, aanpassingen en goedkeuringen automatisch bij. Daardoor kun je de betrouwbaarheid en traceerbaarheid van de gegevens eenvoudiger aantonen.

Digitaal betekent trouwens niet automatisch duur of complex. Je hebt geen software nodig die overuren tot in de zevende decimaal berekent wanneer je team vooral behoefte heeft aan een helder overzicht.

Moet je vanaf 2027 elke minuut controleren?

Arbeidstijdregistratie betekent niet automatisch dat je iedere werkdag tot op de minuut moet micromanagen. Je moet wel kunnen vaststellen wanneer iemand werkt, hoeveel arbeidstijd die medewerker presteert en waar relevante afwijkingen voorkomen.

De Belgische wetgever moet de precieze registratievoorwaarden echter nog vastleggen.

Een registratiesysteem moet in elk geval kunnen aantonen:

• wanneer de werkdag begint;
• wanneer de werkdag eindigt;
• hoeveel arbeidstijd iemand werkelijk presteert;
• waar relevante afwijkingen van het rooster voorkomen.

De definitieve wetgeving bepaalt hoe je pauzes, verplaatsingen, oproepen, thuiswerk en specifieke vormen van beschikbaarheid precies moet behandelen. Ook de bestaande arbeidsrechtelijke regels blijven daarbij relevant.

Het is daarom belangrijk om niet alleen software te kiezen, maar ook duidelijke afspraken te maken over wat medewerkers registreren, wanneer ze dat doen en hoe je correcties behandelt.

Welke oplossing past bij jouw organisatie?

Er bestaat geen registratiemethode die voor iedere werkgever even goed werkt. De juiste keuze hangt af van je werkplekken, uurroosters en het type medewerkers dat je tewerkstelt.

• Medewerkers op een vaste werkplek: kiosk, badge of pincode;
• Kantoorwerk: registratie via pc, app of kiosk;
• Mobiele medewerkers: smartphone of tablet;
• Medewerkers op verschillende locaties: mobiele app of locatiegebonden kiosk;
• Productie- of logistieke omgeving: badge, kiosk of vaste terminal;
• Combinatie van vaste en mobiele teams: een hybride registratiesysteem.

Kijk daarbij niet alleen naar de manier waarop medewerkers in- en uitklokken. Ook de verwerking achteraf bepaalt hoeveel werk het systeem je werkelijk bespaart.

Waarop let je bij de keuze van tijdregistratiesoftware?

Een eenvoudige registratie van begin- en einduren is een goed vertrekpunt. Toch moet het systeem ook passen bij je bredere werking. Let daarom minstens op de volgende punten:

Eenvoudig voor medewerkers

Registreren moet weinig tijd vragen en duidelijk zijn. Een ingewikkeld proces vergroot immers het risico op vergeten of foutieve registraties.

Registratie van werkelijke uren

Het systeem moet een duidelijk onderscheid maken tussen geplande en werkelijk gepresteerde uren. Anders krijg je nog altijd geen betrouwbaar beeld van de werkelijke arbeidstijd.

Inzicht voor medewerkers

Medewerkers moeten hun eigen uren kunnen bekijken en eventuele fouten kunnen melden. Dat zorgt bovendien voor meer transparantie en minder discussies achteraf.

Traceerbare correcties

Aanpassingen moeten controleerbaar zijn. Je moet kunnen zien wat iemand wijzigde, wanneer dat gebeurde en wie de wijziging uitvoerde of goedkeurde.

Beheer van afwijkingen

Te vroeg starten, te laat stoppen, vergeten uitklokken of onverwacht overwerk mogen niet telkens manueel gezocht worden. Een goed systeem brengt zulke afwijkingen automatisch onder de aandacht.

Koppeling met planning en payroll

Wanneer planning, tijdregistratie en loonvoorbereiding los van elkaar staan, moeten medewerkers gegevens vaak dubbel invoeren. Een koppeling beperkt daarentegen het manuele werk en verkleint de kans op fouten.

Verschillende registratiemethodes

Niet elke medewerker werkt op dezelfde plaats of beschikt over een bedrijfstoestel. Controleer daarom of je verschillende methodes kunt combineren, zoals smartphone, pc, kiosk, badge, QR-code of pincode.

Waarom nu al aan de slag gaan?

De invoering van arbeidstijdregistratie is meer dan een technische installatie. Ze heeft ook gevolgen voor je werkafspraken, uurroosters, goedkeuringsprocessen en loonvoorbereiding.

Breng daarom tijdig in kaart:

• welke medewerkers hun uren vandaag al registreren;
• welke teams nog met papier of Excel werken;
• waar de werkelijke uren afwijken van de planning;
• welke uitzonderingen of correcties vaak voorkomen;
• wie registraties controleert en goedkeurt;
• hoe de uren vandaag bij payroll terechtkomen;
• welke informatie medewerkers zelf kunnen raadplegen.

Met die analyse kun je een systeem kiezen dat niet alleen aansluit bij de aangekondigde wetgeving, maar ook praktisch werk wegneemt. Bovendien geef je medewerkers voldoende tijd om aan de nieuwe werkwijze te wennen.

Van tijdregistratie tot loonvoorbereiding in één platform

Planpoint brengt personeelsplanning, tijdregistratie en loonvoorbereiding samen in één platform. Daardoor hoef je geplande uren, werkelijk gepresteerde uren en loondata niet in afzonderlijke systemen te beheren. Medewerkers registreren hun arbeidstijd bovendien via de methode die het best bij hun werksituatie past.

Via smartphone, tablet of pc

Medewerkers kunnen hun werkdag of prestaties digitaal registreren, waar ze ook werken. Dat is geschikt voor mobiele teams, thuiswerkers en medewerkers die op verschillende locaties actief zijn.

Via de Planpoint Kiosk

Op een vaste werkplek kunnen medewerkers in- en uitklokken via een centrale kiosk. Dat kan met een persoonlijke badge, pincode of QR-code, ook wanneer medewerkers geen smartphone gebruiken.

De Planpoint Kiosk is daarmee een betaalbaar en flexibel alternatief voor een klassieke terminal.

Rechtstreeks gekoppeld aan de personeelsplanning

Planpoint vergelijkt de geregistreerde uren met de geplande uren. De verantwoordelijke planner of leidinggevende ziet daardoor onmiddellijk afwijkingen, vergeten registraties en overuren.

Je vertrekt dus niet van losse prestaties, maar van één samenhangend proces: plannen, registreren, controleren en goedkeuren.

Grondige loonvoorbereiding vóór de export

Planpoint stuurt geregistreerde uren niet zomaar rechtstreeks door naar payroll. Eerst berekent en controleert het systeem de prestaties op basis van de regels van jouw organisatie.

Afhankelijk van je inrichting berekent Planpoint onder meer:

• avond-, nacht- en andere toeslagen;
• overuren en meeruren op dag- of weekniveau;
• maaltijdcheques;
• fietsvergoedingen en woon-werkverkeer;
• andere vergoedingen en extralegale voordelen;
• de juiste looncodes per prestatie of vergoeding.

Daarnaast controleert Planpoint de loondata vóór de export. In duidelijke rapporten zie je prestaties, toeslagen en afwijkingen in één overzicht. Je corrigeert fouten dus vóór ze in de loonrun terechtkomen, in plaats van achteraf correcties te moeten uitvoeren.

Correcte overdracht naar je sociaal secretariaat

Na de berekening, controle en goedkeuring zet Planpoint de loondata om naar het formaat van je sociaal secretariaat of payrollpartner. Je kiest zelf of je alle gegevens of alleen wijzigingen en correcties exporteert.

Planpoint koppelt onder meer met SD Worx, Acerta, Liantis, Partena, Group S en EasyPay. Daardoor kun je met je vertrouwde payrollpartner blijven werken, terwijl Planpoint de juiste loondata correct en tijdig voorbereidt.

Bereid je organisatie tijdig voor op 2027

De definitieve regels zijn nog niet volledig bekend. Toch hoef je niet te wachten om je huidige werking te evalueren.

Met Planpoint registreer je gewerkte uren via smartphone, pc, kiosk, badge, pincode of QR-code. Planpoint koppelt de registraties rechtstreeks aan je personeelsplanning en loonvoorbereiding. Afwijkingen zie je meteen in hetzelfde overzicht. Bereid je voor op de aangekondigde verplichting én verminder vandaag al het manuele werk rond uren, prestaties en payroll.