GoodPlanet Belgium: sterke planning achter een betere wereld
Jaarlijks bereikt GoodPlanet Belgium honderden duizenden jongeren met een positieve boodschap over een duurzame samenleving. Maar achter die inspirerende projecten schuilt een complexe logistieke operatie. Ontdek hoe GoodPlanet de overstap maakte van handmatige planning naar een systeem dat ademruimte creëert voor hun missie.
Positieve boodschap voor de beleidsmakers van morgen
GoodPlanet inspireert en begeleidt jongeren om samen te bouwen aan een duurzame leefomgeving via educatie en positieve actie. Dat doet de organisatie door middel van educatieve workshops, projecten en trajecten rond thema’s als klimaat, natuur, afval en mobiliteit.
“We richten ons specifiek op jongeren, de beleidsmakers van morgen. En dat doen we met een boodschap van hoop”, vertelt Peter Hulpiau, CRM & IT Manager bij GoodPlanet Belgium. “Zij zijn niet verantwoordelijk voor fouten uit het verleden. Daarom willen we hen juist via educatie handvaten aanreiken voor een betere toekomst. Want zij zijn onze toekomst.”
Om die impact te realiseren, is een multidisciplinair team van experts dagelijks op pad: van onderwijzers tot wetenschappers en experts in het veld. Elke dag bevinden ze zich op het terrein: in klassen, bedrijven of tijdens buitenschoolse initiatieven door heel België. Zij brengen duurzaamheidsthema’s tot leven via interactieve workshops.
De uitdaging: complexe projectplanning
De schaal van GoodPlanet brengt unieke planningsuitdagingen met zich mee. Met zo’n 70 verschillende projecten tegelijk – variërend van eenmalige workshops op scholen tot langlopende trajecten bij bedrijven – is de logistieke puzzel enorm.
Peter licht toe: “De veelheid aan projecten en mensen is complex. Elk project heeft zijn eigen DNA, duur en vereiste expertise. Vroeger beheerden we dat handmatig via een wirwar van Excel-lijsten, access databanken en weinig gestructureerde cloudopslag per project. Op een gegeven moment bots je simpelweg tegen de muren van wat werkbaar is. Je verliest het overzicht en bent meer tijd kwijt aan administratie dan aan de inhoud.”
Met zeventig verschillende projecten is onze planning een enorme puzzel. Elk project heeft zijn eigen DNA, een eigen duur en vraagt om specifieke expertise.
Planpoint: de match met een duurzame missie
De zoektocht naar een nieuwe tool was kritisch. Voor GoodPlanet is planning namelijk meer dan alleen een agenda vullen; het is een verlengstuk van hun duurzame waarden.
“Als duurzaamheidsorganisatie willen we verplaatsingen tot een minimum beperken,” legt Peter uit. “We willen onze mensen zoveel mogelijk in hun eigen buurt laten werken; dat is efficiënt, fijner voor ons team én het past bij wie we zijn. We zochten dus een tool die niet alleen ‘vakjes vult’, maar die ons helpt om die lokale voeling te behouden en de juiste expert aan de juiste groep te koppelen.”
Planpoint bleek de juiste match omdat het de flexibiliteit bood om die specifieke criteria — zoals talenkennis, expertise en locatie — te combineren in één overzichtelijk WFM platform voor personeelsplanning en veel meer.
Naadloze flow tussen CRM en Planpoint:
Vandaag verloopt de personeelsplanning via een slimme koppeling tussen het eigen CRM-systeem en Planpoint. Aanvragen van leerkrachten en groepsbegeleiders stromen binnen in het CRM. Zodra een aanvraag kan worden beantwoord, wordt deze doorgestuurd naar Planpoint waar de planners vlot de puzzel leggen.
Een cruciaal onderdeel van de oplossing is de integratie met Outlook. “Daar zijn we best wel trots op,” zegt Peter. Zodra een opdracht is ingepland, verschijnt deze automatisch in de agenda van de medewerker, inclusief alle essentiële data: van het groepsformaat tot het telefoonnummer voor noodgevallen in de file.
Vroeger moesten medewerkers zelf in verschillende lijstjes zoeken waar ze moesten zijn. Nu verschijnt alles automatisch in hun Outlook-agenda, inclusief alle praktische details.
Blik op de toekomst
Hoewel de focus aanvankelijk lag op de planning, zet GoodPlanet nu de stap naar volledige integratie van de personeelsadministratie via de Employee Self Service (ESS) module.
Bij GoodPlanet draait alles om mensen. Daarom was het cruciaal dat de nieuwe tool de autonomie van de medewerkers versterkte. Door de ESS-module krijgen de experts op het terrein zelf de touwtjes in handen voor hun tijdsregistratie. Dit past bij de open cultuur van de organisatie: medewerkers zijn betrokken professionals die zelf aan het stuur zitten.
Van een handmatige puzzel naar een gestroomlijnde operatie: Planpoint geeft ons de rust en de structuur om met vertrouwen naar de toekomst te kijken.
Het uiteindelijke doel is meer dan alleen digitalisering; het gaat om focus. “We willen de administratieve lasten zo laag mogelijk houden, zodat onze mensen hun energie volledig kunnen steken in waar ze goed in zijn: jongeren inspireren voor een duurzame wereld.”
Gedeelde visie en partnership
De keuze voor Planpoint was voor GoodPlanet ook de keuze voor een systeem dat kon meegroeien met hun ambities. Peter waardeert daarbij de persoonlijke aanpak en de bereidheid om mee te denken over hun specifieke werking.
“Het is echt een traject van samenwerken,” vertelt Peter. “We hebben zaken die niet standaard zijn, zoals onze projectstructuur en de koppeling met Outlook. We zochten een partner die samen met ons kijkt hoe we die complexe puzzel het beste kunnen leggen. Je merkt dat er geluisterd wordt naar onze noden. We bouwen samen aan een fundament dat onze administratieve last verlaagt, zodat onze mensen hun energie volledig kunnen steken in jongeren inspireren.”
Samenwerking in het kort
- Geïntegreerde workflow: Naadloze koppeling tussen het CRM-systeem en de Outlook-agenda’s van medewerkers.
- Complexe projectplanning: Eén centraal overzicht voor meer dan 70 verschillende projecten met elk hun eigen unieke eigenschappen.
- Data-gedreven efficiëntie: Minimale verplaatsingen door medewerkers slim in te plannen in hun eigen regio, passend bij de duurzame missie.
- Toekomstgerichte administratie: Transitie naar volledige digitale tijdsregistratie en payroll-expert via Planpoint.