Arbeidstijdregistratie vanaf 2027: wat verandert er voor jouw organisatie?

Wat weten we al? Wat is nog niet beslist?

Laatst bijgewerkt op 26 augustus 2026. De Belgische wetgeving is nog in voorbereiding. Onderstaande ontwerpmaatregelen kunnen dus nog wijzigen.

Dit weten we al:

• De federale regering wil vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie invoeren.
• De werkelijk gepresteerde arbeidstijd moet geregistreerd worden.
• Het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.
• Alleen het geplande uurrooster overnemen zal niet volstaan.
• Een fysieke prikklok is niet verplicht.

Dit is momenteel voorzien, maar nog niet definitief:

• Mogelijke uitzonderingen voor bepaalde familieondernemingen, werknemers met een leidende functie of vertrouwenspost, handelsvertegenwoordigers, huisarbeiders, telewerkers en reizend personeel.
• Een overgangsperiode tot en met 31 maart 2027 voor werkgevers die op 1 januari nog geen passend systeem hebben.
• Een bewaartermijn van vijf jaar voor de geregistreerde gegevens.

Dit moet nog worden vastgelegd

• Welke uitzonderingen uiteindelijk gelden en hoe ze precies worden afgebakend.
• Hoe pauzes, thuiswerk, verplaatsingen en beschikbaarheid behandeld worden.
• Welke technische voorwaarden en toegangsregels precies zullen gelden.
• Welke sancties gelden wanneer een werkgever niet aan de verplichting voldoet.

Waarom wordt tijdregistratie verplicht?

De aangekondigde verplichting volgt uit Europese rechtspraak over arbeidstijd. De Europese Arbeidstijdenrichtlijn legt onder meer grenzen op aan de wekelijkse arbeidsduur en bepaalt minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden.

Je kunt die regels echter alleen controleren wanneer je de werkelijk gepresteerde arbeidstijd vastlegt. Daarom oordeelde het Europees Hof van Justitie dat lidstaten werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk registratiesysteem moeten opleggen. Daarmee meet de werkgever de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer.

België kent vandaag nog geen algemene registratieplicht voor alle werknemers. In bepaalde situaties bestaat die verplichting wel al, bijvoorbeeld bij glijdende uurroosters, afwijkingen op het normale uurrooster van deeltijdse werknemers en in specifieke sectoren.

Wat wordt precies verplicht?

De federale regering wil dat werkgevers beschikken over een systeem waarmee ze de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd registreren. Volgens de Europese rechtspraak moet dat systeem aan drie basisvoorwaarden voldoen:

• Objectief: de registratie moet de werkelijk gepresteerde arbeidstijd weergeven. Alleen het geplande uurrooster overnemen, zonder vast te leggen wanneer iemand werkelijk begint of stopt, zal dus niet volstaan.
• Betrouwbaar: de gegevens moeten correct en controleerbaar zijn. Het systeem moet fouten en ongecontroleerde aanpassingen zoveel mogelijk beperken. Bovendien moeten wijzigingen voldoende traceerbaar zijn.
• Toegankelijk: werknemers moeten hun eigen geregistreerde arbeidstijd kunnen raadplegen en controleren. Ook werkgevers en bevoegde controlediensten moeten de nodige gegevens kunnen consulteren.

Is een prikklok vanaf 2027 verplicht?

Nee. De term ‘prikklok’ doet denken aan een vaste terminal aan de ingang. Toch kun je arbeidstijd op verschillende manieren registreren. Denk bijvoorbeeld aan:

• een badge of persoonlijke pincode;
• een kiosk op een tablet;
• een mobiele app;
• registratie via een pc;
• een combinatie van verschillende methodes.

De geschikte oplossing hangt af van je werkorganisatie. Een vaste terminal kan logisch zijn in een productieomgeving, terwijl een mobiele app beter aansluit bij thuisverpleegkundigen, techniekers of medewerkers die op verschillende locaties werken.

Organisaties met zowel vaste als mobiele teams kunnen daarom verschillende registratiemethodes combineren binnen één systeem.

Volstaat Excel of een aanwezigheidslijst?

Een papieren lijst of Excel-bestand is niet automatisch uitgesloten zolang de definitieve Belgische wetgeving dat niet bepaalt. In de praktijk maken zulke systemen het wel moeilijker om aan te tonen dat je registratie objectief en betrouwbaar is.

Waarom manuele registratie kwetsbaar is

Bij een manueel systeem krijg je al snel heel wat vragen:

• Wanneer vulde iemand de registratie in?
• Heeft iemand de uren achteraf gewijzigd?
• Wie bracht die wijziging aan?
• Kan de werknemer de eigen gegevens raadplegen?
• Bescherm je de gegevens voldoende tegen verlies?
• Kun je de informatie vlot voorleggen bij een controle?

Wanneer digitale registratie logischer wordt

Voor een zeer klein team kan een goed beheerd manueel systeem mogelijk werkbaar blijven. Zodra je met meerdere locaties, wisselende uurroosters, overuren of mobiele medewerkers werkt, vraagt de opvolging echter snel veel tijd.

Een digitaal systeem houdt registraties, aanpassingen en goedkeuringen automatisch bij. Daardoor kun je de betrouwbaarheid en traceerbaarheid van de gegevens eenvoudiger aantonen.

Digitaal betekent trouwens niet automatisch duur of complex. Je hebt geen software nodig die overuren tot in de zevende decimaal berekent wanneer je team vooral behoefte heeft aan een helder overzicht.

Moet je vanaf 2027 elke minuut controleren?

Arbeidstijdregistratie betekent niet automatisch dat je iedere werkdag tot op de minuut moet micromanagen. Je moet wel kunnen vaststellen wanneer iemand werkt, hoeveel arbeidstijd die medewerker presteert en waar relevante afwijkingen voorkomen.

Afhankelijk van de definitieve regels kan een systeem waarbij medewerkers hun voorziene rooster bevestigen en alleen afwijkingen registreren mogelijk volstaan. Een automatische overname van het geplande rooster, zonder bevestiging of registratie van de werkelijke afwijkingen, zal niet volstaan.

Een registratiesysteem moet in elk geval toelaten om vast te stellen:

• wanneer de werkdag begint;
• wanneer de werkdag eindigt;
• hoeveel arbeidstijd iemand werkelijk presteert;
• waar relevante afwijkingen van het rooster voorkomen.

De definitieve wetgeving bepaalt hoe je pauzes, verplaatsingen, oproepen, thuiswerk en specifieke vormen van beschikbaarheid precies moet behandelen. Ook de bestaande arbeidsrechtelijke regels blijven daarbij relevant.

Het is daarom belangrijk om niet alleen software te kiezen, maar ook duidelijke afspraken te maken over wat medewerkers registreren, wanneer ze dat doen en hoe je correcties behandelt.

Waarom nu al aan de slag gaan?

De invoering van arbeidstijdregistratie is meer dan een technische installatie. Ze heeft ook gevolgen voor je werkafspraken, uurroosters, goedkeuringsprocessen en loonvoorbereiding.

Begin daarom niet bij de leverancier of de prikklok, maar bij je huidige werking. Breng eerst in kaart hoe uren vandaag worden gepland, geregistreerd, gecontroleerd en doorgestuurd.

Breng daarom tijdig in kaart:

• welke medewerkers hun uren vandaag al registreren;
• welke teams nog met papier of Excel werken;
• waar de werkelijke uren afwijken van de planning;
• welke uitzonderingen of correcties vaak voorkomen;
• wie registraties controleert en goedkeurt;
• hoe de uren vandaag bij payroll terechtkomen;
• welke informatie medewerkers zelf kunnen raadplegen.

Let ook op de samenhang tussen je systemen. Een aparte toepassing voor planning, een andere voor tijdregistratie en nog een derde voor payroll kan de administratie net verder versnipperen. Je wilt vermijden dat gegevens dubbel worden ingevoerd, correcties verloren gaan of medewerkers in verschillende systemen moeten werken.

Ook de koppeling met je personeelsplanning verdient aandacht. Wanneer elke wijziging in werkelijke uren automatisch leidt tot nieuwe of aangepaste dagroosters, kan dat al snel honderden roosterregels en uitzonderingen opleveren. Een goed systeem registreert wat werkelijk gebeurt, zonder je planning onnodig complex te maken.

Met die analyse kies je gerichter een systeem dat niet alleen aansluit bij de aangekondigde wetgeving, maar ook praktisch werk wegneemt. Je ziet sneller waar nieuwe afspraken nodig zijn en geeft medewerkers voldoende tijd om aan de nieuwe werkwijze te wennen.

Welke registratiemethode past bij jouw organisatie?

Er bestaat geen registratiemethode die voor iedere werkgever even goed werkt. De juiste keuze hangt af van de werkplek, de uurroosters en de manier waarop medewerkers hun werk uitvoeren.

• Medewerkers op een vaste werkplek: kiosk, badge of pincode;
• Kantoorwerk: registratie via pc, app of kiosk;
• Mobiele medewerkers: smartphone of tablet;
• Medewerkers op verschillende locaties: mobiele app of locatiegebonden kiosk;
• Productie- of logistieke omgeving: badge, kiosk of vaste terminal;
• Combinatie van vaste en mobiele teams: een hybride registratiesysteem.

Binnen één organisatie kunnen dus verschillende registratiemethodes nodig zijn. Dat hoeft niet tot extra versnippering te leiden, zolang alle registraties in hetzelfde systeem terechtkomen en volgens dezelfde afspraken worden verwerkt.

De manier waarop medewerkers registreren is echter maar één deel van de keuze. Minstens even belangrijk is wat er daarna met die uren, afwijkingen en correcties gebeurt.

Waarop let je bij de keuze van tijdregistratiesoftware?

Pas wanneer je zicht hebt op je huidige werking, kun je gericht beoordelen welke software daarbij past. Een eenvoudige registratie van begin- en einduren is een goed vertrekpunt, maar volstaat niet altijd.

Je nieuwe systeem moet ook aansluiten op je planning, goedkeuringsprocessen en loonvoorbereiding, zonder extra versnippering of onnodig complexe roosteradministratie. Let minstens op de volgende punten:

Eenvoud en gebruiksgemak

Registreren moet weinig tijd vragen en duidelijk zijn. Een ingewikkeld proces vergroot immers het risico op vergeten of foutieve registraties.

Werkelijke uren vastleggen

Het systeem moet een duidelijk onderscheid maken tussen geplande en werkelijk gepresteerde uren. Anders krijg je nog altijd geen betrouwbaar beeld van de werkelijke arbeidstijd.

Altijd inzicht voor je medewerkers

Medewerkers moeten hun eigen uren kunnen bekijken en eventuele fouten kunnen melden. Dat zorgt bovendien voor meer transparantie en minder discussies achteraf.

Traceerbare correcties

Aanpassingen moeten controleerbaar zijn. Je moet kunnen zien wat iemand wijzigde, wanneer dat gebeurde en wie de wijziging uitvoerde of goedkeurde. Controleer ook hoelang je systeem deze informatie bewaart en raadpleegbaar houdt. In de huidige ontwerpteksten wordt een bewaartermijn van vijf jaar voorzien.

Vlot signaleren en beheren van afwijkingen

Te vroeg starten, te laat stoppen, vergeten uitklokken of onverwacht overwerk mogen niet telkens manueel gezocht worden. Een goed systeem brengt zulke afwijkingen automatisch onder de aandacht.

Vlot koppelen met planning en payroll

Wanneer planning, tijdregistratie en loonvoorbereiding los van elkaar staan, moeten medewerkers gegevens vaak dubbel invoeren. Een koppeling beperkt daarentegen het manuele werk en verkleint de kans op fouten.

Meerdere registratiemethodes

Niet elke medewerker werkt op dezelfde plaats of beschikt over een bedrijfstoestel. Controleer daarom of je verschillende methodes kunt combineren, zoals smartphone, pc, kiosk, badge, QR-code of pincode.

Tijd, planning en HR in één duidelijke flow

Planpoint brengt geplande uren, werkelijke prestaties, correcties en loondata samen in één platform. Je vermijdt dubbele invoer en houdt planning, registratie en loonvoorbereiding met elkaar verbonden.

• Registreren op de manier die past: Medewerkers registreren via smartphone, tablet, pc of de Planpoint Kiosk. Op een vaste werkplek kan dat met badge, pincode of QR-code.
• Afwijkingen meteen zichtbaar: Planpoint vergelijkt geregistreerde uren met de planning. Planners en leidinggevenden zien meteen vergeten registraties, afwijkingen en overuren, zonder telkens nieuwe dagroosters te moeten aanmaken.
• Eerst controleren, daarna exporteren: Planpoint berekent prestaties volgens de afspraken van je organisatie, zoals toeslagen, overuren, maaltijdcheques en vergoedingen. Je controleert de loondata vóór ze naar payroll gaan.
• Koppeling met je sociaal secretariaat: Na goedkeuring zet Planpoint de gegevens om naar het juiste formaat. Planpoint koppelt onder meer met SD Worx, Acerta, Liantis, Partena, Group S en EasyPay.

Bereid je organisatie tijdig voor

De definitieve regels zijn nog niet volledig bekend. Toch kun je vandaag al nagaan waar je organisatie nog steunt op manuele registratie, losse systemen of complexe correcties.

Wil je zien hoe je dit met Planpoint kunt aanpakken? We bekijken graag samen welke registratiemethode past bij je medewerkers en hoe je planning, opvolging en payroll op elkaar afstemt.