Des soins de proximité commencent par une bonne planification
Découvrez ici comment l'administration communale de Mortsel a amélioré la planification de son service de soins familiaux et de nettoyage à l'aide de Planpoint.
Des soins de proximité, au plus près des citoyens
À l’Administration locale de Mortsel, les soins personnalisés sont une priorité. Les services de soins à domicile sont organisés en cinq équipes de quartier pluridisciplinaires, où les aides familiales et les aides ménagères travaillent en étroite collaboration. Chaque équipe est accompagnée d’un planificateur, d’un coach de terrain et d’assistants sociaux qui coordonnent les soins autour des bénéficiaires.
Cette organisation locale poursuit un objectif clair : permettre aux bénéficiaires de retrouver autant que possible des visages familiers.
“Cette approche présente de nombreux avantages, tant pour nos bénéficiaires que pour nos collaborateurs. Une relation de confiance peut s’installer et les équipes se sentent davantage impliquées. Nous essayons donc de gérer les remplacements autant que possible au sein du même quartier”, explique Paulien Gysels, Coordinatrice des soins de proximité à l’Administration locale de Mortsel.
Une planification efficace constitue la base de cette organisation. Avec la croissance des services, il est toutefois devenu de plus en plus difficile de conserver une vue d’ensemble.
Le défi : tourner la page d’Excel et du papier
Pendant des années, la planification des aides familiales et ménagères s’est appuyée sur Excel, des documents papier et les e-mails. Chaque modification devait être effectuée manuellement, puis communiquée à nouveau aux collaborateurs et aux bénéficiaires.
Les informations importantes concernant les bénéficiaires et les accords pratiques n’étaient pas non plus centralisées. L’organisation dépendait donc fortement des connaissances des planificateurs et des assistants sociaux.
“Lorsqu’un collègue était absent de manière imprévue, il était particulièrement difficile de reprendre sa planification. Beaucoup d’informations se trouvaient uniquement dans la tête des planificateurs et des assistants sociaux. Pour assurer la continuité de nos services, ce n’était pas une situation idéale”, explique Paulien.
Chaque modification entraînait également une importante charge de communication.
“Auparavant, le planning était envoyé chaque semaine. Mais dès qu’un changement intervenait, il fallait prévenir tout le monde. Nous recevions constamment des appels concernant les adresses ou les bénéficiaires. Aujourd’hui, la version la plus récente du planning est simplement disponible dans Planpoint. C’est aussi simple que cela”, ajoute Chadani Van Put, assistante sociale à l’Administration locale de Mortsel.
Pour pérenniser cette manière de travailler, l’organisation s’est mise à la recherche d’une solution centralisée pour la planification du personnel.
Une planification centralisée pour toutes les équipes de quartier
Aujourd’hui, toutes les équipes de quartier sont planifiées depuis un environnement unique avec Planpoint. Les horaires sont toujours à jour et accessibles aux planificateurs, aux coaches et aux intervenants, où qu’ils se trouvent.
Grâce à l’application mobile, les collaborateurs consultent leur planning et voient immédiatement chez quels bénéficiaires ils sont attendus, avec quels collègues ils travaillent et quelles informations pratiques sont importantes.
Toute modification est immédiatement visible par l’ensemble des équipes. La communication devient ainsi beaucoup plus fluide et chacun dispose en permanence des informations les plus récentes.
Les collaborateurs administratifs, les coaches et les assistants sociaux peuvent également consulter eux-mêmes le planning ou les informations des bénéficiaires, sans devoir contacter systématiquement un planificateur.
Plus de visibilité pour les planificateurs et les équipes de soins
Depuis l’arrivée de Planpoint, l’Administration locale de Mortsel bénéficie d’une meilleure visibilité, de moins d’administration et d’une planification plus facile à reprendre en cas d’absence.
Les planificateurs gagnent du temps, car les modifications ne doivent plus être communiquées manuellement. Les intervenants disposent toujours du planning et des informations relatives aux bénéficiaires les plus récentes. Grâce à une source d’information unique, les nouveaux collaborateurs trouvent également plus rapidement leurs repères.
À terme, Mortsel prévoit également de digitaliser le traitement des prestations et la facturation via Planpoint, supprimant ainsi une nouvelle étape administrative.
Planpoint représente un énorme progrès, tant pour les planificateurs que pour nos collaborateurs. Toutes les informations sont à jour et centralisées. Grâce à l’application, les aides ménagères et les aides familiales voient immédiatement avec qui elles travaillent, quel jour, à quelle heure et chez quel bénéficiaire.”
Une planification centralisée pour les équipes de quartier
Les aides familiales et ménagères sont planifiées depuis un environnement unique.
Des informations toujours à jour
Les horaires et les informations des bénéficiaires sont immédiatement accessibles à tous les collaborateurs concernés.
Un accès mobile
Les intervenants consultent facilement leur planning, les informations des bénéficiaires et les modifications via l’application mobile.
Prêt pour la prochaine étape
L’Administration locale de Mortsel prépare la digitalisation des prestations et de la facturation avec Planpoint.
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