Vertrouwde zorg, dicht bij huis

Bij Lokaal bestuur Mortsel staat persoonlijke zorg centraal. De thuiszorgdiensten zijn georganiseerd in vijf multidisciplinaire wijkteams waarin gezinszorg en poetshulp nauw samenwerken. Elk team wordt ondersteund door een planner, een meewerkende coach en maatschappelijk werkers die de zorg rond cliënten mee organiseren.

Die lokale aanpak heeft één belangrijk doel: cliënten zoveel mogelijk laten rekenen op vertrouwde gezichten.

“Zowel voor onze cliënten als voor de verzorgenden heeft dat veel voordelen. Er ontstaat een duurzame relatie en medewerkers voelen zich meer betrokken. We proberen vervangingen daarom zoveel mogelijk binnen dezelfde wijk op te vangen,” vertelt Paulien Gysels, Coördinator Buurtzorg bij Lokaal bestuur Mortsel.

Een goede planning vormt daarbij de basis. Naarmate de organisatie verder groeide, werd het echter steeds moeilijker om dat overzicht te behouden

De uitdaging: afscheid van Excel en papier

De planning van gezinszorg en poetshulp gebeurde jarenlang via Excel, papieren documenten en e-mail. Elke wijziging moest handmatig worden aangepast en vervolgens opnieuw gecommuniceerd naar medewerkers en cliënten.

Ook belangrijke cliëntinformatie en praktische afspraken waren niet altijd centraal beschikbaar. Daardoor werd de organisatie sterk afhankelijk van de kennis van planners en maatschappelijk werkers.

“Als iemand onverwacht ziek uitviel, was het bijzonder moeilijk om de planning over te nemen. Veel informatie zat gewoon in de hoofden van planners en maatschappelijk werkers. Dat was voor de continuïteit van onze dienstverlening allesbehalve ideaal,” vertelt Paulien.

Daarnaast zorgde elke wijziging opnieuw voor heel wat extra communicatie.

“Vroeger werd de planning wekelijks doorgestuurd. Maar zodra er iets wijzigde, moest iedereen opnieuw verwittigd worden. We kregen voortdurend telefoontjes met vragen over adressen of cliënten. Vandaag staat de meest recente planning gewoon in Planpoint. Zo eenvoudig is het,” vult Chadani Van Put, maatschappelijk werker bij Lokaal bestuur Mortsel, aan.

Om die manier van werken toekomstbestendig te maken, ging de organisatie op zoek naar een centrale oplossing voor personeelsplanning.

Eén centrale planning voor alle wijkteams

Met Planpoint worden vandaag alle wijkteams vanuit één centrale omgeving gepland. Werkroosters zijn altijd up-to-date en toegankelijk voor planners, coaches en zorgverleners, waar ze zich ook bevinden.

Medewerkers raadplegen hun planning via de mobiele applicatie en zien meteen bij welke cliënten ze verwacht worden, met welke collega’s ze samenwerken en welke praktische informatie daarbij hoort.

Ook wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar voor iedereen. Daardoor verloopt de communicatie een stuk eenvoudiger en beschikken alle betrokkenen steeds over dezelfde actuele informatie.

Administratieve medewerkers, coaches en maatschappelijk werkers kunnen bovendien zelf de planning of cliëntinformatie raadplegen, zonder telkens een planner te moeten contacteren.

Overzicht voor planners én zorgverleners

Sinds de overstap naar Planpoint beschikt Lokaal bestuur Mortsel over meer overzicht, minder administratie en een planning die eenvoudiger overdraagbaar is.

Planners winnen tijd doordat wijzigingen niet langer manueel moeten worden gecommuniceerd. Zorgverleners beschikken altijd over de meest recente planning en cliëntinformatie. Ook nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg dankzij één centrale bron van informatie.

Op termijn zal Mortsel ook de verwerking van prestaties en de facturatie digitaliseren via Planpoint, waardoor opnieuw een belangrijk administratief proces verdwijnt.

Centrale planning voor vijf wijkteams
Gezinszorg en poetshulp worden gepland vanuit één centrale omgeving.

Altijd actuele informatie
Werkroosters en cliëntinformatie zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle betrokken medewerkers.

Mobiele ondersteuning
Zorgverleners raadplegen hun planning, cliëntgegevens en wijzigingen eenvoudig via de mobiele applicatie.

Klaar voor de volgende stap
Lokaal bestuur Mortsel bereidt zich voor op de digitale verwerking van prestaties en facturatie via Planpoint.