Un service premium porté par une organisation solide

Depuis plus de 120 ans, Hilaire Van der Haeghe accompagne les professionnels des secteurs agricole, des parcs et des espaces verts. Importateur exclusif de plusieurs marques premium, l’entreprise assure chaque jour la livraison, l’entretien et la réparation d’un vaste parc de machines.

Des marques premium exigent un service premium. Celui-ci repose non seulement sur des machines de qualité, mais aussi sur une assistance rapide et fiable. Chaque jour, des techniciens se déplacent chez les clients, des démonstrations sont organisées et les entretiens comme les réparations doivent être parfaitement coordonnés.

Avec la croissance de l’organisation, il est devenu de plus en plus difficile de conserver cette vue d’ensemble.

Maîtriser une planification de service complexe

La planification des techniciens et du matériel s’appuyait sur différents outils, notamment Excel, Navision, Outlook, WhatsApp et les boîtes mail. Chaque équipe travaillait selon ses propres méthodes, ce qui compliquait la vision globale.

Planifier les ordres de travail, gérer les modifications, informer les clients et suivre la disponibilité des machines nécessitait de nombreuses interventions manuelles. Dans le même temps, il fallait garantir que le bon technicien, avec le bon matériel, soit présent au bon moment chez le bon client.

“Pour maintenir notre niveau de service, il est essentiel de savoir où se trouve chaque machine, dans quel état elle se trouve et qui en a besoin à quel moment. Le matériel, les démonstrations et les techniciens doivent être utilisés de manière optimale. Ce n’est pas une tâche simple”, explique Kristof Van Braband, chef de projet chez Hilaire Van der Haeghe.

Face aux ambitions de croissance, il est rapidement apparu que cette manière de planifier ne répondait plus aux besoins de l’organisation.

Une plateforme unique pour les techniciens et le matériel

À la recherche d’une solution tournée vers l’avenir, Hilaire Van der Haeghe a choisi Planpoint. L’objectif n’était pas seulement de digitaliser la planification, mais surtout de mieux piloter les opérations quotidiennes.

“Nous recherchions un système accessible qui soutienne nos planificateurs et nos techniciens dans leur travail quotidien. Pas une couche de complexité supplémentaire”, explique Kristof.

Planpoint rassemble désormais les techniciens, le matériel et les ordres de travail dans une seule planification centralisée. Les ordres de travail sont automatiquement transférés de Navision vers Planpoint. Les dispatchers peuvent ensuite planifier les interventions tout en disposant à tout moment d’une vue actualisée des techniciens, des machines et des disponibilités.

Le quotidien des techniciens a lui aussi évolué. Grâce à l’application mobile, ils reçoivent immédiatement leurs missions avec toutes les informations nécessaires. Les nouvelles interventions et les modifications apparaissent instantanément, ce qui permet aux planificateurs, aux techniciens et aux clients de travailler sur une seule et même planification actualisée.

Plus de visibilité, moins d’administration

Aujourd’hui, les techniciens, le matériel et les ordres de travail sont gérés à partir d’une planification centralisée. Les planificateurs gagnent un temps précieux grâce à l’automatisation d’une grande partie des tâches administratives. L’organisation bénéficie également d’une meilleure visibilité sur les capacités, les disponibilités et les interventions en cours.

Il est ainsi plus simple de maintenir un niveau de service élevé, même lorsque l’organisation poursuit son développement.

Grâce à cette planification centralisée, Hilaire Van der Haeghe dispose aujourd’hui d’une base solide pour poursuivre le développement de son service premium. Moins d’administration, davantage de visibilité et une planification capable d’accompagner les ambitions futures de l’entreprise.