Premiumservice en sterke organisatie

Al meer dan 120 jaar ondersteunt Hilaire Van der Haeghe klanten in de landbouw-, park- en groensector. Als exclusieve invoerder van verschillende premiummerken staat de organisatie dagelijks in voor de levering, het onderhoud en de herstelling van een uitgebreid machinepark.

Premiummerken vragen om een premiumservice. Die dienstverlening draait niet alleen om kwalitatieve machines, maar ook om een snelle en betrouwbare ondersteuning. Elke dag zijn techniekers onderweg naar klanten, worden demonstraties georganiseerd en moeten onderhoudsbeurten en herstellingen perfect op elkaar afgestemd worden.

Naarmate de organisatie verder groeide, werd het steeds moeilijker om dat overzicht te bewaren.

Grip op complexe serviceplanning

De planning van techniekers en materieel verliep via verschillende systemen, waaronder Excel, Navision, Outlook, WhatsApp en mailboxen. Elk team had zijn eigen werkwijze, waardoor een volledig overzicht ontbrak.

Werkorders inplannen, wijzigingen doorvoeren, klanten informeren en de beschikbaarheid van machines opvolgen vergde veel manueel werk. Tegelijk moest de organisatie altijd kunnen garanderen dat de juiste technieker, met het juiste materieel, op het juiste moment bij de juiste klant stond.

“Om onze service op een constant hoog niveau te houden, is het essentieel te weten waar welk materieel zich bevindt, in welke staat het verkeert en wie het wanneer nodig heeft. Materieel, demo’s en techniekers moeten optimaal renderen. Dat is geen evidente opdracht”,  vertelt Kristof Van Braband, Projectleider bij Hilaire Van der Haeghe.

Met verdere groei in het vooruitzicht werd duidelijk dat de bestaande manier van plannen niet langer voldeed.

Eén platform voor techniekers en materieel

In de zoektocht naar een toekomstgerichte oplossing koos Hilaire Van der Haeghe voor Planpoint. Niet alleen om de planning te digitaliseren, maar vooral om meer grip te krijgen op de dagelijkse werking.

“We zochten een toegankelijk systeem dat onze planners en techniekers ondersteunt in hun dagelijkse werk. Niet nóg een extra laag complexiteit”, vertelt Kristof.

Planpoint bracht techniekers, materieel en werkorders samen in één centrale planning. Werkorders bij Hilaire worden vandaag automatisch vanuit Navision doorgestuurd naar Planpoint. Van daaruit plannen de dispatchers opdrachten in en beschikken ze steeds over een actueel overzicht van techniekers, machines en beschikbaarheden.

Ook voor de techniekers veranderde de manier van werken. Via de mobiele applicatie ontvangen zij hun opdrachten onmiddellijk, inclusief alle noodzakelijke informatie. Nieuwe opdrachten of wijzigingen zijn meteen zichtbaar, waardoor planners, techniekers en klanten altijd met dezelfde actuele planning werken.

Meer overzicht, minder administratie

Vandaag worden techniekers, materieel en werkorders vanuit één centrale planning beheerd. Planners winnen tijd doordat administratieve taken grotendeels geautomatiseerd zijn. Tegelijk beschikt de organisatie over meer inzicht in capaciteit, beschikbaarheden en lopende opdrachten. Dat maakt het eenvoudiger om de servicekwaliteit hoog te houden, ook wanneer de organisatie verder groeit.

Dankzij de centrale planning beschikt Hilaire Van der Haeghe vandaag over een stevige basis om haar premiumservice verder uit te bouwen. Minder administratie, meer overzicht en een planning die klaar is om mee te groeien met de ambities van de organisatie.