Ensemble dans l’aide familiale régionale

Welzijnskoepel West-Brabant réunit les forces de 26 CPAS dans la région de Hal-Vilvorde. Depuis une organisation régionale unique, le service d’aide familiale accompagne chaque jour des centaines de bénéficiaires grâce à un réseau de plus de cent intervenants. L’organisation assure également une aide à domicile complémentaire pour plusieurs administrations locales.

Cette échelle demande une organisation solide. Les horaires, les informations clients, les prestations et l’administration doivent être parfaitement alignés pour continuer à garantir des soins de qualité.

“Notre mission a fortement évolué au fil des années. Dans ce contexte, il faut une planification capable de soutenir cette croissance, tout en restant utilisable pour tout le monde”, explique Tom Troch, Coordinateur de l’aide familiale chez Welzijnskoepel West-Brabant.

Planification qui ne suivait plus la croissance

L’organisation s’est fortement développée, mais la planification reposait encore depuis des années sur des fichiers Excel, des documents papier et une administration manuelle.

Chaque région travaillait avec ses propres fichiers. L’administration devait ensuite contrôler les prestations, les traiter et les préparer pour la facturation et le subventionnement.

À chaque changement, les collaborateurs devaient être informés par téléphone. Les prestations, elles aussi, étaient enregistrées, contrôlées et traitées séparément. Tout le processus devenait chronophage et sensible aux erreurs.

“Avec des fichiers Excel séparés pour chaque région, il devenait de plus en plus difficile de garder une vue d’ensemble. De plus, les prestations devaient encore être traitées manuellement pour la facturation et le subventionnement. Ce n’était tout simplement plus tenable”, explique Davy Rottiers, collaborateur administratif.

Pour soutenir la croissance de l’organisation, Welzijnskoepel West-Brabant a donc cherché une solution qui allait bien au-delà de la seule planification du personnel.

D’un logiciel de planification à une solution intégrée pour les soins

Lors de la sélection, Welzijnskoepel West-Brabant n’a pas seulement regardé les fonctionnalités. L’organisation cherchait surtout un partenaire qui comprenne le fonctionnement de l’aide familiale régionale.

“Pour nous, le choix ne portait pas uniquement sur un logiciel. Nous cherchions un partenaire capable de réfléchir avec nous à une meilleure organisation de notre fonctionnement”, explique Tom.

Ce qui avait commencé comme un projet autour des horaires numériques est devenu une plateforme intégrée. La planification, les informations clients, les prestations, l’administration, la facturation et l’accompagnement des trajets y sont désormais réunis.

Grâce aux connexions avec Vesta et la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, les collaborateurs disposent toujours d’informations clients à jour. Les processus administratifs sont également beaucoup plus efficaces.

Les intervenants travaillent aujourd’hui entièrement de manière numérique. Via l’application mobile, ils consultent leur planning, enregistrent leurs prestations, transmettent leurs observations et gèrent les absences directement sur le terrain.

“L’application mobile est particulièrement conviviale. Moins de papier, moins d’administration et toutes les informations toujours à portée de main. Cela fait une énorme différence pour nos collaborateurs”, explique Davy.

Moins de charge administrative, plus de temps pour les soins

Aujourd’hui, Planpoint constitue la colonne vertébrale numérique du fonctionnement régional de l’aide familiale.

Les planificateurs disposent d’une vue unique et à jour sur les collaborateurs et les horaires. Les processus administratifs sont en grande partie automatisés. Les intervenants ont toujours accès au planning et aux informations clients les plus récents.

L’organisation gagne ainsi du temps. La collaboration entre les planificateurs, l’administration et les intervenants devient aussi beaucoup plus simple.

Construire ensemble l’aide familiale de demain

La collaboration ne s’arrête pas après l’implémentation. Grâce à l’évolutivité de Planpoint, Welzijnskoepel West-Brabant continue à développer la solution en fonction des besoins changeants du secteur de l’aide familiale.

“Nous avons construit ensemble une solution qui soutient aujourd’hui tous nos processus et qui est prête pour l’avenir. Cela nous donne la confiance nécessaire pour continuer à grandir.”

La collaboration en bref

Planification régionale pour 26 CPAS
Un seul environnement numérique soutient la planification de l’aide familiale et de l’aide à domicile complémentaire pour plusieurs administrations locales.

Planification et administration
Les horaires, les prestations, les informations clients, l’administration et la facturation sont réunis dans une plateforme intégrée.

Connexions intelligentes
Les intégrations avec Vesta et la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale garantissent des données à jour et des processus administratifs plus efficaces.

Support mobile
Les intervenants consultent leur planning, enregistrent leurs prestations et partagent leurs observations directement via l’application mobile.