Eén regionale planning voor gezinszorg en thuiszorg
Ontdek hoe Welzijnskoepel West-Brabant de planning van gezinszorg en aanvullende thuiszorg digitaliseerde voor 26 OCMW's. Vandaag verlopen planning, prestaties en administratie vanuit één gedeelde werkomgeving, met minder papierwerk.
Samen sterker in regionale gezinszorg
Welzijnskoepel West-Brabant bundelt de krachten van 26 OCMW’s in de regio Halle-Vilvoorde. Vanuit één regionale organisatie ondersteunt de dienst gezinszorg dagelijks honderden cliënten met een netwerk van meer dan honderd zorgverleners. Daarnaast verzorgt de organisatie ook aanvullende thuiszorg voor verschillende lokale besturen.
Die schaal vraagt om een sterke organisatie. Werkroosters, cliëntinformatie, prestaties en administratie moeten perfect op elkaar afgestemd zijn om kwalitatieve zorg te blijven garanderen.
“Onze opdracht is veel groter geworden door de jaren heen. Dan heb je een planning nodig die die groei ondersteunt en tegelijk werkbaar blijft voor iedereen,” vertelt Tom Troch, Coördinator Gezinszorg bij Welzijnskoepel West-Brabant.
De uitdaging: planning die niet langer meegroeit
De organisatie groeide sterk, maar de planning bleef jarenlang steunen op Excelbestanden, papieren documenten en manuele administratie. Elke regio werkte met eigen bestanden, waarna de administratie prestaties controleerde, verwerkte en voorbereidde voor facturatie en subsidiëring.
Bij elke wijziging moesten medewerkers telefonisch op de hoogte worden gebracht. Ook prestaties werden afzonderlijk geregistreerd, gecontroleerd en verwerkt. Dat maakte het volledige proces tijdrovend en foutgevoelig.
“Met aparte Excelbestanden voor elke regio werd het steeds moeilijker om het overzicht te bewaren. Bovendien moesten prestaties nog manueel verwerkt worden voor facturatie en subsidiëring. Dat was gewoon niet langer houdbaar,” vertelt Davy Rottiers, administratief medewerker.
Om de verdere groei van de organisatie te ondersteunen, ging Welzijnskoepel West-Brabant op zoek naar een oplossing die veel verder ging dan alleen personeelsplanning.
Van planningssoftware naar een geïntegreerde zorgoplossing
Tijdens de selectie keek Welzijnskoepel West-Brabant niet alleen naar functionaliteiten, maar vooral naar een partner die de werking van regionale gezinszorg begreep.
“Voor ons draaide de keuze niet alleen om software. We zochten een partner die met ons wilde meedenken over hoe onze werking beter georganiseerd kon worden,” vertelt Tom.
Wat begon als een project rond digitale werkroosters, groeide uit tot een geïntegreerd platform waarin planning, cliëntinformatie, prestaties, administratie, facturatie en routebegeleiding samenkomen.
Dankzij de koppelingen met Vesta en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid beschikken medewerkers steeds over actuele cliëntinformatie en verlopen administratieve processen een stuk efficiënter.
Ook zorgverleners werken vandaag volledig digitaal. Via de mobiele applicatie raadplegen ze hun planning, registreren ze prestaties, geven ze observaties door en beheren ze afwezigheden rechtstreeks op het terrein.
“De mobiele app is bijzonder gebruiksvriendelijk. Minder papierwerk, minder administratie en alle informatie altijd binnen handbereik. Dat maakt een enorm verschil voor onze medewerkers,” vertelt Davy
Minder administratieve last, meer tijd voor zorg
Vandaag vormt Planpoint de digitale ruggengraat van de regionale gezinszorgwerking.
Planners beschikken over één actueel overzicht van medewerkers en werkroosters. Administratieve processen verlopen grotendeels automatisch en zorgverleners hebben altijd toegang tot de meest recente planning en cliëntinformatie.
Daardoor wint de organisatie niet alleen tijd, maar wordt ook de samenwerking tussen planners, administratie en zorgverleners eenvoudiger.
Planpoint bundelt alle administratieve, ondersteunende en planningsprocessen in één platform. Werkroosters, administratie, prestaties, facturatie en zelfs routebegeleiding komen samen in één oplossing. Daardoor kunnen we onze tijd opnieuw besteden aan wat echt telt: kwalitatieve zorg aan huis.
Samen bouwen aan de gezinszorg van morgen
De samenwerking stopt niet na de implementatie. Dankzij de schaalbaarheid van Planpoint blijft Welzijnskoepel West-Brabant de oplossing verder uitbouwen, afgestemd op de evoluerende noden van de gezinszorgsector.
We hebben samen een oplossing gebouwd die vandaag al onze processen ondersteunt én klaar is voor de toekomst. Dat geeft vertrouwen om verder te groeien.
Samenwerking in het kort
Regionale planning voor 26 OCMW’s
Eén digitale omgeving ondersteunt de planning van gezinszorg en aanvullende thuiszorg over meerdere lokale besturen.
Planning én administratie
Werkroosters, prestaties, cliëntinformatie, administratie en facturatie komen samen in één geïntegreerd platform.
Slimme koppelingen
Integraties met Vesta en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid zorgen voor actuele gegevens en efficiënte administratieve processen.
Mobiele ondersteuning
Zorgverleners raadplegen hun planning, registreren prestaties en delen observaties rechtstreeks via de mobiele applicatie.
Één platform. Meer grip op je workforce.
Ontdek hoe Planpoint planning, capaciteit, tijdregistratie, administratie en communicatie samenbrengt in één gebruiksvriendelijk Workforce Management-platform.
