Prikklok of smartphone-app? Dit zijn de voor- en nadelen

Tijd registreren begint bij de praktijk

Er bestaat geen ideale manier om arbeidstijd te registreren. De juiste keuze hangt af van hoe je organisatie werkt.Hebben al je medewerkers een vaste werkplek? Dan is een centrale prikklok vaak de eenvoudigste oplossing. Werken collega’s onderweg, bij klanten of regelmatig van thuis uit? Dan biedt een mobiele app meer flexibiliteit.

Daarom is de belangrijkste vraag niet welke technologie het modernst is, maar welke registratiemethode het best aansluit bij je medewerkers en processen.

Bovendien moet een goede oplossing vooral eenvoudig en betrouwbaar zijn. Medewerkers moeten vlot kunnen registreren, terwijl HR, planning en payroll met correcte gegevens werken.

De vaste prikklok: eenvoudig en herkenbaar

Een prikklok blijft voor veel organisaties een logische keuze. Medewerkers registreren hun werkdag aan een vaste terminal wanneer ze aankomen, pauzeren of vertrekken.

Voor productiebedrijven, logistieke sites, woonzorgcentra en andere organisaties met een vaste werkplek is dat vaak een efficiënte manier van werken.

De voordelen

• Eén vaste plaats: iedereen registreert op dezelfde herkenbare locatie.
• Geen eigen toestel nodig: medewerkers hoeven geen smartphone te gebruiken voor hun tijdregistratie.
• Direct zicht op aanwezigheid: leidinggevenden zien snel of de geplande bezetting aanwezig is.
• Een uniforme werkwijze: medewerkers volgen allemaal hetzelfde registratieproces.

De aandachtspunten

• Gebonden aan een locatie: medewerkers moeten fysiek langs de terminal passeren.
• Minder geschikt voor mobiele teams: thuiswerkers, techniekers en medewerkers op verplaatsing kunnen de terminal niet altijd gebruiken.
• Installatie en onderhoud: traditionele hardware kan bekabeling, installatie en technisch beheer vereisen.

Toch hoeft een vaste terminal geen zware klassieke prikklok te zijn. Met een digitaal kloksysteem zoals de Planpoint Kiosk gebruik je een tablet of compact toestel als centrale registratieplek.

Medewerkers kunnen er snel in- en uitklokken via een persoonlijke badge, pincode, tag of QR-code.

Tijdregistratie via een smartphone-app

Werken medewerkers vooral onderweg? Dan biedt mobiele tijdregistratie meer vrijheid.

Medewerkers registreren hun werkdag via een smartphone of tablet, bijvoorbeeld thuis, op locatie of bij een klant. Bovendien combineren moderne toepassingen tijdregistratie vaak met planning, afwezigheden en medewerkerszelfservice.

De voordelen

• Geschikt voor mobiele teams: medewerkers registreren hun uren waar ze werken.
• Geen vaste terminal nodig: je hoeft niet op iedere locatie hardware te installeren.
• Meer dan alleen tijdregistratie: medewerkers kunnen ook hun planning bekijken, beschikbaarheden doorgeven of aanvragen indienen.
• Centraal beheer: updates en instellingen beheer je vanuit dezelfde online omgeving.

De aandachtspunten

• Afhankelijk van een toestel: een lege batterij, een vergeten smartphone of een slechte verbinding kan de registratie tijdelijk bemoeilijken.
• Niet iedereen gebruikt een professionele smartphone: maak daarom duidelijke afspraken over het gebruik van persoonlijke toestellen.
• Privacy vraagt aandacht: functies zoals locatieregistratie of geofencing moeten transparant, doelgericht en correct worden ingezet.

Welke oplossing past bij je organisatie?

De keuze hangt vooral af van waar en hoe je medewerkers werken. Daarbij kun je de volgende richtlijnen gebruiken.

Kies een vaste prikklok wanneer…

• medewerkers voornamelijk op één locatie werken;
• teams via een vaste ingang of centrale werkplek starten;
• niet iedere medewerker een professionele smartphone gebruikt;
• je snel zicht wilt op de aanwezige bezetting.

Kies mobiele tijdregistratie wanneer…

• medewerkers vaak onderweg zijn;
• teams op verschillende locaties of bij klanten werken;
• thuiswerk of hybride werken deel uitmaakt van de organisatie;
• medewerkers naast hun uren ook hun planning en aanvragen mobiel willen beheren.

Voor veel organisaties is het geen keuze

In de praktijk werken steeds meer organisaties met verschillende soorten medewerkers en werkplekken.

Een medewerker in productie klokt bijvoorbeeld in via een kiosk aan de ingang. Een technieker registreert zijn uren via de smartphone. Een thuiswerker gebruikt dezelfde mobiele omgeving om zijn werkdag te registreren.

Daarom is de discussie tussen een prikklok en een smartphone-app vaak te beperkt. Je hoeft niet alle medewerkers in dezelfde werkwijze te dwingen.

Iedere medewerker kan registreren op de manier die het best past bij het werk, terwijl HR en payroll met één uniforme gegevensstroom werken.

De hybride aanpak: vaste en mobiele registratie combineren

Een hybride aanpak combineert een centrale prikklok met mobiele tijdregistratie.

Je gebruikt een vaste terminal op locaties waar medewerkers samen starten en eindigen. Tegelijk geef je mobiele medewerkers de mogelijkheid om hun uren via een app te registreren.

Daardoor hoef je niet te kiezen voor één registratiemethode voor je volledige organisatie. In plaats daarvan stem je de oplossing af op de dagelijkse praktijk van ieder team.

Dat levert verschillende voordelen op:

• medewerkers krijgen een registratiemethode die bij hun werk past;
• je hoeft niet op iedere locatie een terminal te installeren;
• HR en planning behouden één centraal overzicht;
• alle registraties volgen dezelfde controles en goedkeuringsprocessen;
• de loonvoorbereiding vertrekt vanuit consistente gegevens.

Hoe Planpoint alle registraties samenbrengt

Planpoint brengt registraties uit verschillende kanalen samen in één platform.

Medewerkers kunnen hun tijd registreren via:

• de Planpoint Kiosk;
• een smartphone of tablet;
• een bestaande prikklok of badgelezer;
• andere gekoppelde tijdregistratiesystemen.

Daardoor hoeft niet iedere medewerker op dezelfde manier te registreren. Toch komen alle gegevens in één centrale omgeving terecht.

Van registratie naar loonvoorbereiding

Planpoint vergelijkt de geregistreerde uren automatisch met de personeelsplanning. Vervolgens past het systeem de ingestelde regels en controles toe.

Wanneer een registratie afwijkt van de planning, kunnen planners of leidinggevenden die beoordelen en goedkeuren. Daarna staan de gecontroleerde prestaties klaar voor de loonvoorbereiding of doorstroom naar payroll.

Tijdregistratie staat daardoor niet langer los van je personeelsplanning, afwezigheden en medewerkersgegevens. Bovendien hoef je prestaties niet meer manueel samen te brengen uit verschillende tools en bestanden.

De beste oplossing past bij je manier van werken

Een prikklok is niet achterhaald. Een smartphone-app is evenmin automatisch de beste oplossing.

De juiste keuze hangt af van je medewerkers, werkplekken en processen.

Voor organisaties met één vaste werkvloer kan een centrale terminal volstaan. Voor mobiele teams ligt een app daarentegen meer voor de hand. Combineert je organisatie verschillende werkvormen? Dan biedt een hybride aanpak doorgaans de meeste flexibiliteit.

Vaste registratie waar dat logisch is, mobiele registratie waar flexibiliteit nodig is en één centraal platform dat alles samenbrengt.