Op de site in Nieuwdorp verwerkt Zeeland Refinery ruwe olie tot onder meer diesel en kerosine. Er werken zo’n 400 tot 450 eigen medewerkers. Met de vaste contractors erbij zijn op een gewone dag 500 tot 600 mensen op de site aanwezig. Een deel van hen werkt volcontinu. De productie loopt door, dus ook de bezetting moet op ieder moment kloppen. En daarbij telt niet alleen hoeveel mensen er zijn. Op elk onderdeel moeten ook de juiste kwalificaties aanwezig zijn.

Verlof, overwerk of een roosterwijziging kan dat evenwicht meteen veranderen. Maar hoe hou je in zo’n volcontinue omgeving overzicht over wie wanneer werkt, hoeveel uren medewerkers maken en of je binnen de wettelijke grenzen blijft?

Overwerk? Eerst de feiten op tafel

De directe aanleiding om naar nieuwe software te zoeken, lag bij de Arbeidstijdenwet. Binnen Zeeland Refinery werd regelmatig gesproken over overwerk, maar het ontbrak aan voldoende inzicht om dat objectief vanuit de planning te beoordelen.

Zeeland Refinery wilde niet op buikgevoel sturen. Medewerkers moesten duidelijk zicht hebben op hun planning en het management moest op basis van dezelfde gegevens de arbeidstijden en het overwerk kunnen opvolgen. André den Outer,  Application Engineer bij Zeeland Refinery licht toe: “Er werd gesproken over veel overwerk, maar wij wilden weten: is dat ook echt zo? Hoeveel uren worden er daadwerkelijk gewerkt en blijven we binnen de ATW?”

Niet elke planningssoftware kan volcontinuroosters aan

Daarmee was meteen duidelijk dat Zeeland Refinery meer nodig had dan software om alleen diensten in een rooster te zetten. De zoektocht bracht nog een tweede uitdaging aan het licht. Veel planningsoplossingen waren volgens André vooral geschikt voor een klassiek patroon: medewerkers die overdag werken en iedere dag ongeveer dezelfde uren maken.

Maar zo werkt een raffinaderij niet.

Zeeland Refinery werkt met volcontinudiensten en zocht software die daar zonder kunstgrepen mee overweg kon. Net op dat punt maakte Planpoint het verschil.

Voor Zeeland Refinery kwamen zo twee harde eisen samen in één systeem: complexe volcontinuroosters plannen én grip houden op de Arbeidstijdenwet.

Maar een volcontinurooster kunnen bouwen is nog maar het begin. In de dagelijkse planning draait het ook om de samenstelling van iedere ploeg. Niet alleen hoeveel mensen beschikbaar zijn telt, maar vooral wie je waar kunt inzetten.

Op de verschillende onderdelen van de raffinaderij zijn specifieke kwalificaties nodig. De verantwoordelijke voor de planning moet daarom niet alleen zien hoeveel medewerkers beschikbaar zijn, maar ook of de juiste kennis en bevoegdheden binnen de ploeg aanwezig blijven.

Dat wordt meteen concreet bij een verlofaanvraag. Valt een medewerker weg, dan kan daarmee ook een noodzakelijke kwalificatie uit de bezetting verdwijnen. De vraag is dus niet alleen: kunnen we iemand missen? Maar ook: houden we daarna nog de juiste ploeg over?

Planpoint brengt ploegenroosters, beschikbaarheid en kwalificaties samen, zodat de planner niet alleen ziet óf een dienst bezet is, maar ook of de juiste mensen op de juiste plaats staan.

Voor een medewerker hoeft die complexiteit niet zichtbaar te zijn. Die wil vooral zijn rooster kunnen bekijken en eenvoudig verlof aanvragen. Voor de leidinggevende zet diezelfde aanvraag iets anders in gang: blijft mijn bezetting kloppen? Zijn alle noodzakelijke kwalificaties nog aanwezig? Moet ik iemand anders inzetten?

Planpoint verbindt die verschillende perspectieven in hetzelfde proces. De medewerker regelt zijn aanvraag, de verantwoordelijke beoordeelt de impact op de planning en de actuele bezetting blijft centraal zichtbaar.

Wat in Planpoint gebeurt, staat bovendien niet los van de andere systemen van Zeeland Refinery. Voor medewerkers zit een deel van het proces nu in Planpoint, terwijl de organisatie ook met AFAS werkt. Zo wordt verlof voor deze medewerkers in Planpoint aangevraagd. De uitwisseling tussen systemen is belangrijk: gegevens moeten op elkaar blijven aansluiten. Voor Zeeland Refinery is Planpoint daarmee geen losstaande planningstool, maar onderdeel van een bredere digitale omgeving rond medewerkers en planning.

Planpoint vond niet van de ene dag op de andere zijn plaats in de organisatie. Na de livegang liep Zeeland Refinery tegen een aantal praktische en technische verbeterpunten aan. Tegelijk moesten gebruikers hun weg vinden in een nieuwe manier van werken.

Die signalen werden samen met het Planpoint-team opgepakt. Waar extra expertise nodig was, haalde Déhora de juiste mensen erbij om mee te kijken. Daarbij bleek dat niet iedere vraag een grote technische aanpassing vroeg. Soms maakten een andere inrichting, aangepaste filters of een kleine wijziging al een groot verschil voor de dagelijkse gebruikers.

Blijven groeien en evolueren

Voor Déhora stopt een implementatie dan ook niet bij de livegang. Feedback uit het dagelijkse gebruik is belangrijk om een klant verder te helpen én om Planpoint als product te blijven ontwikkelen. Zeeland Refinery brengt, net als andere klanten, vragen en ideeën uit de praktijk aan. Het Planpoint-team bekijkt wat binnen de inrichting kan worden opgelost en welke input ook voor andere klanten relevant kan zijn.

André zit daar als Application Engineer dicht op. Vanuit zijn eigen technische achtergrond begrijpt hij dat niet iedere individuele vraag maatwerk kan worden en denkt hij mee over oplossingen die breder bruikbaar zijn. Die aanpak heeft ook zijn effect gehad op het dagelijkse gebruik.  “Zeeland Refinery merkt vandaag een duidelijk verschil met de periode vlak na de start. Planpoint heeft ondertussen echt zijn plek gevonden in de dagelijkse werking van de organisatie”, sluit André af.