De Thuisverpleegster

Pour de Thuisverpleegster la planification de la main-d’œuvre était synonyme de bricolage sur des feuilles Excel, de communication par Whatsapp et de transmission manuelle des performances. Ce n’était plus acceptable. Avec Planpoint, l’infirmière à domicile a trouvé le logiciel WFM dont elle avait besoin.

20 ans de soins à domicile avec passion

De Thuisverpleegster est un leader reconnu dans le domaine des soins à domicile depuis plus de 20 ans. L’organisation peut compter sur 25 infirmières super passionnées et spécialisées, réparties en différentes équipes : soins à domicile, soins des plaies, éducation au diabète et soins d’hygiène générale à domicile. En outre, l’organisation gère une ferme de soins. L’objectif et la philosophie de Home Nurse sont de fournir aux patients les meilleurs soins infirmiers à domicile possibles, jour et nuit. Et c’est ce qu’ils font de mieux.

Pour cela, il faut bien sûr une planification et une communication optimales avec le personnel. Il est important que les bons soignants, dotés des bonnes compétences, puissent prodiguer les bons soins au bon moment. Cependant, en raison de l’augmentation du nombre d’employés et de tournées, la planification et le bricolage sont devenus de plus en plus difficiles.

Des listes en ligne et une planification moderne

Pendant des années, l’organisation s’est appuyée sur des feuilles de calcul Excel et sur un bon vieux stylo et du papier pour planifier les tournées et les salaires. Au fur et à mesure que l’équipe s’agrandissait, il est devenu évident que ce mode de gestion des effectifs n’était plus viable.

La planification des employés et des tournées était établie et maintenue dans différentes listes avec un arc-en-ciel de codes de couleur. Il devenait de plus en plus difficile de suivre en permanence les heures travaillées, les nouvelles demandes et les changements, entre autres. L’administration des salaires représentait également beaucoup de travail manuel : il fallait tenir compte des heures travaillées et des compteurs, et les saisir à nouveau dans le système de paie chaque mois (cf. Partena’s Okay). Et c’est une activité très sujette aux erreurs.

“À un certain moment, la planification du personnel et l’administration des salaires sont devenues une activité fatigante et chronophage. Il devenait de plus en plus difficile de garder une vue d’ensemble, mais aussi de transmettre les heures correctement. Nous avions des équipes matinales et tardives, des nuits, des équipes interrompues, des samedis et des dimanches. Le tout avec des indemnités différentes. Et tout cela devait être calculé manuellement”. explique Françoise Vercruysse, responsable des activités et de la planification à l’Infirmière à domicile.

Des employés et des patients satisfaits, ainsi que des soins infirmiers à domicile de qualité, sont extrêmement importants pour l’infirmière à domicile. Pour continuer à garantir cela à long terme, il était donc temps de procéder à un renouvellement.

L’organisation s’est mise à la recherche d’une solution logicielle moderne pour la gestion et l’administration du personnel. Et surtout d’un partenaire partageant le même état d’esprit : grandir et apprendre ensemble. Dans cette optique, Planpoint et sa collaboration avec Déhora se sont avérés être un choix évident.

“Après la brève démonstration de Déhora, j’ai tout de suite été emballé. En termes de fonctionnalité, il y avait vraiment tout ce dont j’avais besoin. Plus encore, ce qui a été décisif pour moi, c’est la vision de Déhora et la flexibilité du logiciel. Il ne s’agit pas d’un logiciel de plus où il faut tout faire avec ce que l’on a. Il s’agit d’une solution qui ne cesse de croître et d’innover. Les gens de Déhora pensent à l’avenir et osent changer. C’est aussi mon cas”, déclare Françoise.

Planification plus intelligente et intégration avec le back-office

De Thuisverpleegster utilise Planpoint pour la planification du personnel, les tournées et l’administration des performances. Depuis le début de l’utilisation de Planpoint, cette planification est entièrement numérique, à partir d’un emplacement central et accessible. Adieu cahier de coloriage, listes, notes et tracas !

Planpoint offre un support convivial et intuitif pour la création et le suivi des heures de travail et des horaires de travail. Entre autres, grâce à un tableau de planification clair des horaires de travail des différentes équipes. Il est facile d’adapter les heures travaillées ou les tournées planifiées. En outre, le logiciel est parfaitement relié à Partena pour la gestion des salaires, ce qui permet de gagner du temps.

Enfin, les infirmières et les professionnels de la santé peuvent utiliser les fonctionnalités mobiles de Planpoint en déplacement, à domicile et avec les clients. À partir de l’ESS de Planpoint, ils peuvent, par exemple, réserver des heures, demander des absences et consulter leurs horaires de travail. Les services sur site offrent encore plus de possibilités.

Qu’est-ce que Planpoint a apporté de plus ?

L’application WFM stimule en outre l’implication des employés et la communication. Résultat : une plus grande satisfaction des employés et des clients. En outre, grâce à Planpoint, De Thuisverpleegster gagne beaucoup de temps sur la planification et l’administration des salaires, grâce au lien avec le secrétariat social. Pour Françoise, il s’agit d’un temps précieux qui peut être utilisé pour fournir des services encore meilleurs à domicile.

“C’est un luxe pour moi quand je vois d’où je viens. J’ai l’impression de maîtriser le planning, que tout ce qui l’entoure est géré correctement. Planpoint est très fonctionnel. Il me permet d’économiser de l’argent et du temps et offre de nombreuses possibilités. Et la collaboration avec Déhora est vraiment agréable. J’ai pu apporter moi-même de nombreuses contributions à ce logiciel. Et ce qui n’y figure pas, ils le fabriquent. D’ailleurs, chaque client bénéficie de ces nouveautés. Demander ne peut pas faire de mal ! Je crois qu’ils me connaissent bien maintenant (rires)”. conclut Françoise sur un ton enjoué.