Al meer dan twintig jaar thuiszorg met passie

De Thuisverpleegster is al meer dan twintig jaar een vaste waarde in de thuiszorg. Met een team van gespecialiseerde verpleegkundigen staat de organisatie dag en nacht klaar voor patiënten. Naast algemene thuisverpleging biedt ze ook gespecialiseerde zorg, waaronder wondzorg en diabeteseducatie.

Die kwalitatieve zorg vraagt meer dan alleen geëngageerde medewerkers. Achter elke zorgronde schuilt een planning waarin beschikbaarheden, competenties, routes en prestaties perfect op elkaar afgestemd moeten zijn.

Naarmate de organisatie verder groeide, werd ook die dagelijkse puzzel steeds complexer.

De uitdaging: planning én loonadministratie

De planning van medewerkers en zorgrondes gebeurde jarenlang in Excel, aangevuld met WhatsApp, papieren notities en manuele registraties. Elke wijziging betekende extra werk en het bewaren van het overzicht werd steeds moeilijker.

Ook de loonadministratie vroeg veel tijd. Gepresteerde uren, nachtprestaties, weekendtoeslagen en onderbroken diensten moesten elke maand handmatig verwerkt en doorgestuurd worden naar het sociaal secretariaat.

“Personeelsplanning én salarisadministratie werden op een bepaald moment echt een vermoeiende en tijdrovende bezigheid. We verloren steeds meer tijd aan administratie, terwijl we ons net wilden focussen op onze medewerkers en onze patiënten,” vertelt Françoise Vercruysse, zaakvoerder en planningsverantwoordelijke bij De Thuisverpleegster.

Om de verdere groei van de organisatie te ondersteunen, werd duidelijk dat een digitale aanpak noodzakelijk was.

Eén centrale planning, gekoppeld aan payroll

De Thuisverpleegster koos voor Planpoint om zowel de personeelsplanning als de verwerking van prestaties te centraliseren.

“Na de demo was ik meteen overtuigd. Niet alleen door de functionaliteiten, maar ook door de visie van Déhora. We zochten een oplossing die met onze organisatie kon meegroeien en waarin ruimte was om samen verder te ontwikkelen,” vertelt Françoise.

Vandaag worden medewerkers, zorgrondes en prestaties beheerd vanuit één centraal platform. Werkroosters aanpassen, prestaties registreren of wijzigingen doorvoeren verloopt snel en overzichtelijk.

Dankzij de koppeling met Partena worden prestaties bovendien automatisch doorgestuurd naar de payrollverwerking, waardoor manueel overtypen verleden tijd is.

Ook onderweg blijft iedereen verbonden. Via de mobiele applicatie raadplegen medewerkers hun planning, registreren ze prestaties en vragen ze eenvoudig afwezigheden aan.

Meer tijd voor zorg, minder administratie

Vandaag beschikt De Thuisverpleegster over één centrale omgeving voor planning, prestaties en loonadministratie.

Dat levert dagelijks voordelen op:

• één centraal overzicht van medewerkers en zorgrondes;
• minder administratief werk voor planners;
• automatische verwerking van prestaties richting payroll;
• mobiele ondersteuning voor medewerkers onderweg;
• meer betrokkenheid dankzij Employee Self Service;
• meer tijd voor wat echt telt: kwaliteitsvolle zorg.