Planning op maat van mensen: rust in thuiszorg bij Wevelgem.
Van poetsbeurten tot maaltijdrondes: in de thuiszorg telt elke dag. Medewerkers zijn op de baan, diensten verschuiven en duidelijkheid is essentieel. Met Planpoint vond het Sociaal Huis Wevelgem een planningsplatform dat meebeweegt met die praktijk.
Overzicht in een mensgerichte context
Het Sociaal Huis Wevelgem organiseert verschillende vormen van thuiszorg, waaronder poetsdiensten, maaltijdbezorging en ondersteuning aan huis. Die dienstverlening is intens, mensgericht en verspreid over het grondgebied. Medewerkers werken met uiteenlopende uurroosters, verplaatsen zich voortdurend en combineren verschillende opdrachten.
In zo’n context is personeelsplanning geen statisch schema, maar een dagelijkse puzzel. Een wijziging binnen één dienst kan meteen gevolgen hebben voor andere diensten. Overzicht en actuele informatie zijn dan cruciaal — zowel voor de administratie als voor medewerkers op het terrein.
Het oude systeem sloot niet langer aan bij deze realiteit. Hannelore Herman, diensthoofd thuiszorg, legt uit: “Het oude planningssysteem was verouderd en bood te weinig flexibiliteit. Dat was voor ons de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe, toekomstgerichte tool”.
Eén platform, meerdere diensten
Bij die zoektocht was het belangrijk om niet opnieuw te vervallen in versnippering. Het Sociaal Huis zocht geen aparte oplossingen per dienst, maar één centraal planningsplatform waarin verschillende vormen van thuiszorg konden samenkomen, met voldoende ruimte voor de eigenheid van elke dienst.
Planpoint sprong eruit omdat het die combinatie al bood en verder kon worden ingericht in functie van de specifieke context van de thuiszorg van Wevelgem.
We wilden vermijden dat elke dienst zijn eigen systeem zou blijven gebruiken. Het moest één geheel zijn, zonder onze werking vast te zetten. De oplossing vonden we met Planpoint.
Start met een sterke basis
De overstap werd zorgvuldig voorbereid. In nauw overleg werden gegevens overgezet en de inrichting stap voor stap bijgestuurd. Door de software op te bouwen vanuit de dagelijkse praktijk, werd het geen ‘opgelegd’ systeem, maar een vertrouwd hulpmiddel.
De uitrol naar het terrein gebeurde gefaseerd. Eerst werkte de administratie met het systeem, daarna volgden de medewerkers via het portaal. Die aanpak hielp om de digitale drempel laag te houden. Hannelore: “We waren wat bezorgd over de digitale omslag bij onze poetsmedewerkers, maar dat is verrassend vlot verlopen. Ze zien vandaag vooral het voordeel van altijd actuele informatie”.
Resultaten in het kort
- Eén centraal platform: Verschillende thuiszorgdiensten werken nu vanuit één overzichtelijke omgeving in plaats van versnipperde systemen.
- Altijd actuele informatie: Medewerkers op het terrein hebben via het portaal direct inzicht in hun planning, wat zorgt voor minder zoekwerk en minder fouten.
- Minder communicatieruis: Wijzigingen zijn meteen zichtbaar voor iedereen, waardoor er veel minder manuele opvolging en extra communicatie nodig is.
- Digitale adoptie: Ondanks de bezorgdheid vooraf verliep de overstap voor de poetsmedewerkers verrassend vlot dankzij de gebruiksvriendelijkheid.
- Rust in de organisatie: Er is meer eigenaarschap bij het personeel en meer ruimte voor de administratie om inhoudelijk te ondersteunen.
- Toekomstgerichte samenwerking: Een flexibel systeem dat meebeweegt met de organisatie en waar feedback van de werkvloer echt wordt gehoord.
Je voelt dat er geluisterd wordt. Dat feedback niet verdwijnt, maar meegenomen wordt in wat later ontwikkeld wordt.
Vooruitkijken met vertrouwen
De samenwerking stopt niet bij de implementatie. Door initiatieven zoals klantendagen en feedbacksessies blijft de software zich ontwikkelen op basis van de behoeften van de gebruiker. “Je voelt dat er geluisterd wordt en dat onze feedback echt wordt meegenomen”, besluit Hannelore.
