Moderne software voor de planning van gezinszorg bij Welzijnskoepel West-Brabant

Kruisbestuiving van vakkennis en ervaring is een belangrijke sleutel voor succes. Dat blijkt uit de geslaagde samenwerking tussen Déhora en Welzijnskoepel West-Brabant. Het resultaat? Een efficiënte en geavanceerde planningsoplossing voor zowel gezinszorg als aanvullende thuiszorg.

We spraken met Davy Rottiers, Administratief medewerker Regionale dienst Gezinszorg, en Tom Troch, coördinator gezinszorg over hun uitdagingen rond planning, over co-creatie en hun keuze voor Planpoint.

Regionale gezinszorg en thuiszorg

Welzijnskoepel West-Brabant is een samenwerkingsverband van 26 OCMW’s (Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn) in de regio Halle-Vilvoorde, rondom Brussel. Basisgedachte achter de samenwerking: sàmen een antwoord bieden op veranderende welzijnsnoden en de vraag naar gespecialiseerde hulp.

De leden van Welzijnskoepel West-Brabant kunnen een beroep doen op verschillende regionale diensten: schuldbemiddeling, rechtshulp, archiefbeheer, informatieveiligheid, projectwerking en gezinszorg en aanvullende thuiszorg.

De regionale dienst gezinszorg is veruit de grootste dienst. Voor aanvullende thuiszorg is er een samenwerking met 2 OCMW’s, goed voor 6 medewerkers. Wat betreft gezinszorg zijn dagelijks meer dan 100 medewerkers in opdracht van 16 OCMW’s onderweg om kwalitatieve zorg aan huis te leveren. Op jaarbasis worden er maar liefst 110.000 uur aan zorg geleverd aan 741 gezinnen. Vandaag is de gezinszorgdienst van Welzijnskoepel West-Brabant al de op twee na grootste publieke gezinszorgdienst in Vlaanderen.

De uitdaging: van handwerk naar digitaal

De voorbije jaren nam het aantal gepresteerde uren en het aantal medewerkers in gezinszorg stevig toe. De wijze van plannen en organiseren bleef echter hetzelfde. Tot recent was de werking en backoffice nog sterk op Excel en papier gericht.

“Bij ons maakt de regioverantwoordelijke de planning voor zijn of haar éigen regio. Iedereen had zijn of haar eigen excel, en die werden afgedrukt. Wij als administratief medewerkers voerden dan de planning en prestaties in het systeem. Wij moesten dus een berg aan papieren controleren en verwerken. Behoorlijk tijdsintensief en foutgevoelig” zegt Davy.

Niet te vergeten dat roosters en werktijden voortdurend wijzigen. Door ziekte, vakantie of omdat collega’s met elkaar ruilen. Een planning lééft. Bij elke wijziging moet de regioverantwoordelijke rondbellen om iedereen op de hoogte te stellen van het nieuwe werkrooster. Davy vult aan: “plus, élke prestatie moet goed worden bijgehouden in functie van o.a. facturatie en subsidiëring. Begin het maar uit te zoeken in al die losse bestanden. Dat kon en moest volgens ons anders.”

Kortom, door de omvang van de organisatie en eisen op vlak van kwaliteit en efficiëntie was Welzijnskoepel West-Brabant genoodzaakt tot drastische vernieuwing. Er werd ingezet op een grondige en omvattende digitalisering van de personeelsplanning. En dat begon met de zoektocht naar een moderne WFM software.

De doelstellingen?

• Digitalisering en vereenvoudiging van het planningsproces.
• Efficiëntere planning van medewerkers én cliënten.
• Automatische en onmiddellijke communicatie over wijzigingen.
• Minder administratieve rompslomp dankzij koppelingen met Vesta en BelRai.
• Duurzame samenwerking met een softwarepartner met kennis van planning.

Verschillende aanbieders en toepassingen werden met elkaar vergeleken. Uiteindelijk koos Welzijnskoepel West-Brabant ervoor om in zee te gaan met Déhora, een partner die niet zozeer thuis was in de werking van lokale besturen, maar die vooral gespecialiseerd in àlles wat met planning en roosters te maken heeft.

Innovatie door co-creatie

“Bij onze zoektocht naar een planningssoftware hebben we heel wat dingen naast elkaar gelegd. Waaronder uiteraard kostprijs, kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en technologie. Wat voor ons minstens even belangrijk was, dat is de kennis achter de software en de mate van flexibiliteit om dingen op maat te kunnen maken. Dat bleek bij andere partijen duidelijk moeilijker, of het ging veel geld kosten”, zegt Tom. “Uit de gesprekken bleek ook dat technische kennis zeker niet hetzelfde is als inhoudelijke kennis. Daarin staan jullie (Déhora) helemaal anders in. Er zit zoveel ervaring in de organisatie, jullie praten dezelfde taal als de mensen die de planning maken. Bovendien hebben jullie hebben een zeer klantgerichte benadering voor de doorontwikkeling van Planpoint.”

Welzijnskoepel West-Brabant en Déhora kozen er samen voor om nog een stap verder te gaan. In een vernieuwend businessmodel van co-creatie en kennisdeling werd beslist om op basis van het Planpoint platform een gloednieuwe WFM oplossing voor gezinszorg en thuishulp te ontwikkelen. Op maat van Welzijnskoepel West-Brabant, maar bruikbaar voor de hele sector.

Luk Berlanger, R&D manager van Déhora over co-creatie: “Vernieuwing start voor ons bij de betrokkenheid van klanten in het ontwerptraject. Dit brengt méér creativiteit en expertise op tafel dan dat je alleen zult bedenken. Wij maken er dus altijd een punt van om klanten op een laagdrempelige manier te betrekken in de doorontwikkeling van onze WFM software. Dat kan prima door onze flexibele technologie. De samenwerking met Welzijnskoepel West-Brabant was daarvoor een geweldige kans. Een software voor én door gezin- en thuiszorg. Maar het moet uiteraard niet altijd zo uitgebreid zijn. Ook input over kleine, dagelijkse functionaliteiten is zeer waardevol. Zo werken wij het liefst.”

Tom vult aan:  “We zijn samen gestart met een idee om een roostersoftware te maken. Intussen is het zoveel meer geworden. En dat heeft ook wel wat tijd gekost, meer dan we initieel hadden verwacht. In het begin waren we bijvoorbeeld zelfs niet van plan om dossiers te integreren in Planpoint. Maar kijk nu! Dat zit er gewoon in. In Planpoint komen echt alle administratieve, ondersteunende en planningsprocessen van gezinszorg samen. Werkroosters, administratie, de registratie van prestaties, facturatie en zelfs routebegeleiding. Alle informatie en communicatie zit nu netjes op één centraal punt. Wie nu opstart met Planpoint voor thuiszorg of gezinszorg profiteert van massa’s ervaring. En daar mogen wij samen toch heel erg fier op zijn hé.”

“Dat klopt! Ik kan me wel inbeelden dat een uitgebreid traject van co-creatie een kleiner lokaal bestuur wat zou afschrikken. Die hebben ook niet altijd een Davy of Tom hé (lacht). Maar zie, nu is er een instapklare software voor de planning van gezinszorg, maar nog steeds met ruimte om te kneden.” zegt Luk.

Totaaloplossing voor planning van diensten aan huis

Voor Welzijnskoepel West-Brabant staan de personeelsroosters, clientendossiers en gewerkte uren vanaf nu in één systeem. Niet meer in aparte werkbladen. Medewerkers en coördinatoren hebben altijd en overal een goed overzicht van de planning en het totaal aantal gepresteerde uren per medewerker. De planning maken en beheren kost nu veel minder tijd.

“Planpoint is een complete oplossing die geweldig in elkaar zit. Het maakt mijn werk een stuk makkelijker en efficiënter. En de tijdswinst is enorm. We kunnen nu meer koppen verwerken dan voordien. Die tijd kan ik weer spenderen aan andere zaken waardoor mijn functie meer toegevoegde waarde heeft. Het aantal papieren dat aan het begin van de maand binnenkomt is significant gedaald. We sparen tegelijk ook bomen uit”, lacht Davy

Integratie tussen cliëntdossiers, Vesta en KSZ

Een bijkomend voordeel is dat Planpoint vlot gekoppeld kan worden aan diverse externe gegevensbronnen en software. Planpoint biedt hierdoor een geïntegreerde oplossing voor cliëntinformatie, zorgplanning, facturering en rapportage. Zo ook voor Welzijnskoepel West-Brabant

Relevante cliëntinformatie voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg wordt automatisch opgehaald uit het KSZ (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid), waardoor persoonsinformatie steeds actueel is. Op basis van deze input berekent Planpoint vervolgens de individuele gebruikersbijdrage, welke voor facturatie kan worden toegepast. Verder maakt Planpoint gebruik van een koppeling met Vesta voor de digitale uitwisseling van prestaties voor subsidiering.

Betrokkenheid van verzorgenden

Niet alleen voor de coördinatoren betekent Planpoint een stap voorwaarts. Omdat Planpoint web-based is, hebben ook de verzorgenden overal toegang tot de belangrijkste functies. Gewoon via hun eigen smartphone. Zij kunnen altijd bij hun persoonlijke rooster, ze weten wanneer ze moeten werken, welke cliënt ze gaan bezoeken en hebben meteen toegang tot de betreffende clientdossiers. Via het ESS (Employee Self Service) kunnen verzorgenden bovendien zélf onkosten registreren, ziektebriefje doorsturen, opmerkingen invoeren of kilometers invoeren.

Zorgverleners worden vandaag ook geacht om niet enkel zorg te verlenen, ze hebben ook een belangrijke signaalfunctie wat betreft de mentale gezondheid van cliënten. Dit is weer nuttig in opvolging voor mantelzorg, dokters of familie. In Planpoint kunnen zorgverleners opmerkingen en verslagen bijhouden over veranderingen of signalen die zij opmerken tijdens hun bezoeken. Dit input kan informatie bevatten over de gezondheidstoestand van de cliënt, gedragsveranderingen, behoefte aan aanvullende ondersteuning, enzovoort.

“De feedback van de mensen is ook erg positief. Ook voor hen is dit minder papierwerk. De mobiele toepassing van Planpoint is enorm gebruiksvriendelijk. Het is allemaal logisch, je kan er alles in terugvinden. In principe: als je een post op facebook kan maken, dan kan je snel aan de slag met planpoint”, aldus Davy.