Employee Self Service (ESS): meer grip voor medewerkers, minder werk voor HR

Hoeveel vragen krijgen je planners en HR-medewerkers elke dag?

Wanneer moet ik werken? Hoeveel verlof heb ik nog? Kan ik mijn dienst ruilen? Zijn mijn uren goedgekeurd? Waar vind ik mijn documenten?

In veel organisaties beantwoorden planners, leidinggevenden en HR-medewerkers elke dag opnieuw dezelfde vragen. Niet omdat de informatie ontbreekt, maar omdat medewerkers ze niet eenvoudig zelf kunnen raadplegen of aanpassen.

Het gevolg? Onnodige telefoontjes, losse e-mails, papieren formulieren en gegevens die op verschillende plaatsen worden bijgehouden. Daardoor moeten medewerkers wachten op een antwoord, terwijl planners en HR kostbare tijd verliezen aan administratie.

Met Employee Self Service geef je medewerkers rechtstreeks toegang tot hun planning, uren, aanvragen en persoonlijke informatie. Zo krijgen medewerkers meer autonomie, terwijl planners en HR zich kunnen richten op taken die echt waarde toevoegen.

Wat is Employee Self Service?

Employee Self Service, kortweg ESS, is een digitale omgeving waarin medewerkers zelf hun werkgerelateerde informatie kunnen raadplegen en beheren.

In het Nederlands wordt ook gesproken over een medewerkersportaal, personeelsportaal of e-HRM. Via een online portaal, mobiele app of een combinatie van beide krijgen medewerkers toegang tot onder meer hun werkrooster, verlofsaldi, gewerkte uren, persoonlijke gegevens en documenten.

Een modern medewerkersportaal gaat echter verder dan alleen informatie tonen. Medewerkers kunnen ook zelf acties uitvoeren, zoals verlof aanvragen, diensten ruilen, tijd registreren of persoonlijke gegevens aanpassen.

Een goed medewerkersportaal is geen los digitaal loket. Het vormt de centrale plek waar medewerkers dagelijks samenwerken met hun planning, tijdregistratie en HR.

Wat kunnen medewerkers zelf regelen?

De precieze mogelijkheden hangen af van de afspraken en processen binnen de organisatie. Toch ondersteunt een modern ESS doorgaans vier belangrijke onderdelen van de werkdag.

Roosters en beschikbaarheden

Medewerkers kunnen hun actuele werkrooster bekijken en meteen zien waar en wanneer ze worden verwacht. Afhankelijk van de inrichting kunnen ze daarnaast ook:

• hun persoonlijke planning en teamplanning raadplegen;
• beschikbaarheden en werkvoorkeuren doorgeven;
• openstaande diensten bekijken;
• diensten kiezen of ruilen;
• deelnemen aan zelfroosteren.

Wijzigingen worden onmiddellijk zichtbaar. Daardoor zijn medewerkers niet langer afhankelijk van afgedrukte roosters, spreadsheets of berichten via afzonderlijke communicatiekanalen.

Uren en tijdregistratie

Via ESS kunnen medewerkers hun gewerkte uren en prestaties raadplegen en, afhankelijk van de werkwijze binnen de organisatie, ook rechtstreeks registreren.

Zo kunnen zij bijvoorbeeld:

• digitaal in- en uitklokken;
• begin- en einduren controleren;
• pauzes en prestaties registreren;
• overuren en urensaldi opvolgen;
• een opmerking toevoegen bij een afwijking;
• een correctie of goedkeuring aanvragen.

Omdat de tijdregistratie rechtstreeks gekoppeld is aan de personeelsplanning, kunnen geplande en werkelijk gewerkte uren bovendien eenvoudig met elkaar worden vergeleken.

Verlof en andere aanvragen

Papieren verlofbriefjes en losse e-mails maken plaats voor een duidelijke digitale workflow.

Medewerkers zien hun beschikbare saldi, dienen zelf een aanvraag in en volgen vervolgens de status op. Tegelijk ontvangt de verantwoordelijke automatisch de aanvraag en kan die meteen goedkeuren of afwijzen.

Na goedkeuring wordt de afwezigheid bovendien onmiddellijk verwerkt in de personeelsplanning. Daardoor hoeft dezelfde informatie niet opnieuw te worden ingevoerd.

Gegevens, documenten en kwalificaties

Ook persoonlijke informatie kan via het medewerkersportaal beschikbaar worden gemaakt.

Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld:

• contact- en adresgegevens bekijken of aanpassen;
• persoonlijke documenten raadplegen;
• attesten of bewijsstukken opladen;
• kwalificaties en certificaten opvolgen;
• opleidingen en geldigheidsdata bekijken;
• persoonlijke tellers en saldi raadplegen.

Daardoor blijven personeelsgegevens actueler en hoeft HR minder correcties of dubbele registraties uit te voeren.

Minder administratie, meer autonomie

Employee Self Service biedt voordelen voor zowel medewerkers als de organisatie.

Daardoor hoeven medewerkers niet langer voor iedere vraag te bellen of te wachten tot iemand van HR of planning beschikbaar is. Ze kunnen zelf zien wanneer ze werken, hoeveel verlof ze nog hebben en wat de status van een aanvraag is.

Bovendien winnen planners, leidinggevenden en HR-medewerkers tijd. Veel handelingen die vroeger via telefoon, mail of papier verliepen, worden vandaag rechtstreeks in het systeem afgehandeld.

Concreet levert dat onder meer het volgende op:

• minder vragen over roosters, uren en verlofsaldi;
• minder handmatige gegevensinvoer;
• minder kans op misverstanden of verouderde informatie;
• duidelijke workflows voor aanvragen en goedkeuringen;
• automatische verwerking van wijzigingen in de planning;
• één actuele bron voor medewerkers, planners en HR.

Meer autonomie betekent overigens niet dat medewerkers alles onbeperkt zelf bepalen. De organisatie bepaalt welke informatie zichtbaar is, welke gegevens medewerkers mogen aanpassen en welke aanvragen eerst een goedkeuring vereisen.

Zo combineer je meer zelfstandigheid voor medewerkers met voldoende controle voor planning, management en HR.

Actuele informatie, waar medewerkers ook werken

Niet iedere medewerker zit dagelijks achter een computer.

In productie, zorg, thuiszorg, techniek, retail en buitendiensten werken medewerkers op uiteenlopende locaties en tijdstippen. Daarom moet een medewerkersportaal toegankelijk zijn op de manier die het best aansluit bij hun dagelijkse werk.

Via een mobiele app of online portaal kunnen medewerkers hun informatie raadplegen vanaf een smartphone, tablet of computer.

Automatische meldingen houden hen bovendien op de hoogte van:

• een gewijzigd rooster;
• een goedgekeurde of afgewezen aanvraag;
• een beschikbare dienst;
• een actie die nog moet worden uitgevoerd;
• belangrijke informatie vanuit de organisatie.

Daardoor werkt iedereen met dezelfde actuele informatie, ook wanneer een planning kort voor de start van een dienst verandert.

Wat levert een medewerkersportaal op?

Een goed ingericht medewerkersportaal levert voordelen op voor de volledige organisatie:

• Minder administratie: planning en HR hoeven minder gegevens handmatig te verwerken.
• Minder vragen: roosters, saldi en aanvraagstatussen zijn rechtstreeks zichtbaar.
• Meer betrokkenheid: medewerkers krijgen meer inzicht en inspraak in hun werk.
• Betere planning: beschikbaarheden, afwezigheden en kwalificaties worden meteen meegenomen.

De grootste meerwaarde ontstaat wanneer ESS niet als los HR-instrument wordt gebruikt, maar als integraal onderdeel van de personeelsplanning en tijdregistratie.

Eén centrale plek voor elke werkdag

Een goed medewerkersportaal bespaart niet alleen tijd. Het geeft medewerkers meer autonomie, planners meer rust en HR minder administratie.

Medewerkers hoeven niet langer voor iedere vraag of wijziging bij een andere persoon of toepassing aan te kloppen. Ze beschikken over één centrale omgeving waarin zij hun planning, uren, aanvragen en persoonlijke informatie beheren.

Omdat die omgeving rechtstreeks verbonden is met personeelsplanning, tijdregistratie en HR, werkt de volledige organisatie met dezelfde actuele informatie. Zo wordt Employee Self Service geen los digitaal loket, maar een centrale schakel in de volledige werkdag.

ESS werkt pas echt als alles verbonden is

Een medewerkersportaal kan als afzonderlijke toepassing nuttig zijn. Toch ontstaat de grootste meerwaarde wanneer ESS rechtstreeks verbonden is met de rest van je workforce management.

Een verlofaanvraag beïnvloedt immers niet alleen het persoonlijke dossier van een medewerker, maar ook:

• de beschikbaarheid in het personeelsrooster;
• de bezetting van het team;
• de registratie van afwezigheden;
• de uren- en verlofsaldi;
• de voorbereiding voor payroll;
• eventuele openstaande diensten.

Wanneer planning, tijdregistratie, afwezigheden en personeelsgegevens in verschillende systemen zitten, moeten wijzigingen nog altijd worden overgenomen of gecontroleerd.

In een geïntegreerd platform hoeft informatie maar één keer te worden ingevoerd. Een goedgekeurde afwezigheid verschijnt in de planning, een geregistreerde prestatie wordt vergeleken met het geplande rooster en een kwalificatie bepaalt mee voor welke taken een medewerker inzetbaar is.

ESS is daarom niet alleen een portaal voor medewerkers. Het is hun toegang tot je volledige workforce management.

Employee Self Service in Planpoint

Niet iedere medewerker heeft dezelfde informatie of rechten nodig. Een zorgmedewerker, technieker, ploegmedewerker en teamverantwoordelijke gebruikt het medewerkersportaal op een andere manier. Daarom stem je in Planpoint de omgeving af op rollen, functies en processen. Zo blijft het portaal overzichtelijk en krijgt iedere medewerker alleen de informatie en acties te zien die relevant zijn.

Eén platform voor planning, tijdregistratie en HR

Met het medewerkersportaal van Planpoint beschikken medewerkers over één centrale omgeving voor hun volledige werkdag. Afhankelijk van de inrichting van je organisatie kunnen zij onder meer:

• hun persoonlijke planning en teamplanning raadplegen;
• beschikbaarheden doorgeven en diensten ruilen;
• digitaal in- en uitklokken;
• gewerkte uren, overuren en saldi opvolgen;
• verlof en andere afwezigheden aanvragen;
• persoonlijke gegevens en documenten beheren;
• kwalificaties, certificaten en opleidingen raadplegen;
• meldingen ontvangen over wijzigingen of goedkeuringen.

Doordat het medewerkersportaal rechtstreeks verbonden is met personeelsplanning, tijdregistratie en HR, hoeft informatie maar één keer te worden ingevoerd. Een goedgekeurde afwezigheid wordt automatisch verwerkt in de planning, geregistreerde uren worden vergeleken met het rooster en leidinggevenden beschikken steeds over actuele informatie.

Daarmee is Employee Self Service in Planpoint veel meer dan een digitaal loket. Het vormt de centrale toegang tot een geïntegreerd workforce management-platform waarin planning, tijdregistratie en HR naadloos samenwerken.