Pour de nombreuses organisations, l’enregistrement du temps constitue une base administrative essentielle. Les entreprises qui travaillent avec des horaires fixes, des équipes en ploegen, ou des horaires variables ne peuvent tout simplement pas zonder. Sans enregistrement correct des heures, vous n’obtenez :

• aucune paie correcte
• aucune planification fiable
• aucune visibilité sur la charge de travail ou l’occupation

La gestion du temps, c’est la time intelligence mise en pratique.

Un bon système d’enregistrement ne consiste pas à contrôler, mais à clarifier : savoir quand les équipes atteignent un pic, quand la pression devient trop élevée et où du temps se perd. Les organisations qui travaillent de manière time intelligent n’utilisent pas les enregistrements comme un “outil de contrôle”, mais comme un moyen de prendre de meilleures décisions : des horaires plus sereins, une répartition plus équitable, plus de prévisibilité, et moins de discussions lors de la paie.

Utiliser le temps intelligemment, c’est éviter les problèmes par la suite. Et tout commence par des enregistrements corrects et uniformes.

Mais comment faire enregistrer vos collaborateurs ? Via une pointeuse classique sur le lieu de travail ou via une application mobile ? Les deux options ont des avantages évidents — et aussi des limites. Vous trouverez ci-dessous leur comparaison, ainsi que la voie intermédiaire idéale : une approche hybride, moderne, qui fonctionne pour chaque organisation.

La pointeuse fixe : classique et fiable

La pointeuse est un classique du lieu de travail. Les collaborateurs badgent sur un terminal fixe avec une carte, un badge ou une identification biométrique. Malgré l’essor des outils digitaux, cette méthode reste extrêmement populaire. Plus encore : huit entreprises belges sur dix qui enregistrent le temps utilisent encore un système traditionnel — badge, pointeuse, Excel ou même feuilles papier.

Avantages

• Toujours disponible : fonctionne à un endroit fixe, sans dépendre d’un appareil personnel.
• Fiabilité élevée : très robuste et moins sensible aux problèmes techniques.
• Clarté : pas de discussion sur l’endroit où badger.
• Visibilité en temps réel : idéal pour les équipes en ploegen, le secteur des soins, la logistique ou la production.

Inconvénients

• Pas toujours antifraude : les systèmes classiques avec badges peuvent être détournés (buddy punching). Seules les bornes biométriques réduisent vraiment ce risque.
• Dépendant du lieu : le collaborateur doit être physiquement présent au terminal. Peu pratique pour les équipes mobiles.
• Coûts plus élevés : achat, installation, câblage, maintenance… Sur plusieurs sites, l’addition grimpe vite.
• Peu flexible : moins adapté au télétravail, aux équipes dispersées ou aux profils itinérants.

L’enregistrement mobile : flexible, moderne et largement adopté

L’enregistrement du temps via smartphone a connu une énorme progression ces dernières années. Il existe de nombreuses solutions cloud permettant aux collaborateurs d’enregistrer leurs heures où qu’ils soient. Ils pointent via une application, au bureau, en déplacement ou chez un client. Pour les équipes actives sur plusieurs sites, c’est un changement majeur.

Avantages

• Flexible et indépendant du lieu : idéal pour les soins, la construction, la logistique, la maintenance…
• Facile à utiliser : une application est intuitive et permet souvent de demander des congés ou confirmer des heures supplémentaires.
• Économique : pas de bornes physiques, pas d’installation complexe, mises à jour automatiques.
• Intégrable facilement : connexion directe au planning, à la paie, à la facturation ou au HR.

Inconvénients

• Dépendance technologique : smartphones déchargés, lenteur, absence de réseau ou bugs peuvent bloquer les enregistrements.
• Pas toujours antifraude : sans GPS ou geofencing, l’emplacement réel reste difficile à valider.
• Préoccupations liées à la vie privée : la géolocalisation soulève des questions et nécessite des réglages corrects.

Quelle option convient à votre organisation ?

La réponse dépend bien sûr de votre réalité. Choisir une pointeuse fixe ou une application dépend entièrement des besoins de votre organisation. L’essentiel est d’avoir un système qui soutient les collaborateurs et correspond à la dynamique de votre activité.

Choisissez une pointeuse fixe si…

• vous travaillez sur un ou plusieurs sites fixes
• tout le monde doit être physiquement présent
• la sécurité et le contrôle sont essentiels
• vos collaborateurs ne disposent pas d’un smartphone ou ordinateur

Choisissez l’enregistrement mobile si…

• vos équipes travaillent sur différents sites
• vos collaborateurs sont en déplacement
• le travail hybride est courant
• la flexibilité et l’intégration sont prioritaires

Ou optez pour une solution hybride qui fonctionne partout

Opposer “pointeuse” et “smartphone” ne reflète tout simplement pas la réalité. La plus grande innovation des dernières années n’est pas que le smartphone remplace la pointeuse — soyons honnêtes, c’est un mythe. Le vrai progrès réside dans les systèmes qui rassemblent plusieurs méthodes d’enregistrement dans une seule plateforme centrale.

Les organisations combinent aujourd’hui plusieurs formes de travail : équipes sur site, personnel itinérant, télétravail, ploegen, horaires flexibles… Il est logique qu’elles n’enregistrent pas toutes de la même manière. Une app mobile est parfaite sur la route, mais n’apporte pas grand-chose sur une ligne de production. Une borne est idéale sur un site fixe, mais inutile pour les équipes mobiles.

C’est pourquoi Planpoint ne part pas du principe qu’une seule méthode est “la meilleure”, mais de la réalité : les organisations ont besoin de plusieurs options d’enregistrement, reliées à un système central unique qui rassemble, contrôle et traite toutes les données.

Pourquoi Planpoint

Que les collaborateurs pointent via leur smartphone, une kiosk, un terminal existant ou leur ordinateur, Planpoint rassemble tout dans un même flux centralisé d’heures, prestations et suppléments. Toutes les données sont validées et traitées selon les mêmes règles, les mêmes paramètres de CCT et la même workflow. Plus de fichiers Excel différents, plus d’exports CSV dispersés, plus de processus fragmentés.

Vous ne devez d’ailleurs pas mettre votre matériel existant au rebut. Au contraire : les terminaux classiques restent parfaitement utilisables avec Planpoint et sont intégrés dans un flux uniforme d’enregistrement du temps. La kiosk propose même une alternative accessible sans matériel T&A coûteux, idéale pour les petits sites, accueils, back-offices ou lieux avec peu d’espace.

La véritable valeur ajoutée de Planpoint réside dans l’intégration : une gestion du temps connectée directement au planning, au personnel et au HR. Chaque enregistrement s’inscrit automatiquement dans la planification, la paie, les rapports ou la facturation — sans double saisie, sans corrections manuelles, sans discussions sur la “bonne” source.

Ce n’est pas le smartphone qui remplace la pointeuse, mais une plateforme qui prend en charge toutes les formes d’enregistrement. Vous obtenez ainsi flexibilité pour les collaborateurs et contrôle pour l’organisation — sans complexité ni travail en double.