Grâce à notre logiciel de workforce management, vous pouvez travailler de manière plus intelligente, plus efficace et avec plus de sérénité. Nous en sommes convaincus. Cependant, cela ne se produit pas automatiquement. En effet, une implémentation n’est jamais une simple formalité technique : c’est le moment où processus, habitudes et attentes se rencontrent. C’est pourquoi la réussite dépend non seulement de nous, mais aussi de votre organisation, de vos équipes et de vos collaborateurs.

Nous apportons évidemment beaucoup : best practices, méthodologies de projet, templates, formations et expertise issue de dizaines d’implémentations. Toutefois, même avec la meilleure approche, ce sont les personnes qui déterminent largement l’adoption et le succès du logiciel. D’ailleurs, ce n’est pas une manière de nous décharger, mais une réalité : la planification du personnel touche directement au cœur de votre organisation — vos équipes, vos processus, vos horaires, votre culture.

C’est précisément pour cela que nous n’attendons pas que les clients « s’installent » et observent. Au contraire : nous attendons de l’implication, des choix et un véritable ownership. Car, très concrètement, ce que l’on construit ensemble fonctionne mieux — et ce que l’on façonne soi-même continue de fonctionner durablement après le go-live.

Objectifs et cadre

Que souhaitez-vous atteindre avec Planpoint ? Moins d’Excel ? Moins de gestion ad hoc ? Plus de maîtrise sur votre occupation ? Plus d’implication des collaborateurs ? Sans objectifs clairs, le workforce management reste un outil technique. Avec des objectifs définis, il devient un véritable levier : vous savez où vous allez, pourquoi le projet compte et à quel moment il sera considéré comme réussi.

Cependant, les objectifs ne suffisent pas. Il faut également un cadre. Qui décide quoi ? Quels processus changent — et lesquels restent inchangés ? Quelles priorités appartiennent à la « phase 1 » et lesquelles seront abordées plus tard ? Par ailleurs, quelles règles sont non négociables ? Un cadre solide évite de réinventer la roue en permanence et assure que chacun avance dans la même direction. Ainsi, le projet reste maîtrisable — et apporte surtout plus de calme.

Scope : ce qui est inclus… et ce qui ne l’est pas (encore)

Une fois que le « pourquoi » est clair, la question suivante est simple : jusqu’où allez-vous ? Autrement dit : que met-on en place aujourd’hui… et que reporte-t-on sciemment ?

Pour de petits projets — par exemple la seule planification du personnel — la réponse apparaît rapidement. Cependant, pour des implémentations plus larges (plusieurs équipes, pointage, processus RH, autoplanification…), le scope devient essentiel. Il protège l’organisation d’une surestimation et rend le projet réellement faisable.

Ainsi, le scope vous aide à prioriser : quels éléments apportent une valeur immédiate, où se situe la plus grande douleur, quelles parties nécessitent du change management, et quelles étapes doivent attendre que l’équipe soit prête. Nous vous accompagnons évidemment : nous challengeons vos plans, clarifions les priorités et définissons ce qui est réaliste selon votre capacité, votre temps et vos ambitions.

Impliquer les bonnes personnes

Une implémentation repose avant tout sur les personnes : planificateurs, responsables, key users, IT… Ce sont eux qui connaissent la réalité du terrain, ressentent les frictions et savent ce qui fonctionne réellement. C’est pourquoi nous constituons une équipe projet suffisamment large pour décider intelligemment, mais assez compacte pour conserver du rythme.

Cependant, un élément est déterminant : le mandat. Une équipe sans pouvoir décisionnel perd du temps, de l’énergie et de la crédibilité. À l’inverse, une équipe avec mandat ose trancher, simplifier et guider les collègues dans le changement. Cela crée de la confiance — et fait toute la différence entre installer un logiciel et instaurer une nouvelle manière de travailler.

Nous vous aidons donc à définir qui impliquer, qui décide quoi, comment répartir les rôles et comment garantir que chacun reste informé, réaliste et efficace.

Formation et adoption

Un logiciel ne fonctionne vraiment que lorsque les utilisateurs le comprennent, lui font confiance et l’utilisent facilement. Ainsi, la formation et l’adoption ne sont jamais secondaires : elles sont centrales. Par ailleurs, les besoins diffèrent selon les rôles : les planificateurs veulent du détail, les responsables veulent une vue d’ensemble, et les collaborateurs cherchent avant tout la simplicité.

C’est pourquoi nous fournissons des formations adaptées, des exemples, de la documentation claire et des key users bien formés. Ensuite, nous accompagnons planificateurs et responsables, tout en aidant à informer les collaborateurs.

Cependant, l’adoption reste une responsabilité partagée. La communication interne est essentielle : comment annoncez-vous le changement ? Quels avantages mettez-vous en avant ? Vers qui les collaborateurs peuvent-ils se tourner ? Nous fournissons tous les supports nécessaires, que ce soit en train-the-trainer ou en formations directes.

Garder les risques en vue

Une implémentation ne suit jamais exactement le plan initial. Cependant, cela ne pose aucun problème — à condition d’avoir identifié les risques en amont. Ainsi, vous pouvez ajuster rapidement et éviter les retards.

Prenez donc le temps de vous demander : les objectifs sont-ils réalistes ? Y a-t-il assez de capacité ? Les rôles disposent-ils du bon mandat ? Les décisions sont-elles prises à temps ? En clarifiant cela dès le début, vous gardez le contrôle du projet.

Les pièges les plus fréquents

Même avec les meilleures intentions, les organisations rencontrent souvent les mêmes obstacles :

Sous-estimation du temps et de l’impact

Le WFM touche processus, horaires, équipes et accords. Cela demande du temps, surtout au démarrage.

Dépendances techniques

Logiciels vieillissants, partenaires peu flexibles, interfaces limitées… Cela peut freiner l’avancement, mais reste gérable si anticipé.

Complexité organisationnelle

Plus la structure est large, plus la configuration demande de précision.

Vouloir tout faire d’un coup

Sans scope clair, un projet gonfle et finit par ralentir.

Aller live trop vite

Un go-live précipité entraîne ensuite corrections, surcharge et stress.

Évidemment, nous faisons tout ensemble

Ne vous laissez pas impressionner. Avec les bonnes conditions, une implémentation devient une vraie opportunité : renforcer les processus, impliquer les équipes et créer plus de calme dans la planification. De nombreux clients l’ont déjà démontré.

Nous apportons l’expertise, la structure, l’accompagnement et les bonnes pratiques. Nous simplifions, guidons et restons présents à chaque étape.

Un logiciel peut s’installer. Une nouvelle manière de travailler, elle, se construit ensemble. C’est exactement là que Planpoint fait la différence.