Hilaire Van der Haeghe NV

Pour soutenir une croissance constante, Hilaire Van der Haeghe avait besoin d’urgence d’un système moderne de gestion du personnel, avec des liens vers son système de commande.

Une entreprise familiale de premier plan

le Groupe Hilaire Van der Haeghe est une entreprise familiale belge – la quatrième génération déjà – avec 120 ans d’expérience, dont plus de 80 ans dans l’agriculture et le secteur vert. L’organisation est importatrice exclusive de marques haut de gamme telles que Fendt, Amazone, Iseki, Walker, TS, Gianni Ferrari, Ferris, Snapper, Simplicity, Köppl, Holder, Yale, …

L’équipement de HH comprend diverses machines pour l’agriculture, la manutention de marchandises, les parcs et les jardins : tracteurs, machines de semis et de travail du sol, pulvérisateurs, moissonneuses-batteuses, broyeurs, chariots élévateurs, tondeuses à gazon autotractées, balayeuses, camions électriques et bien d’autres encore.

Depuis sa création en 1898, l’organisation a connu une croissance (internationale) constante. Aujourd’hui, le champ d’activité de HH couvre l’ensemble du Benelux et au-delà. L’organisation a également des plans d’expansion ambitieux pour les années à venir. Mais les marques haut de gamme exigent naturellement un service haut de gamme. Et cela n’est possible qu’avec une bonne organisation et une bonne planification de tous les services de soutien. C’est précisément là que HH s’est trouvé confronté à un défi.

À quoi Hilaire Van der Haeghe s’est-il heurté ?

Pour assurer l’entretien de tous ses équipements, HH peut compter sur une équipe de techniciens expérimentés. Et ce, pour quatre équipes différentes. Cependant, il n’est pas facile de garder une vue d’ensemble constante de tous les équipements, de leur entretien, de leur emplacement, des réparations éventuelles et de savoir quel technicien est présent pour quelle tâche. En outre, certains appareils sont sous-traités pour des démonstrations, ce qui complique considérablement la planification.

“Pour maintenir notre service à un niveau élevé et constant, il est essentiel de savoir où se trouve l’équipement. Et dans quel état, mais aussi qui a besoin de quoi et quand, afin de tout déployer à temps – et en parfait état. L’équipement, les démonstrations et les techniciens doivent fonctionner de manière optimale. Et ce n’est pas facile”, explique Kristof Van Braband, chef de projet chez Hilaire Van der Haeghe

Pour la planification des techniciens et des équipements, HH a notamment utilisé des feuilles de calcul Excel, Navision, Whatsapp, des calendriers Outlook et diverses boîtes aux lettres. Chaque équipe travaillait avec des systèmes différents. Il était donc très difficile, d’un point de vue commercial, d’avoir une image précise de la planification dans l’ensemble de l’organisation. En outre, la planification impliquait beaucoup de travail manuel : élaboration des programmes de travail, communication avec les techniciens et les clients, modifications, ordonnancement des commandes, etc. En bref, la planification était assez complexe, sujette à des erreurs et prenait beaucoup de temps.

Dans la perspective d’une croissance future, il est devenu évident que cette situation devait changer. À un moment donné, HH a donc décidé de faire appel à des professionnels. L’objectif était d’optimiser la planification des techniciens et de l’équipement dans un système convivial. Hilaire Van der Haeghe a cherché et trouvé un nouveau logiciel de planification.

Une approche orientée vers les solutions

Cette recherche a donné lieu à l’identification de plusieurs parties. Finalement, HH a choisi Planpoint. Planpoint se concentre sur l’utilisation la plus efficace possible de la main-d’œuvre et de l’équipement.

La collaboration intensive a débuté par des entretiens préparatoires, des instructions concrètes, un aperçu des desiderata, un calendrier et un cahier des charges à la fois réalisable et abordable. Certains détails, comme la présence de cartes pour optimiser les trajets des techniciens, étaient utiles mais pas nécessaires ; d’autres étaient essentiels : pensez à la possibilité pour les techniciens de transmettre rapidement des images à distance. La priorité ? Éviter ou, mieux encore, prévenir l’immobilisation des machines.

“Ce que nous avons immédiatement remarqué et apprécié chez Déhora, c’est son approche directe. Nous avons tout de suite senti qu’ils avaient les deux pieds sur terre. Ils ont fait preuve d’empathie et ont compris les besoins réels. L’objectif était de parvenir à un système accessible avec lequel les gens pourraient travailler avec un minimum d’actions”, déclare Kristof Van Braband. “Ce que nous avons particulièrement apprécié tout au long de ce processus, c’est leur approche orientée vers la recherche de solutions.”

Prêts pour le futur

La planification des techniciens et de l’équipement se fait désormais dans un système moderne et bien organisé. Toutes les heures travaillées et à travailler sont regroupées en un seul endroit. De plus, la planification du personnel dans Planpoint est toujours et partout accessible aux planificateurs et aux employés. Ainsi, tout le monde est toujours au courant des nouvelles tâches et des changements.

L’application mobile de Planpoint est très appréciée par les techniciens. Les employés peuvent rapidement voir quelles commandes ils doivent exécuter, pour quel client. Et grâce à une meilleure vue d’ensemble, la planification peut être optimisée dans l’ensemble de l’organisation. Depuis qu’Hilaire Van der Haeghe a commencé à utiliser Planpoint, l’implication des employés a considérablement augmenté. La planification prend désormais beaucoup moins de temps et d’efforts. La saisie et le chargement des commandes s’effectuent désormais automatiquement grâce à un lien avec Navision.