’T Pasrel établit un pont vers une meilleure planification du personnel

La planification des services et des employés dans Excel prenait beaucoup de temps et d’efforts aux coordinateurs d’OOOC ‘t Pasrel. De plus, ils recherchaient un outil de planification moderne pour promouvoir l’équilibre travail-vie des employés grâce à l’auto-planification. Ils ont trouvé la solution idéale avec Planpoint.

Voici ‘t Pasrel

‘t Pasrel (mot bruxellois pour “petit pont”) est un centre d’accueil, d’orientation et d’observation (OOOC) pour les jeunes, reconnu par la Communauté flamande. Au fil des ans, ‘t Pasrel a acquis une place importante dans le paysage de la protection de la jeunesse dans la région de Bruxelles et du Brabant flamand. En offrant un havre de sécurité et un accompagnement sur mesure, l’organisation offre à ces enfants, jeunes et leurs familles des perspectives et des opportunités de développement.

“Nous voulons être un ‘petit pont’, une transition sécurisée vers un avenir stable”, déclare Steven Luyckfasseel, coordinateur chez OOOC ‘t Pasrel. Mais pour rendre cela possible, une planification du personnel fiable, flexible et évolutive est essentielle. C’est là que le logiciel de planification Planpoint joue un rôle crucial.

Horaires et planification du personnel

La planification du personnel chez ‘t Pasrel est un défi qui nécessite précision et flexibilité. Avec les soins intensifs et l’engagement 24/7 attendus de leur équipe, il est essentiel d’avoir toujours une équipe complète, tout en permettant aux employés de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

L’équipe faisait face à un défi bien connu de nombreuses organisations de soins. Avec leur ancienne méthode, une planification manuelle dans Excel, la création des horaires prenait inutilement beaucoup de temps et la vue d’ensemble était souvent difficile à obtenir.

“Notre ancien système offrait à peine de la place pour des ajustements et n’était pas vraiment clair”, explique Steven. Les échanges et les services vacants étaient difficiles à gérer, ce qui entraînait parfois des lacunes dans la planification. Cela rendait encore plus difficile de garantir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée pour les employés.

Steven ajoute : “Avec la pensée croissante de l’engagement et de l’autogestion, nous voulions également passer à l’auto-planification. Nous le faisions déjà un peu sur papier, mais nous avons rapidement constaté que cela ne suffisait pas. La prochaine étape logique était donc un logiciel de planification moderne.”

Planifier plus facilement avec Planpoint

‘t Pasrel a cherché une solution qui non seulement faciliterait grandement la planification du personnel, mais qui créerait également plus d’autonomie et de visibilité pour les employés. Une exigence importante était la possibilité d’auto-planification numérique et fondée au sein de l’outil. Après des discussions intensives et des comparaisons, ils ont choisi Planpoint.

Steven : “Planpoint nous a offert un logiciel flexible et orienté vers l’avenir qui répondait exactement à nos besoins. Nos employés peuvent eux-mêmes indiquer quand ils sont disponibles et quels services ils peuvent travailler.”

Avec Planpoint, une nouvelle transformation a été rendue possible, permettant aux employés de s’auto-planifier numériquement et de gérer facilement leur propre disponibilité et leurs services. Cela rend non seulement plus facile de combler les services vacants chez ‘t Pasrel, mais renforce également l’esprit d’équipe et l’engagement.

Collaboration et mise en œuvre

Déhora a joué un rôle important dans la mise en œuvre réussie de Planpoint. Des premières discussions à l’optimisation actuelle, Déhora a soutenu OOOC ‘t Pasrel de manière proactive avec l’intégration et a donné des conseils sur l’utilisation du logiciel. Car Planpoint offre de nombreuses possibilités, ce qui nécessite une attention et une direction appropriées.

“L’équipe Déhora était et est toujours prête à répondre aux questions et pense activement à d’autres améliorations du logiciel. Ils faisaient vraiment partie de notre équipe”, raconte Steven. Cette collaboration étroite a permis de bien implémenter Planpoint et de maximiser son utilisation, afin que l’équipe de ‘t Pasrel puisse se concentrer là où elle doit : sur les soins aux jeunes.

Engagement et meilleure vue d’ensemble

La mise en œuvre de Planpoint chez OOOC ‘t Pasrel a produit des résultats positifs tant pour la direction que pour les employés. Les employés ont maintenant un accès direct à leur emploi du temps et à leur planification, ce qui réduit les tâches manuelles et augmente l’efficacité. Pour l’administration, cela signifie un allègement considérable de la charge de travail. La traduction des horaires de travail complexes vers le secrétariat social est plus simple, permettant à l’administration de se concentrer sur d’autres tâches.

Steven explique : “Nous constatons une nette amélioration de la vue d’ensemble et de l’engagement de nos employés. Nous gagnons non seulement du temps, mais travaillons aussi plus efficacement et avec plus de plaisir.” Grâce à Planpoint, il y a plus de calme et de structure au sein de l’équipe, ce qui contribue directement à une prestation de soins plus fluide pour les jeunes.

Résultat de cette collaboration

• Meilleure vue d’ensemble des horaires personnels pour tous les employés
• Gain de temps grâce à la réduction des tâches de planification manuelles
• Plus grand engagement des employés grâce à la transparence et à l’auto-planification
• Moins de lacunes dans la planification et meilleure répartition des services vacants
• Soutien proactif de Déhora pour l’optimisation continue de Planpoint

Cette transformation réussie montre comment Planpoint et Déhora ont élevé la planification du personnel chez ‘t Pasrel à un niveau supérieur et contribuent à un avenir stable et sécurisé pour les jeunes.