Lokaal bestuur Mortsel

Lokaal bestuur Mortsel koos vol overtuiging voor een nieuwe, moderne software voor personeelsplanning. Dit leidde tot efficiënter plannen, minder rompslomp en nog meer betrokkenheid onder coaches en zorgverleners.

Persoonlijk contact centraal

Bij lokaal bestuur Mortsel zijn de thuiszorgdiensten sterk lokaal georganiseerd, op wijkniveau. In totaal zijn er vijf multidisciplinaire wijkteams waarin gezinszorg en schoonmaakdienst sàmen de zorg per wijk op zich nemen. Elk wijkteam wordt aangestuurd door een meewerkende coach en een planner. Zij staan in voor de opmaak en het beheer van het teamrooster. Maatschappelijk werkers bieden ondersteuning met advies over cliënten en de organisatie van hulp aan huis.

Het belangrijkste doel van goede personeelsplanning is dat alle cliënten kunnen profiteren van gezins- of thuiszorg op het moment dat ze dit nodig hebben. Daarnaast streeft Mortsel ernaar dat zorgbehoevenden altijd kunnen rekenen op vertrouwde gezichten. Persoonlijk contact en betrokkenheid staan centraal in de dienstverlening van het lokaal bestuur.

Paulien Gysels, coördinator buurtzorg bij lokaal bestuur Mortsel, benadrukt de voordelen van goed plannen en werken met dezelfde medewerkers bij dezelfde cliënten: “Zowel voor onze cliënten als voor de verzorgenden heeft dit veel voordelen. Er kan een duurzame relatie tussen zorgverleners en cliënten worden opgebouwd, en onze medewerkers voelen zich meer betrokken. We streven ernaar om vervangingen binnen dezelfde wijk te regelen, maar als dit niet anders kan, wordt er ook wijk- of teamoverschrijdend gewerkt.”

De uitdaging: vaarwel Excel en papier

Voorheen werden de uurroosters voor gezinszorg en poetshulp handmatig opgesteld en bijgehouden in een Excelsheet, die centraal op een server stond waar niet iedereen toegang toe had. Elke wijziging in de planning, zoals afwezigheden, ziektedagen, wissels of verlof, moest handmatig worden doorgevoerd. Ziekte- en verlofaanvragen werden apart per e-mail verstuurd, wat regelmatig leidde tot fouten en dubbele registraties.

Bovendien waren de roosters niet direct toegankelijk voor iedereen, waardoor het niet altijd duidelijk was wanneer er aanpassingen waren doorgevoerd. Ook het bijhouden van de adressen van cliënten op papier was niet handig in het kader van GDPR en vanwege adreswijzigingen.

“Als er dan iemand ziek uitviel, dan was het zeer lastig om de planning over te nemen. Wat naar continuïteit niet ideaal is. Een planning in Excel is nu eenmaal moeilijk over te dragen. Veel informatie over cliënten en medewerkers zat ook in de hoofden van de maatschappelijk werkers en planners”, licht Paulien toe.

Chadani Van Put, maatschappelijk werker bij lokaal bestuur Mortsel  “En bij elke wijziging in de planning moest de planner of de maatschappelijk werker gaan rondbellen om er zeker van te zijn dat zowel onze mensen als cliënten op de hoogte waren van de nieuwe planning. Een tijdrovend proces.“

Om deze uitdagingen aan te pakken koos Lokaal Bestuur Mortsel voor vernieuwing. Ze vonden een oplossing in Planpoint, een moderne WFM software voor personeelsplanning, ingericht op maat van thuiszorgdiensten. Het resultaat? Beter plannen, efficiënter werken en samenwerking stimuleren.

Efficiënter plannen en samenwerken met Planpoint

Met Planpoint zit de planning van de wijkteams nu in één modern en overzichtelijk planningsysteem. Het systeem is toegankelijk in de cloud, waardoor iedereen altijd en overal bij de werkroosters kan. De roosters in Planpoint zijn altijd up-to-date en medewerkers worden direct op de hoogte gebracht van wijzigingen. Dankzij het verbeterde overzicht kunnen de roosters ook op lange termijn geoptimaliseerd worden.

“Vroeger werd de planning wekelijks doorgestuurd, maar telkens als iets veranderde, moest dit élke keer opnieuw worden doorgegeven. Er was heel wat communicatie héén en weer. We kregen continu telefoontjes met vragen over adressen of cliënten. Nu kunnen we gewoon zeggen dat de meest recente planning en informatie over cliënten altijd in Planpoint staat. Zo eenvoudig is het.” aldus Chadani.

Ook collega’s die niet dagelijks bij de planning betrokken zijn, zoals administratieve medewerkers, krijgen ook  wel eens een vraag over de personeelsplanning. Ook zij kunnen gewoon de werkroosters of cliëntdossiers in Planpoint raadplegen, zonder daarvoor eerst een planner of coach te moeten contacteren.

“Planpoint is echt een grote winst voor de planners én voor onze medewerkers. Alle informatie is up-to-date en staat op één centrale plek . Nu is alles digitaal beschikbaar. De poetsteams en de verzorgenden zien via de app meteen met wie ze samenwerken, en op welke dag ze bij welke cliënt zijn ingeroosterd. Maar ook op welk moment van de dag, of welke locatie. Dat is echt geweldig. Een enorme stap vooruit.” vult Paulien aan.

Op het moment dat medewerkers zijn aangekomen bij een cliënt kunnen ze via Planpoint zelfs opmerkingen voor de planner insturen, onkosten registreren of kilometers invoeren. In de toekomst krijgen medewerkers ook de optie om een taak of opdracht af te laten tekenen door de cliënt.

Met betrekking tot haar favoriete functionaliteit vertelt Chadani hoe handig ze het roosteroverzicht vindt: “In het planbord zie je meteen of bij alle cliënten een zorgkundige of poetshulp is ingepland. Het overzicht of luik onderaan de planning is echt handig. Door middel van kleuren zie je meteen of er gaps zijn, of alle medewerkers effectief ingeroosterd zijn. Je kan ook de weergave van het planbord aanpassen zoals je dat wilt. Ik kan in één oogopslag controleren wie er vandaag of morgen werkt, en welke medewerkers ruimte hebben voor een andere cliënt.”

Implementatie en verandering

Nieuwe planningsoftware onder de knie krijgen vraagt uiteraard wat flexibiliteit van medewerkers. Daarom kon lokaal bestuur Mortsel rekenen op de persoonlijke begeleiding van de Déhora consultants. Zowel tijdens de implementatie als nà livegang.

 “De overgang is super goed verlopen. De meeste wijkteams waren meteen weg van Planpoint, het wijst zichzelf uit”, zegt Paulien, “Omdat we een iets andere manier van werken hebben dan de meeste thuiszorgorganisaties kan ik me inbeelden dat we behoorlijk veel speciallekes hebben. Maar we krijgen altijd gehoor en de mensen van Déhora zijn zeer goed bereikbaar. Elke vraag of verzoek tot aanpassing wordt serieus genomen.”

Om een goede opstart te verzekeren werden trainingssessies voor planners en coaches georganiseerd. Stap voor stap leerden zij optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van Planpoint. Vervolgens werden ook de verzorgenden betrokken in het verandertraject. Zo kregen wij iedereen goed aan boord.

Next steps

Een bijkomende reden waarom Mortsel voor Planpoint koos is de schaalbaarheid en flexibiliteit van Planpoint op lange termijn. In een volgende fase zal lokaal bestuur Mortsel namelijk gebruikmaken van de mogelijkheid om ook de verwerking van prestaties te automatiseren.

“Binnenkort zullen we ook de facturatie van thuiszorg en het doorgeven van uren via Planpoint regelen. Prestatieformulieren van medewerkers worden op dit ogenblik op papier ingeleverd. Wij moeten al die formulieren controleren, optellen en invoeren”, Zegt Chadani, “In Planpoint kan dat gewoon digitaal, prestaties worden meteen doorgestuurd voor facturatie. Dan zijn die papieren niet meer nodig. Echt iedereen kijkt daar naar uit”, lacht Chadani.