Wat zijn must-haves in jouw WFM software?

Tegenwoordig is er een overvloed aan verschillende planningsoftware beschikbaar, elk met hun eigen kenmerken en voordelen. Het aanbod varieert van eenvoudige roostertools tot geintegreerde WFM oplossingen. Dat maakt dat het behoorlijk lastig kan zijn om de juiste keuze te maken. Hoewel de mogelijkheden talrijk zijn, zijn er enkele functies of features die gewoon niet mogen ontbreken in een moderne software voor personeelsplanning of workforce management.

Interactieve omgeving voor je medewerkers

Je medewerkers willen niet alleen hun planning raadplegen. Ze willen ook actief betrokken worden bij het proces van personeelsplanning en roosterbeheer. Een moderne planningsoftware biedt daarom medewerkers de mogelijkheid om online (via web of smartphone) zélf een aantal planningstaken op zich te nemen. Zoals diensten ruilen, afwezigheden en extra aanwezigheden aanvragen of persoonlijke roostervoorkeuren bijwerken. Empower je workforce én bespaar op kostbare tijd.

Mobiele toegankelijkheid

Met de opkomst van mobiel werken is het uiteraard cruciaal dat jouw WFM software een mobiele app of een responsieve web interface heeft. Hierdoor hebben jouw medewerkers en managers, waar dan ook, toegang tot persoonlijke werkroosters, teamroosters, communicatie, aanvragen en andere relevante informatie.

Communicatie en samenwerking

Alle relevante informatie en communicatie op één plek! Een WFM software met communicatie- en samenwerkingsfuncties heeft onze voorkeur. Denk hierbij aan features zoals interne berichten, notificaties, documenten inladen, zelfroosteren en zelfs een gedeelde kalender.

Beslissingsondersteunende functies

WFM software moet jouw planners de mogelijkheid bieden om snel en zonder kopzorgen roosters op te stellen op basis van uiteenlopende criteria. Zoals de beschikbaarheid en wensen van medewerkers, wetgeving, interne regels, de vraag naar werk en andere relevante factoren.

Voor ons doet de motor achter jouw WFM software het grote denkwerk. Realtime en in een fractie van een seconde. Visuele cues, foutmeldingen en korte instructies ondersteunen je planner en manager maximaal bij het maken van de juiste beslissingen.

Automatische planning

Ook automatische roosterfuncties mogen niet ontbreken. Oftewel slimme mogelijkheden die op basis van onder meer de beschikbaarheid en vaardigheden van medewerkers automatisch een optimale personeelsplanning kunnen voorstellen. Als planner kun je dan nog aan de slag met dit voorstel voordat de planning wordt gepubliceerd. Denk hierbij aan zeer specifieke features zoals ‘zoek beste medewerker’ of ‘zoek beste opdracht’.

Integratie in je huidige HR omgeving

Wat ons betreft moet je een moderne WFM software snel en zonder zorgen kunnen koppelen aan je bestaande HR infrastructuur. Als organisatie gebruik je wellicht verschillende softwaretools en platfors.

Elke software heeft een specifieke focus. Zoals je HRM-software, salarisadministratie, facturatie- en tijdregistratiesystemen of je ordersysteem. Maar vaak is er veel gedeelde informatie. Of informatie in de ene toepassing, zoals geplande uren, die zeer nuttig kan zijn in een andere toepassing. Met een snelle integratie werk je slimmer, bespaar je tijd én blijf je flexibel.

Functies voor tijd en aanwezigheid

Een all-in-one WFM software die personeelsplanning én tijdsregistratie combineert kan verschillende voordelen bieden. Ten eerste heb je één geïntegreerd systeem, en geen aparte softwaretoepassingen. Alle gegevens komen dus realtime op de juiste plek terecht. Controleer afwezigheden of vergelijk realtime de geplande uren van medewerkers met geregistreerde tijden. Krijg inzicht in afwijkingen en stuur de juiste prestaties automatisch naar je loonadministratie. Dit helpt weer bij het verminderen van fouten en garandeert een nauwkeurige berekening van salarissen, overuren en andere compensaties.

Competentiebeheer

Het is belangrijk dat je met de software ook de vaardigheden en kwalificaties van jouw medewerkers kunt bijhouden. Dit stelt planners en managers beter in staat om de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden op de juiste plaats in te plannen.

Het systeem geeft een waarschuwing als er bijvoorbeeld een tekort aan specifieke vaardigheden dreigt te ontstaan, of wanneer een medewerker met de ‘foute’ competenties wordt ingeroosterd. Competentiebeheer wordt bovendien nog eenvoudiger wanneer je WFM software over een overzichtelijke competentiematrix beschikt. Dit is een geïntegreerde matrix of tabel waarin de vereiste competenties voor verschillende functies of taken aan de ene kant worden weergegeven en de namen van de medewerkers aan de andere kant.

Lokale helpdesk en ondersteuning

Zeker een must: lokale ondersteuning door een partner die dezelfde taal spreekt en die jouw organisatie als de beste kent. Vraag aan de leverancier van je planningsoftware waar ze kantoor houden en hoe ze o.a. training, advies en support organiseren. De voordelen van lokale ondersteuning zijn groot:

• Snelle respons en directe ondersteuning in dezelfde taal;
• Persoonlijk contact en betere communicatie;
• Lokale kennis en aanpassingsvermogen;
• Indien nodig ondersteuning op locatie;
• Lokale beveiliging en gegevensbescherming;
• Documentatie in dezelfde taal.

Future-proof en schaalbaar

Tot slot is moderne planningsoftware schaalbaar en klaar voor de toekomst. WFM software is future-proof wanneer deze gemaakt is om langdurig gebruikt te worden. Dit is flexibele software die gemakkelijk en snel kan worden aangepast aan veranderde behoeften en omstandigheden. Nieuwe functionaliteiten, integraties of technologieën moeten snel kunnen worden geïmplementeerd, zonder grote aanpassingen of onnodige complexiteit, zonder technologische uitdagingen.

Daarnaast hoort je WFM software ook schaalbaar te zijn. Dit wilt zeggen dat de software eenvoudig aan te passen is aan bijvoorbeeld een verhoogde werklast of een toename in gebruikers.