Onmisbare Workforce Management functionaliteiten

Vandaag de dag is er een overvloed aan verschillende planningsoftware beschikbaar, elk met unieke functionaliteiten en voordelen. Het aanbod varieert van eenvoudige roostertools tot geïntegreerde WFM-oplossingen. Dit maakt het kiezen van de juiste software een uitdagende taak.

Hoewel de mogelijkheden talrijk zijn, zijn er enkele functies die niet mogen ontbreken in moderne personeelsplanning- of workforce management-software. Ontdek ze hier.

Interactieve omgeving voor je medewerkers

Medewerkers willen meer dan alleen hun planning bekijken; ze willen actief betrokken worden bij het personeelsplanning- en roosterbeheerproces. Moderne planningsoftware stelt hen in staat om online via web of smartphone zelf enkele planningstaken op zich te nemen. Ze kunnen diensten ruilen, afwezigheden aanvragen, extra aanwezigheden registreren of persoonlijke roostervoorkeuren bijwerken. Dit geeft je workforce meer controle en bespaart kostbare tijd.

Mobiele bereikbaarheid

Met de opkomst van mobiel werken is het cruciaal dat je WFM-software een mobiele app of een responsieve webinterface heeft. Zo hebben medewerkers en managers altijd en overal toegang tot werkroosters, teamroosters, communicatie, aanvragen en andere relevante HR-informatie.

Beslissingsondersteunende functies

Software voor WFM en personeelsplanning moet je planners in staat stellen snel en efficiënt roosters op te stellen op basis van verschillende criteria zoals beschikbaarheid, wensen van medewerkers, wetgeving, interne regels en de vraag naar werk. De software doet het zware denkwerk realtime en biedt visuele cues, foutmeldingen en korte instructies om de juiste beslissingen te ondersteunen.

Automatische planningsfuncties

Automatische roosterfuncties zijn mogen niet ontbreken. Deze slimme mogelijkheden stellen op basis van beschikbaarheid en vaardigheden van medewerkers automatisch een optimale personeelsplanning voor. Planners kunnen dit voorstel vervolgens finetunen voordat de planning wordt gepubliceerd. Specifieke features zoals ‘zoek beste medewerker’ of ‘zoek beste opdracht’ maken dit proces nog eenvoudiger.

Integratie met tijdregistratie

Een all-in-one planningsoftware die personeelsplanning en tijdsregistratie combineert biedt veel voordelen. Je hebt één geïntegreerd systeem, realtime gegevens en inzicht in afwezigheden of afwijkingen. Dit minimaliseert fouten en garandeert een nauwkeurige berekening van salarissen, overuren en andere compensaties.

Communicatie en samenwerking

Een planningssoftware maakt communicatie makkelijk en transparant. Idealiter heb je alle relevante informatie en communicatie op één plek! WFM-software met communicatie- en samenwerkingsfuncties is dus een must. Denk aan interne berichten, notificaties, documenten opladen, zelfroosteren en een gedeelde kalender. Dit bevordert een soepele samenwerking en houdt iedereen op de hoogte.

Vlotte integratie in je huidige HR omgeving

Moderne WFM-software moet naadloos kunnen koppelen aan je bestaande HR-infrastructuur. Of je nu verschillende softwaretools gebruikt voor HRM, salarisadministratie, facturatie of tijdregistratie, een vlotte integratie zorgt voor slimmer werken, tijdsbesparing en flexibiliteit. Zo kan gedeelde informatie optimaal benut worden over verschillende toepassingen heen.

Competentiebeheer

Het bijhouden van de vaardigheden en kwalificaties van medewerkers is cruciaal. Personeelsbeheer is nu eenmaal een belangrijk onderdeel van WFM. Dit helpt planners en managers om de juiste medewerkers op de juiste plek in te plannen. Het systeem kan waarschuwingen geven bij een tekort aan specifieke vaardigheden of bij een mismatch van competenties. Een overzichtelijke competentiematrix maakt dit proces nog eenvoudiger.

Lokale helpdesk en ondersteuning

Ook lokale ondersteuning is wat ons betreft een must. Vraag de leverancier waar ze gevestigd zijn en hoe ze training, advies en support organiseren. Voordelen van lokale ondersteuning zijn onder andere snelle respons, directe ondersteuning in dezelfde taal, persoonlijk contact en betere communicatie.

• Snelle respons en directe ondersteuning in dezelfde taal;
• Persoonlijk contact en betere communicatie;
• Lokale kennis en aanpassingsvermogen;
• Indien nodig ondersteuning op locatie;
• Lokale beveiliging en gegevensbescherming;
• Documentatie in dezelfde taal.

Software moet future-proof en schaalbaar zijn

Moderne planningsoftware moet tot slot schaalbaar en future-proof zijn. Dit betekent dat de software flexibel en snel aangepast kan worden aan veranderende behoeften en omstandigheden. Nieuwe functionaliteiten, integraties en technologieën moeten eenvoudig geïmplementeerd kunnen worden zonder onnodige complexiteit.