8 signaux qu’il est temps de changer de logiciel de planification du personnel

Dans votre planification du personnel, tout tourne autour de l’efficacité, de la précision et du bon déroulement de vos opérations quotidiennes. Le choix du bon logiciel est crucial. Cependant, il arrive parfois un moment où votre logiciel de planification ne suffit plus. Voici 8 signaux clairs indiquant qu’il est peut-être temps de passer à un nouveau logiciel de planification du personnel.

Il est difficile de collecter les bonnes informations

La collecte d’informations sur vos employés, vos tâches et éventuellement vos clients devrait être un processus fluide. Mais si vous constatez que vous investissez beaucoup de temps et d’énergie (et que vous êtes frustré) pour collecter et suivre les données nécessaires à une bonne planification, cela signifie que votre logiciel actuel est insuffisant. Un logiciel de planification du personnel optimal devrait être capable de collecter, d’organiser et de présenter les données de manière transparente en un seul endroit. Toutes ces informations doivent également être facilement accessibles pour que vous puissiez prendre des décisions rapides et efficaces

Vous passez (trop) de temps à élaborer des horaires de travail

De nombreuses organisations établissent encore manuellement des horaires de travail, ce qui est non seulement une tâche chronophage, mais souvent aussi source de tracas. Pensez aux ajustements, aux échanges ou au suivi des performances. Si votre logiciel de planification du personnel n’est plus en mesure de simplifier et d’accélérer votre planification, il est temps de passer à une solution offrant des options de planification plus automatisées et flexibles.

L’automatisation peut englober un large éventail de fonctionnalités. Cela peut aller de la vérification en temps réel des violations de règles à une représentation visuelle des souhaits et préférences. De plus, un logiciel moderne vous permet d’ajuster ou de dupliquer rapidement des activités, de déplacer des tâches planifiées et bien plus encore.

Vous rencontrez souvent des problèmes de sur-effectif ou de sous-effectif

Un bon équilibre dans l’occupation du personnel est essentiel pour un fonctionnement fluide de l’entreprise. Si votre logiciel actuel de planification du personnel ne peut pas faire de prévisions précises ou ne propose pas d’outils pour éviter les sur-effectifs ou les sous-effectifs, cela peut avoir un impact négatif sur votre productivité et la satisfaction de vos clients.

Dans ce cas également, il est temps de rechercher un système offrant des options de prévision et de planification plus efficaces. Un tel système de gestion des effectifs devrait également vous aider à surveiller avec précision les soldes et les compteurs de vos employés

Les employés ‘oublient’ parfois leur planning

C’est un scénario courant : des employés déclarent : « Je ne savais pas que je devais travailler aujourd’hui ». Ce genre de malentendus entraîne beaucoup de frustration et d’inefficacité au sein de votre équipe. Mais cela n’est certainement pas toujours imputable à la négligence ou au manque de volonté de l’employé en question. Dans de nombreux cas, cela peut indiquer un manque de possibilités de communication ou une confusion dans votre logiciel de planification actuel.

« En utilisant un logiciel de planification moderne, vos employés ont la possibilité de consulter leurs horaires en ligne, et ce, en toute simplicité depuis leur smartphone. Cela contribue considérablement à réduire les malentendus et la confusion concernant les plannings de travail. De plus, certains logiciels de gestion des effectifs (WFM) intègrent des outils de communication tels que des fonctions de messagerie et des tableaux d’affichage, améliorant ainsi la communication interne.

Confusion WFM planification du personnel employé

Les demandes et les échanges causent des maux de tête La gestion des demandes et des échanges peut être assez simple. Mais imaginez que vous ne voyiez plus la forêt à travers les arbres : qui a échangé avec qui exactement ? Quels services ou postes sont encore disponibles ? Combien d’employés demandent précisément un congé ? Y a-t-il suffisamment de personnes disponibles pour effectuer le travail ? Si la gestion des plannings devient trop compliquée, il est temps de passer à une mise à niveau de vos outils de planification.

Une solution logicielle robuste pour la planification du personnel permet à vos employés de soumettre indépendamment et facilement leurs demandes de congé ou d’échange de services en ligne. En coulisses, divers contrôles veillent à ce que tout se déroule correctement, équitablement et de manière transparente. Cela offre plus d’autonomie à vos employés et réduit la charge administrative pour les gestionnaires. En tant que responsable, avec le bon logiciel de gestion des effectifs (WFM), vous pouvez suivre toutes les demandes d’échange et d’absence, les approuver ou les rejeter. Les rapports détaillés et les différentes options d’affichage sont des outils précieux dans ce processus.

Si vous êtes constamment en train d’éteindre des feux

Si vous vous retrouvez constamment à résoudre des problèmes inattendus dans votre planification du personnel, c’est un signe clair que quelque chose ne va pas. Il se peut que votre logiciel actuel de planification du personnel ne soit pas suffisamment équipé pour anticiper ces défis. Un logiciel efficace devrait être capable de prévoir et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d’autres tâches. Une bonne solution de gestion des effectifs vous aide à être proactif et à planifier à l’avance.

Vous enfreignez (involontairement) la législation

Enfreindre involontairement les règles et la législation peut avoir de graves conséquences pour votre organisation. Si vous constatez que votre logiciel actuel de planification du personnel vous pose des problèmes, par exemple en raison de calculs incorrects des heures de travail ou des temps de repos, il est temps de passer à un logiciel qui permet d’intégrer à la fois les règles légales et internes. Ce nouveau logiciel devrait être capable de vérifier en temps réel la conformité aux règles et d’éviter les infractions. Les logiciels modernes de planification du personnel vous aident à prendre des décisions correctes avant qu’il ne soit trop tard.

Vos employés se plaignent constamment de leur emploi du temps

Si vos employés se plaignent constamment de leur emploi du temps, cela peut indiquer un manque d’implication dans la planification du personnel ou un sentiment d’injustice dans l’établissement des horaires. Les logiciels de planification du personnel peuvent offrir des possibilités de meilleure communication, d’engagement accru des employés et d’outils pour adapter les horaires aux besoins individuels. Pensez même à la possibilité de permettre à vos employés de s’auto-planifier numériquement. De plus, les logiciels modernes de gestion des effectifs offrent la possibilité aux employés de soumettre leurs préférences, telles que les jours de congé souhaités ou les heures préférées.

Vous utilisez de nombreux outils en plus de votre logiciel de planification du personnel

Enfin, si vous devez utiliser toutes sortes de feuilles Excel, d’outils ou même des carnets de notes papier en complément de votre logiciel de planification, c’est un signe que votre système actuel ne répond pas à tous vos besoins. Il est temps de passer à une solution de gestion des effectifs plus complète.

Lorsque vous envisagez un nouveau logiciel de planification du personnel, il est essentiel d’investir dans un système qui répond non seulement à vos besoins actuels, mais qui est également évolutif pour la croissance future et les défis à venir. Passer à une solution de gestion des effectifs plus avancée est une étape importante pour améliorer l’efficacité de votre organisation.