Différentes méthodes de planification dans une seule plateforme?

Chaque département son propre planning de personnel ?

Dans une organisation avec plusieurs départements, chaque service a souvent des exigences uniques pour la planification du personnel. Par exemple, un service qui gère des horaires 24/7 a des besoins très différents de ceux d’un service qui planifie des projets ou des rendez-vous clients.

Il est crucial que chaque service puisse choisir la méthode de planification qui lui convient le mieux. Mais comment éviter que cette diversité ne provoque chaos et inefficacité, surtout lorsque des employés changent de service ou que des ressources sont partagées ?

Une grande variété, mais peu d’efficacité

Lorsque chaque département suit sa propre méthode de planification, cela peut devenir complexe. Chaque service a ses propres règles, et ces « îlots » ne communiquent pas entre eux. Cela rend difficile d’avoir une vue d’ensemble sur le personnel de l’organisation. Vous pourriez avoir un surplus de personnel dans un service, tandis qu’un autre en manque.

Et que dire des outils et logiciels ? Chaque service utilise souvent un logiciel différent pour gérer les plannings. Pourtant, la clé est de rassembler tous ces besoins sur une seule plateforme.

Exemple pratique : La municipalité de PlanVille !

Prenons l’exemple de « PlanVille », une municipalité fictive. PlanVille offre divers services à ses habitants et possède plusieurs départements aux besoins de planification spécifiques. Ces services vont d’un centre de soins à une équipe de petits travaux, en passant par les soins à domicile, le sport et la bibliothèque.

Service 1 : Centre de soins résidentiels

Le centre de soins résidentiels offre un hébergement et des soins aux personnes âgées. Les besoins en matière de planification ici sont basés sur la planification des services :

• Planification des services : Les infirmières et les soignants doivent être planifiés à différents moments de la journée (matin, après-midi, soir) pour s’occuper des résidents.
• Logiciel : Actuellement, ce service utilise un logiciel de planification spécialisé, avec des intégrations vers des dossiers de soins centraux et des services de secrétariat social.

Service 2 : Service de petits travaux

Ce service aide les habitants pour de petits travaux à domicile qu’ils ne peuvent pas effectuer eux-mêmes. Cela nécessite une planification des tâches :

• Planification des tâches : Les planificateurs doivent assigner les tâches aux employés en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et de l’urgence de la tâche.
• Logiciel : Le service de petits travaux utilise actuellement une feuille Excel très complexe pour planifier les tâches et les employés, ainsi que pour suivre les horaires de travail.

Service 3 : Soins à domicile et soins infirmiers à domicile

Ce service fournit des soins à domicile, allant des soins personnels aux soins médicaux. Cela demande une planification des clients :

• Planification des clients : La planification doit tenir compte des besoins spécifiques des clients, de leurs préférences, ainsi que de la disponibilité et des compétences des soignants.
• Logiciel : Actuellement, un ancien système de planification est utilisé. Les données des clients sont gérées dans un logiciel séparé, sans connexion entre les deux. Les heures travaillées et les prestations sont consignées sur papier, puis transférées manuellement chaque mois vers la paie.

Service 4 : Service des sports

Le service des sports organise et gère des activités sportives et des événements dans la commune. Les besoins en planification ici sont encore différents :

• Planification des événements : La planification des événements sportifs, tournois et activités hebdomadaires. Les entraîneurs, coaches et personnel de soutien doivent être planifiés en fonction des activités et de leur disponibilité.
• Logiciel : Le service des sports utilise actuellement une combinaison de papier et d’Excel pour planifier les événements. Le suivi des heures est également effectué dans Excel.

Service 5 : Bibliothèque

La bibliothèque offre une gamme de services allant du prêt de livres aux programmes éducatifs. Leurs besoins en matière de planification incluent :

• Planification du personnel : La planification des employés pour les comptoirs de prêt, les comptoirs d’information et les ateliers, ainsi que l’organisation de conférences, de clubs de lecture et d’autres événements.
• Logiciel : La bibliothèque utilise un petit outil de planification simple. Tous les horaires sont suivis manuellement et traités en fin de mois.

Gains avec Planpoint : une seule plateforme WFM

Le défi est d’intégrer tous ces services et systèmes sans négliger les besoins uniques de chaque département.

Planpoint offre la solution idéale. Elle rassemble tous ces besoins divers dans une seule plateforme, sans compromettre la flexibilité ou la facilité d’utilisation. Chaque service peut conserver sa méthode de planification au sein d’une plateforme intégrée.

Planification inter-services

Dans une organisation où les employés travaillent dans plusieurs départements, une planification inter-services est essentielle. Planpoint offre une visibilité en temps réel sur la disponibilité et l’occupation de tous les services. Cela permet une planification intégrée. Les employés sont ainsi affectés là où ils sont le plus nécessaires, augmentant la productivité et équilibrant mieux la charge de travail.

Partage des ressources communes

Planpoint facilite aussi le partage des ressources entre services. Cela signifie que les employés peuvent être déployés de manière flexible sans conflits de planification. Planpoint offre une vue d’ensemble de la disponibilité des ressources dans toute l’organisation, permettant des ajustements rapides.

Évolutivité

Avec Planpoint, vous pouvez commencer petit et étendre les services sur la plateforme au fur et à mesure que le besoin s’en fait sentir. Que vous ajoutiez un ou plusieurs départements, Planpoint évolue avec votre organisation. Cela permet une transition progressive, sans avoir à tout mettre en œuvre dès le premier jour.

Implémentation et maintenance

L’un des grands avantages de Planpoint est l’économie réalisée en utilisant une seule plateforme WFM pour plusieurs départements. Cela simplifie non seulement l’implémentation et la maintenance, mais offre également des avantages financiers considérables.

Au lieu de gaspiller du temps et des ressources à implémenter différents logiciels pour chaque service, une seule implémentation de Planpoint suffit. Cela simplifie la gestion de projet et réduit considérablement le temps d’implémentation, ce qui se traduit directement par une réduction des coûts.

Intégrations améliorées

Planpoint s’intègre parfaitement avec les applications existantes telles que les systèmes RH, la paie et les logiciels ERP. Cette approche intégrée favorise la collaboration entre services et facilite le partage des informations et des ressources, ce qui conduit à une efficacité opérationnelle accrue.

Le bonus : tout le monde connaît et apprend le même outil

En plus des avantages techniques et financiers, l’utilisation d’un seul logiciel WFM, comme Planpoint, offre également des avantages importants en termes de convivialité et de collaboration.

Les employés n’ont qu’une seule interface utilisateur à maîtriser, ce qui réduit la courbe d’apprentissage et améliore la productivité. De plus, l’utilisation uniforme du même logiciel offre un gain considérable lors des formations. Tous les employés suivent le même processus de formation et se familiarisent avec les mêmes fonctionnalités. Ainsi, les collègues peuvent facilement se soutenir mutuellement en cas de questions, réduisant la dépendance à l’assistance informatique et raccourcissant la période d’intégration des nouveaux employés. Cette connaissance partagée renforce la collaboration et augmente l’efficacité au sein de l’organisation.

Conclusion

L’implémentation d’un logiciel de gestion des effectifs unique comme Planpoint pour plusieurs services au sein d’une organisation offre des avantages considérables en termes de simplicité, d’économie, d’intégration et de convivialité.

En utilisant des interfaces et une infrastructure existantes, non seulement la courbe d’apprentissage est réduite, mais l’efficacité et la productivité de l’organisation dans son ensemble sont également accrues. Cela permet aux organisations de planifier et d’opérer avec une efficacité maximale, tout en permettant à chaque service de conserver ses propres méthodes de planification.