Qu'est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion des effectifs (WFM) est un processus stratégique et holistique englobant divers aspects de la gestion du personnel. Tout d’abord, elle inclut des processus et activités interconnectés qui assurent une utilisation optimale, saine et productive des ressources humaines. Ensuite, cela va de la gestion des ressources humaines (RH/GRH) et de la planification du personnel à la gestion des capacités, à la gestion du temps, aux prévisions et à la conformité avec les lois et règlements.

L’objectif de la WFM est d’utiliser vos employés de manière réfléchie et durable. Vous y parvenez grâce à des analyses, des outils logiciels, des plannings efficaces, des accords clairs et un suivi structurel. Il s’agit de placer les bonnes personnes, avec les bonnes qualifications et motivations, au bon endroit et au bon moment, tant aujourd’hui que dans le futur.

Par conséquent, la WFM est donc un concept essentiel pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Plus votre gestion des effectifs est professionnelle, plus vos employés peuvent être utilisés efficacement, ce qui améliore les performances de votre organisation.

Planification du personnel ou gestion des effectifs

La planification du personnel et la gestion des effectifs sont étroitement liées, mais souvent à tort utilisées comme synonymes. Bien qu’il y ait un chevauchement, il existe aussi une distinction claire entre les deux termes.

La planification du personnel se concentre principalement sur la gestion opérationnelle et l’élaboration de plannings à court terme. L’objectif est de trouver un équilibre entre votre personnel disponible et la capacité de travail nécessaire pour les tâches quotidiennes.

La gestion des effectifs (WFM), comme décrit précédemment, englobe bien plus que la simple élaboration de plannings. Elle inclut également la planification des capacités et propose des outils pour améliorer la planification opérationnelle du personnel. Pour une approche optimale de la gestion du personnel, nous vous conseillons de regarder au-delà de vos plannings quotidiens.

Les avantages de la gestion des effectifs

Amélioration de la productivité, plus grande flexibilité, réduction des coûts salariaux, meilleur service client et meilleure planification du personnel : ce sont quelques-uns des nombreux avantages de la gestion des effectifs (WFM). De plus, la WFM renforce votre position concurrentielle et votre attractivité en tant qu’employeur.

En effet, la WFM permet à votre organisation de réagir plus rapidement à une demande changeante ou à des situations imprévues. Cela offre de la flexibilité sans perte d’efficacité ni de qualité de service, ce qui peut entraîner des économies substantielles. En minimisant la surcharge et la sous-utilisation du personnel et en limitant les heures supplémentaires, vous réduisez les coûts de personnel.

De plus, une WFM bien exécutée crée également un environnement de travail plus sain et plus productif. Un équilibre dans l’utilisation du personnel favorise l’engagement, l’autonomie et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Cela réduit le stress et l’épuisement professionnel, et assure que les employés se sentent valorisés.

En somme, en investissant dans la gestion des effectifs, vous posez les bases solides pour la croissance et le succès de votre organisation.

Comment fonctionne la gestion des effectifs ?

La WFM se compose de différents processus et activités interconnectés qui favorisent la satisfaction des clients et des employés, la durabilité et l’efficacité.

Gestion efficace du personnel

La gestion efficace du personnel consiste à optimiser l’utilisation des compétences, des préférences et de la disponibilité de vos employés. Cela signifie suivre de près les contrats, les heures et les compétences de vos employés. L’objectif est que vos employés travaillent dans les heures convenues et que l’affectation du personnel soit efficace et conforme.

Planification du personnel

L’objectif de la planification du personnel est simple : s’assurer que la bonne personne est au bon endroit au bon moment pour effectuer les tâches requises. La planification du personnel va au-delà de la simple planification de vos employés. Vous devez prendre en compte des variables telles que les vacances, la charge de travail, la maladie, les priorités, et plus encore.

Prévisions et gestion des capacités

Une composante essentielle de la WFM est la prévision. La gestion des capacités signifie prévoir les besoins en personnel et intervenir à temps pour éviter les surcharges et les sous-effectifs. Ainsi, vous savez, par exemple, si des renforts sont nécessaires pendant certaines périodes ou si des compétences spécifiques sont requises pour certains projets.

Gestion du temps et des présences

La gestion du temps (heures de travail, heures supplémentaires et absences) et des présences est un aspect important de la WFM. Une bonne gestion du temps vous donne une maîtrise des heures travaillées et à venir, assure une administration salariale fluide et offre une base pour déterminer l’affectation optimale du personnel.

Analyses des effectifs

Les analyses des effectifs comprennent la collecte, l’analyse et l’interprétation des données sur le temps, le personnel et les activités dans votre WFM. Cela offre un aperçu des tendances, des modèles et des performances, permettant à votre organisation de prendre des décisions mieux informées.

Conformité avec les lois et règlements

Une composante souvent négligée de la WFM est la conformité avec les lois et règlements liés au travail. Pensez aux règles strictes relevant de la législation et de la réglementation du travail, ou aux règles souples concernant les heures supplémentaires, les préférences et le nombre de services/heures par période.

Logiciel de gestion des effectifs

La planification du personnel est assez complexe, avec de nombreuses variables. De nombreuses tâches administratives sont répétitives, chronophages et sujettes aux erreurs. Les logiciels modernes de WFM simplifient ces tâches, rendant le travail fastidieux et les feuilles de calcul complexes obsolètes. Selon nous, chaque organisation bénéficierait d’une solution WFM, surtout celles ayant différentes équipes, des capacités changeantes rapidement et une charge de travail fluctuante.

Un système WFM efficace peut vraiment propulser votre entreprise à un niveau supérieur. Il améliore la planification pendant les périodes de pointe, augmente la productivité et stimule l’engagement et la satisfaction des employés.

Suivi des compétences et des obligations

Un système WFM comme Planpoint enregistre les compétences, les obligations contractuelles et les tâches des employés. Cela aide lors des évaluations, des formations, de la gestion des heures et de la planification automatique du personnel.

Possibilités avancées de planification

Les logiciels WFM modernes offrent diverses options de planification en ligne. Cela va des fonctions d’aide à la décision aux contrôles automatiques des plannings basés sur les souhaits, les compétences et les préférences personnelles.

Analyse des tendances et des données

Un système WFM analyse les tendances et les données historiques, et rend visibles tant votre effectif actuel que vos besoins futurs en personnel. Cela vous permet d’apporter des ajustements à temps.

Enregistrement du temps et des présences

Dans certains logiciels WFM, les employés peuvent enregistrer leur temps et leurs présences via leur smartphone. Les responsables peuvent vérifier les heures, approuver les écarts et valider les performances à l’aide d’un aperçu détaillé. Les heures peuvent ensuite être facilement envoyées à la paie.

Tableaux de bord et rapports

Les logiciels WFM modernes offrent des tableaux de bord et des rapports détaillés sur des données cruciales telles que les heures, les tâches, les absences, la productivité, les activités et les interactions avec les clients.

Conformité aux réglementations

Le bon logiciel WFM assure automatiquement la conformité aux lois et règlements. Planpoint est configurable pour différents contrats, règles et lois, tant au niveau national qu’international.