Welzijnskoepel West-Brabant

La pollinisation croisée de l’expertise et de l’expérience est une clé importante du succès. La coopération fructueuse entre Déhora et Welzijnskoepel West-Brabant en est la preuve. Le résultat ? Une solution de planification efficace et avancée pour les soins familiaux et les soins à domicile supplémentaires

Davy Rottiers, responsable administratif du service régional des soins familiaux, et Tom Troch, coordinateur des soins familiaux, nous ont parlé de leurs défis en matière de planification, de la co-création et de leur choix de Planpoint.

Soins familiaux régionaux et soins à domicile

Welzijnskoepel West-Brabant est un partenariat de 26 CPAS (Centre public d’aide sociale) dans la région de Halle-Vilvorde, autour de Bruxelles. L’idée de base de cette coopération est d’offrir ensemble une réponse à l’évolution des besoins en matière d’aide sociale et à la demande d’aide spécialisée.

Les membres du Welzijnskoepel West-Brabant peuvent faire appel à différents services régionaux : médiation de dettes, aide juridique, gestion d’archives, sécurité de l’information, travail de projet, soins familiaux et soins à domicile complémentaires.

Le service régional de soins familiaux est de loin le plus important. Pour les soins à domicile complémentaires, il existe une coopération avec 2 CPAS, ce qui représente 6 employés. En ce qui concerne les soins familiaux, plus de 100 employés sont sur la route chaque jour pour le compte de 16 CPAS afin de fournir des soins de qualité à domicile. Sur une base annuelle, pas moins de 110 000 heures de soins sont fournies à 741 familles. Aujourd’hui, le service d’aide familiale de Welzijnskoepel West-Brabant est déjà le troisième service public d’aide familiale en Flandre.

Le défi : du manuel au numérique

Au cours des dernières années, le nombre d’heures travaillées et le nombre d’employés dans le domaine de la garde familiale ont considérablement augmenté. Cependant, la manière de planifier et d’organiser est restée la même. Jusqu’à récemment, les opérations et le back-office étaient encore fortement axés sur Excel et le papier.

“Chez nous, c’est le directeur régional qui planifie pour sa région. Chacun avait son propre fichier Excel, qui était imprimé. En tant que personnel administratif, nous entrions ensuite la planification et les performances dans le système. Nous devions donc vérifier et traiter une montagne de documents. Cela prenait beaucoup de temps et était source d’erreurs”, explique Davy.

Sans compter que les listes et les horaires de travail changeaient constamment. Pour cause de maladie, de vacances ou parce que les collègues échangent entre eux. Un planning est vivant. À chaque changement, le directeur régional doit téléphoner pour informer tout le monde du nouvel horaire de travail.

Davy ajoute : “En outre, chaque prestation doit être correctement suivie pour la facturation et les subventions, entre autres. Il suffit de commencer à faire le tri dans tous ces dossiers séparés. Nous avons pensé que cela pouvait et devait être fait différemment.”

En bref, en raison de la taille de l’organisation et des exigences en termes de qualité et d’efficacité, Welzijnskoepel West-Brabant a été contraint de procéder à un renouvellement drastique. Une numérisation complète et approfondie de la planification du personnel a été lancée. Cela a commencé par la recherche d’un logiciel WFM moderne.

Les objectifs ?

• Numérisation et simplification du processus de planification.
• Planification plus efficace des employés et des clients.
• Communication automatique et immédiate des changements.
• Moins de tracas administratifs grâce aux liens avec Vesta et BelRai.
• Collaboration durable avec un partenaire logiciel possédant une expertise en matière de planification.

Plusieurs fournisseurs et applications ont été comparés. Finalement, Welzijnskoepel West-Brabant a choisi de travailler avec Déhora, un partenaire qui n’est pas tellement habitué au fonctionnement des autorités locales, mais qui est plus spécialisé dans tout ce qui a trait à la planification et à l’ordonnancement.

L’innovation par la co-création

“Dans notre recherche d’un logiciel de planification, nous avons comparé beaucoup de choses côte à côte. Notamment, bien sûr, le prix de revient, la qualité, la convivialité et la technologie. Ce qui était au moins aussi important pour nous, c’était le savoir qui se cachait derrière le logiciel et le degré de flexibilité permettant de personnaliser les choses. C’était clairement plus difficile avec d’autres parties, ou cela allait coûter beaucoup d’argent”, explique Tom.

“Les discussions ont également montré que la connaissance technique n’est absolument pas la même que la connaissance du contenu. Vous (Déhora) êtes complètement différents à cet égard. Il y a tellement d’expérience dans l’organisation que vous parlez le même langage que les personnes chargées de la planification. De plus, vous avez une approche très orientée vers le client pour le développement futur de Planpoint.”

Ensemble, Welzijnskoepel West-Brabant et Déhora ont choisi d’aller plus loin. Dans le cadre d’un modèle commercial innovant de co-création et de partage des connaissances, il a été décidé de développer une toute nouvelle solution WFM pour les soins familiaux et l’aide à domicile sur la base de la plateforme Planpoint. Une solution sur mesure pour Welzijnskoepel West-Brabant, mais utilisable par l’ensemble du secteur.

Luk Berlanger, directeur R&D de Déhora, à propos de la co-création : “Pour nous, l’innovation commence par l’implication des clients dans le processus de conception. Cela apporte plus de créativité et d’expertise que ce que l’on peut trouver seul. C’est pourquoi nous nous efforçons toujours d’impliquer les clients dans le développement de notre logiciel WFM de manière accessible. C’est tout à fait possible grâce à notre technologie flexible. La collaboration avec Welzijnskoepel West-Brabant a été une excellente occasion de le faire. Un logiciel pour et par la famille et les soins à domicile. Mais bien sûr, il n’est pas toujours nécessaire d’aller aussi loin. Les commentaires sur les petites fonctionnalités quotidiennes sont également très précieux. C’est ainsi que nous préférons travailler”.

Tom ajoute : “Nous avons commencé à travailler ensemble avec l’idée de créer un logiciel de liste. Entre-temps, il est devenu bien plus que cela. Et cela a pris du temps, plus que ce que nous avions prévu au départ. Au début, par exemple, nous n’avions même pas prévu d’intégrer des fichiers dans Planpoint. Mais maintenant, regardez ! C’est déjà là. Planpoint rassemble vraiment tous les processus administratifs, de soutien et de planification de l’aide familiale. Les horaires de travail, l’administration, l’enregistrement des prestations, la facturation et même le guidage routier. Toutes les informations et la communication sont désormais centralisées. Quiconque commence à utiliser Planpoint pour les soins à domicile ou les soins familiaux bénéficie désormais d’une grande expérience. Et nous pouvons en être très fiers ensemble, n’est-ce pas ?”

“C’est vrai ! Je peux imaginer qu’un processus de co-création approfondi puisse rebuter une petite administration locale. Ils n’ont pas toujours un Davy ou un Tom (rires). Mais voilà, il existe désormais un logiciel d’entrée de gamme pour la planification des soins familiaux, mais il y a encore de la place pour le façonnage“, déclare Luk.

Solution totale pour la planification des services à domicile

Pour Welzijnskoepel West-Brabant, les listes de personnel, les dossiers des clients et les heures travaillées sont désormais regroupés dans un seul système. Il n’y a plus de feuilles de travail séparées. Les employés et les coordinateurs ont toujours une bonne vue d’ensemble du planning et du nombre total d’heures prestées par employé, où qu’ils se trouvent. La planification et la gestion du planning prennent désormais beaucoup moins de temps.

“Planpoint est une solution complète qui fonctionne très bien. Elle facilite grandement mon travail et le rend plus efficace. Et les gains de temps sont énormes. Nous pouvons désormais traiter plus de têtes qu’auparavant. Je peux consacrer ce temps à d’autres tâches, ce qui confère à mon travail une plus grande valeur ajoutée. Le nombre de documents arrivant au début du mois a considérablement diminué. En même temps, nous sauvons des arbres”, s’amuse Davy

Intégration entre les fichiers clients, Vesta et BCSS

Un autre avantage est que Planpoint peut être relié sans problème à diverses sources de données et logiciels externes. Planpoint offre ainsi une solution intégrée pour l’information des clients, la planification des soins, la facturation et les rapports. Aussi pour Welzijnskoepel West-Brabant

Les informations pertinentes sur les clients pour les soins familiaux et les soins à domicile complémentaires sont automatiquement extraites de la KSZ (Banque Carrefour de la Sécurité Sociale), ce qui garantit que les informations personnelles sont toujours à jour. Sur la base de ces données, Planpoint calcule la contribution individuelle de l’utilisateur, qui peut être appliquée à des fins de facturation. Planpoint utilise également un lien avec Vesta pour l’échange numérique de services à des fins de subvention.

Implication des aidants

Planpoint ne représente pas seulement un progrès pour les coordinateurs. Comme Planpoint est basé sur le web, les aidants ont également accès aux fonctions clés depuis n’importe où. Il leur suffit d’utiliser leur propre smartphone. Ils peuvent toujours accéder à leur emploi du temps personnel, ils savent quand ils doivent travailler, quel client ils vont visiter et ils ont un accès immédiat aux dossiers des clients concernés. Grâce à l’ESS (Employee Self Service), les aidants peuvent également enregistrer des dépenses, envoyer des notes de maladie, saisir des commentaires ou enregistrer eux-mêmes des kilomètres.

Aujourd’hui, les aidants ne sont pas seulement censés fournir des soins, ils ont aussi une fonction importante de signalisation de la santé mentale des clients. Ces informations sont utiles pour le suivi des soins informels, des médecins ou de la famille. Dans Planpoint, les soignants peuvent conserver des commentaires et des rapports sur les changements ou les signaux qu’ils remarquent au cours de leurs visites. Ces informations peuvent porter sur l’état de santé du client, les changements de comportement, le besoin d’un soutien supplémentaire, etc.

“Les réactions des gens sont également très positives. C’est aussi moins de paperasserie pour eux. L’application mobile de Planpoint est extrêmement conviviale. Tout est logique, on peut tout y trouver. En fait, si vous pouvez publier un message sur Facebook, vous pouvez rapidement commencer à utiliser Planpoint“, explique Davy.