Demosessie: personeelsplanning in bibliotheken & cc | Utopia Aalst

Planpoint kennisvoormiddag – Gehost door Utopia Aalst

Personeelsplanning in bibliotheken en culturele instellingen is vaak een complexe puzzel. Variabele openingsuren, evenementen en activiteiten, de inzet van vrijwilligers, persoonlijke voorkeuren en onregelmatige beschikbaarheid maken het plannen uitdagend. Hoe zorg je dat je steeds over de juiste bezetting beschikt, snel kunt schakelen bij veranderingen én tegelijk grip houdt op je planning en efficiëntie?

Daar gaan we tijdens deze voormiddag samen op in. En dat op een bijzondere locatie: Utopia Aalst,, de moderne stadsbibliotheek en academie voor podiumkunsten. Een inspirerende plek waar je ook letterlijk een blik achter de schermen krijgt.

Waarom mag je dit niet missen?

Tijdens deze sessie:

• Vertrekken we vanuit herkenbare planningsuitdagingen binnen de sector;
• Krijg je een live demonstratie van Planpoint, onze gebruiksvriendelijke planningssoftware;
• Ontdek je hoe je personeelsplanning slimmer, efficiënter én toekomstbestendig organiseert;
• Deel je ervaringen en vragen met collega’s uit de sector;
• En hoor je hoe Stadsbibliotheek Aalst hun personeelsplanning en zelfroosteren succesvol in de praktijk bracht.

Kortom: je keert huiswaarts met frisse inzichten én inspiratie.

UTOPIA Aalst – Library and academy for performing arts -® Delfino Sisto Legnani e Marco Cappelletti

Wanneer en waar?

📅 Datum: Vrijdag 16 mei, 9:00 – 12:30
📍 Locatie: Bibliotheek Utopia, Utopia 1, 9300 Aalst (Google Maps)
💰 Kosten: Gratis voor bibliotheken, culturele centra en andere publieke diensten

Programma

9:00 | Ontvangst

We starten de dag met koffie en een informele kennismaking.

9:30 – 10:00 | Planningsuitdagingen in bibliotheken en culturele instellingen

We staan stil bij de meest voorkomende knelpunten bij personeelsplanning in bibliotheken en culturele instellingen. Denk aan variabele openingsuren, evenementen en activiteiten, wisselende beschikbaarheid van medewerkers, persoonlijke voorkeuren en de combinatie van vaste krachten en vrijwilligers. Hoe ga je hier slim mee om en wat zijn mogelijke oplossingen?

10:00 – 11:30 | Live demonstratie: Efficiënt plannen en beheren

• Personeelsplanning: Roosters maken op basis van beschikbaarheid, evenementen en competenties.
• Flexibele inzet: Optimale planning van vaste medewerkers en vrijwilligers.
• Evenementen- en activiteitenplanning: Zorg voor een vlotte personeelsbezetting bij lezingen, workshops en andere activiteiten.
• Medewerkersportaal: Flexibele toegang tot roosters, planning en HR-informatie – altijd en overal.
• Zelfroosteren: Jouw medewerkers maken zelf de planning, binnen je bezettingseisen.
• Tijdregistratie: Eenvoudige en nauwkeurige registratie van gewerkte uren en vrijwilligersuren.
• Integraties: Ondersteuning van bibliotheek- en cultuurbeheersystemen en koppelingen met andere platforms.
• Wetgeving en rapporten: Automatische verwerking van wet- en regelgeving en duidelijke rapportages voor inspecties.

11:30 – 11:45 | Succesverhalen uit de praktijk

Laat je inspireren door hoe andere bibliotheken en culturele instellingen hun personeelsplanning slimmer en efficiënter hebben ingericht. Medewerkers van de Stadsbibliotheek van Aalst delen hun ervaringen over hoe zij hun personeelsplanning en zelfroosteren hebben geoptimaliseerd en welke concrete voordelen dit hen oplevert in de praktijk.

11:45 – 12:30 | Q&A en broodjes

Voldoende tijd voor vragen en het delen van ervaringen over software en personeelsplanning. We sluiten af met een informele lunch, waar je de kans krijgt om verder in gesprek te gaan met collega’s en experts.

Afsluiter (optioneel)| Korte rondleiding

Maak van naderbij kennis met Utopia Aalst en krijg een unieke blik achter de schermen van deze moderne stadsbibliotheek en academie voor podiumkunsten. Tijdens de rondleiding nemen we je mee door de bibliotheek en archieven.

Voor wie?

Voor planners, teamverantwoordelijken, HR-verantwoordelijken en directies in bibliotheken, culturele centra of publieke diensten die hun planning willen optimaliseren met de juiste software.

Schrijf je nu in!

Reserveer je plek vandaag nog! Meld je aan via onderstaand formulier of stuur een mail naar info@dehora.be. De plaatsen zijn beperkt, dus wees er snel bij!

Kan je er niet bij zijn op deze datum?

Geen probleem! Wil je toch ontdekken hoe slimme personeelsplanning jouw bibliotheek of culturele organisatie kan helpen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en plan een persoonlijke demo op een moment dat voor jou past. Stuur ons een bericht of bel ons op 03 218 95 39, dan regelen we het voor je!

📚Geen bibliotheek, maar toch interesse?

Werk je in een cultureel centrum, archief, museum of andere publieke organisatie waar personeelsplanning een uitdaging is? Ook dan ben je van harte welkom! De inzichten en softwaredemo zijn perfect toepasbaar in verschillende omgevingen met wisselende teams, activiteiten en roosters.

Twijfel je of deze sessie voor jou relevant is? Stuur ons gerust een bericht– we denken graag met je mee.