Toekomstgerichte zorg: efficiëntie en rust met de digitale oplossing van Planpoint
Bij Sociaal Huis Tessenderlo-Ham zorgt een efficiënte personeelsplanning van gezinszorg ervoor dat de focus opnieuw ligt waar het hoort: bij de cliënt. Met de invoering van Planpoint, direct gekoppeld aan Vesta en KSZ, heeft de dienst niet alleen tijd gewonnen, maar ook rust en overzicht.
Voor Sociaal Huis Tessenderlo staat goede gezinszorg centraal. Maar hoe zorg je dat de zorgverlener óók de ruimte krijgt om op een efficiënte manier de best mogelijke zorg te bieden? Dat was de uitdaging die de gemeente aanging met de implementatie van Planpoint, een innovatieve planningsoplossing die hen hielp de complexiteit van personeelsplanning het hoofd te bieden.
Hierbij nog een extra uitdaging: Sinds 1 januari 2025 zijn de gemeenten Tessenderlo en Ham vrijwillig gefuseerd tot één gemeente: Tessenderlo-Ham. Door de handen in elkaar te slaan, wordt de nieuwe gemeente nog slagkrachtiger inzake mobiliteit, zorg, duurzaamheid en veel meer. De fusie met gemeente Ham benadrukte extra de noodzaak van een gestroomlijnde en doeltreffende personeelsplanning in een nieuwe, grotere organisatie.
Vernieuwing in personeelsplanning
De gezinszorg van Sociaal Dienst Tessenderlo stuitte, net als veel zorgorganisaties, op enkele dagelijkse operationele uitdagingen van personeelsplanning. Of het nu ging om wisselende werktijden, de beschikbaarheid van medewerkers, of onverwachte afwezigheden – het bestaande systeem voldeed niet langer. De inroostering van medewerkers gebeurde grotendeels handmatig, via Excel-lijsten en een verouderd softwaresysteem. Door turbulentie en personeelswissels binnen het team ontbrak het aan consistentie in de planning en administratie.
Meer nog, door onvolledige en inefficiënte registratie in het verouderde systeem konden niet alle prestaties van verzorgenden correct worden doorgegeven. Dat leidde helaas tot een afroming van de subsidies van de dienst gezinszorg, terwijl er in de praktijk net meer gepresteerd werd dan waarvoor de dienst gefinancierd werd. Er was op een bepaald ogenblik zelfs sprake van stopzetting van de dienst gezinszorg.
“We zochten dus een gebruiksvriendelijke oplossing met een directe koppeling aan Vesta en KSZ, die ons niet alleen tijd zou besparen, maar ook flexibiliteit biedt voor veranderende zorgnoden. En het liefst bij een partij met bewezen ervaring in de zorgsector,” vertelt Ines Janssens, administratief medewerker Sociale Dienst Tessenderlo – Ham.
De zoektocht naar een betere oplossing leidde hen naar Planpoint, een moderne planningssoftware van Déhora Consultancy die eenvoud en flexibiliteit combineert – mét alle nodige functionaliteiten voor een optimale planning van diensten aan huis.
De implementatie: samen sterk!
De overstap naar Planpoint betekende niet alleen een verandering in software, maar ook een verandering in werkwijze.
“Het was belangrijk om iedereen mee te krijgen in deze digitale transformatie. Ook medewerkers die wat éxtra begeleiding nodig hebben om vertrouwd te raken met een nieuw systeem. En met moderne mobiele tools zoals tablets om vanaf nu prestaties digitaal bij te houden,” vertelt Ines.
Op maat ondersteuning van Déhora, met workshops, hands-on begeleiding en een duidelijk communicatieplan, zorgden ervoor dat medewerkers snel vertrouwd raakten met Planpoint.
“De overgang naar een digitale planning voelde eerst uitdagend, maar dankzij de workshops en begeleiding van Déhora ging alles verrassend soepel. We kunnen ook altijd terecht bij de mensen van Planpoint met allerhande vragen.”
De dienst gezinszorg van Tessenderlo heeft al heel wat watertjes moeten doorzwemmen. Met de hulp van Planpoint zijn we niet alleen een stap vooruit gegaan qua technologie, maar ook qua mindset.
Planpoint: wat levert het op?
Planpoint hielp de dienst gezinszorg van Tessenderlo-Ham om grote stappen te zetten in de digitalisering en optimalisatie van gezinszorg. Door de implementatie van een gebruiksvriendelijk planningssysteem en intensieve ondersteuning is de organisatie efficiënter, beter georganiseerd en klaar voor toekomstige uitdagingen. De dienst gezinszorg plukt nu dagelijks de vruchten van een gestroomlijnd planningsproces.
Dit leverde het op:
- Tijdswinst: Waar voorheen uren werden besteed aan het opstellen en aanpassen van roosters, kan dit nu met een paar klikken.
- Transparantie: Medewerkers hebben direct inzicht in hun planning, waardoor miscommunicatie wordt geminimaliseerd.
- Flexibiliteit: Bij wijzigingen, zoals ziektemeldingen, past Planpoint roosters snel en eenvoudig aan.
- Directe integratie met Vesta en KSZ: Hierdoor werden processen zoals de registratie van prestaties en subsidies aanzienlijk efficiënter.
- Meer focus op zorg: Door minder tijd te besteden aan administratie, blijft er meer tijd over voor waar het echt om draait: de zorg voor cliënten.
- Gebruikersvriendelijkheid: Het nieuwe systeem werd geprezen om zijn gebruiksvriendelijkheid en visuele overzicht.
Een toekomst met ruimte voor groei
De samenwerking tussen Tessenderlo en Planpoint heeft niet alleen geleid tot een efficiëntere planning, maar ook tot een cultuur waarin tijd bewust en intelligent wordt ingezet. Met Planpoint als solide basis is er ruimte om verder te groeien en in te spelen op toekomstige uitdagingen binnen de zorgsector. Want door het herwinnen van subsidies dankzij Planpoint kan de dienst gezinszorg vanaf nu ook weer vooruitkijken.
“De dienst gezinszorg van Tessenderlo heeft al heel wat watertjes moeten doorzwemmen. Met de hulp van Planpoint zijn we niet alleen een stap vooruit gegaan qua technologie, maar ook qua mindset. Er is nu meer tijd om te doen wat echt belangrijk is: aandacht geven aan onze cliënten. Dat maakt ons werk zoveel waardevoller,” aldus Ines.
Het mooie verhaal van Sociaal Huis Tessenderlo en Planpoint laat zien hoe de juiste tools een wereld van verschil kunnen maken. Door slim om te gaan met tijd en middelen, blijft de focus weer op wat echt belangrijk is: zorg met aandacht en ruimte voor mensen.
Ines: “Dankzij Planpoint hebben we eindelijk overzicht en structuur in onze planning en administratie. Het gebruiksvriendelijke systeem en de uitstekende begeleiding hebben ons echt geholpen om gezinszorg naar een hoger niveau te tillen. We voelen ons nu veel beter voorbereid op de fusie en de toekomst.”