Maak jij je personeelsplanning nog in Excel?

Veel organisaties vertrouwen op Excel-spreadsheets, Outlook agenda’s en Word documenten voor hun personeelsplanning. Logisch, want die tools zitten standaard in het Office pakket. En voor organisaties met slechts een handvol medewerkers om te plannen en een beperkt aantal activiteiten, werkt dat wel prima.

Excel heeft immers een aantal sterke troeven;

• het is toegankelijk;
• je kunt snel aanpassingen doen;
• bijna iedereen kent de tool;
• alle informatie staat in één enkele spreadsheet.

Maar dan komt het addertje onder het gras: zodra de personeelsplanning ingewikkelder wordt en een strakke bezetting zeer belangrijk is, dan schiet Excel tekort. Zeker als je nog andere software gebruikt voor facturatie, tijdregistratie, enzovoort. Het gevolg? Een personeelsplanning die na verloop van tijd vooral verwarrend, tijdrovend en frustrerend wordt. Niet bepaald iets waar je enthousiast van wordt. Lees verder waarom.

Geen essentiële planningsfuncties

Excel is in de eerste plaats ontworpen als spreadsheetprogramma, en niet specifiek voor personeelsplanning. Dit betekent dat je gebruik moet maken van allerlei formules, functies, filters en berekeningen om ook maar een beetje het overzicht te houden op je geplande mensen en activiteiten.

Er zijn overigens weinig tot geen ondersteunende functies voor planners of leidinggevenden. Er is geen controle op regels en wetgeving, geen waarschuwingen bij conflicten. Excel mist ook handige functies voor automatische planning. Dit zijn juist functionaliteiten die wel te vinden zijn in moderne planningsoftware, zoals Planpoint – en waardoor je job als planner een stuk aangenamer en eenvoudiger wordt.

Beperkte visualisatieopties

Spreadsheets hebben niet dezelfde geavanceerde weergaveopties als planningssoftware. Hoewel Excel wel énkele visualisatie-opties biedt, zoals grafieken en bladweergaven, zijn deze weinig geschikt om personeelsroosters visueel aantrekkelijk en begrijpelijk te presenteren.

Een echt planbord daarentegen biedt diverse visuele opties, zoals Gantt-diagrammen of tijdlijnen. Hiermee zie je in één oogopslag wie wanneer is ingeroosterd en welke medewerkers beschikbaar zijn op welk moment. Ook kun je snel filteren op basis van competenties, activiteiten of werksoort om de meest optimale planning te maken.

Met de visuele mogelijkheden van een echte planningsoftware wordt plannen eenvoudiger en kun je beter anticiperen op eventuele knelpunten. Het stelt je in staat om snel en efficiënt beslissingen te nemen en een goed georganiseerde planning te beheren.

Veel handmatig werk

Een deel van de aantrekkingskracht van werkbladen is dat je vrij snel manueel informatie kunt aanpassen: een getal hier of tekst daar. En met formules kun je al iets meer. Maar de keerzijde is dat je bijna àlles manueel moet invoeren en bijhouden. Denk concreet aan de namen van medewerkers, beschikbaarheid, werktijden, klantinformatie en shifts. Zelfs de verwerking van verlofaanvragen en verschuivingen doe je handmatig. Kortom, het vergt veel tijd en zorgvuldigheid om ervoor te zorgen dat je planning up-to-date en juist blijft.

Spreadsheets zijn daardoor zeer gevoelig voor menselijke input. Kleine fouten kunnen leiden tot grote verstoringen. Waaronder ontbrekende diensten, een foutief adres of missers in de berekening van verloning. Dit rechtzetten kan een zeer tijdrovend proces zijn. Het gebruik van planningssoftware, die automatisering en foutcontrole mogelijk maakt, is dus zeker verstandige keuze om je planning efficiënter en nauwkeuriger te maken.

Dubbel werk en tijdverspilling

Zo komen we automatisch tot het volgende punt. Excel is moeilijk te koppelen aan je andere systemen of gegevensbronnen. Gebruik je naast je spreadsheet nog een systeem voor facturatie, tijdregistratie of prestatiebeheer? Dan ben je allicht aangewezen op het voortdurend handmatig overzetten van informatie. Dat kost je tijd, moeite en frustratie – en kan weer leiden tot menselijke fouten, zoals typfouten of foutief gekopieerde informatie.

Moderne planningsoftware daarentegen is ontwikkeld om naadloos te integreren met andere systemen, waaronder salarisverwerking, HR-beheer, tijdregistratie en meer. Dit betekent dat gegevens voortaan automatisch én realtime kunnen worden uitgewisseld tussen je verschillende tools, waardoor handmatige invoer tot het verleden behoort.

Niet schaalbaar

Naarmate je organisatie en je planning in omvang en complexiteit groeit, groeit ook je Excel. Wat ooit een eenvoudige en elegante spreadsheet was, verandert snel in een kolossaal monster. Die slimme formules, rijen en kolommen die ooit zo logisch waren, worden een kluwen. Bij grotere teams of organisaties neemt de hoeveelheid aan gegevens snel toe. Hierdoor wordt het een uitdaging om het overzicht te behouden, vooral als die gegevens verspreid zijn over verschillende werkbladen of documenten.

En als de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de planning het bedrijf verlaat of ziek wordt – de beruchte ‘spreadsheetwizard’ – wordt de situatie nog erger. Je organisatie loopt dan het risico afhankelijk te worden van werkbladen en documenten die niemand volledig begrijpt.

Lastig realtime samenwerken

De samenwerkingsopties in Excel zijn behoorlijk beperkt. Traditionele Excel-sheets zijn vaak alleen toegankelijk via het interne bedrijfsnetwerk, wat het delen en bekijken van de planning lastig maakt als collega’s op afstand werken.

Bovendien kunnen Excel-sheets meestal maar door één persoon tegelijkertijd worden bewerkt, ongeacht of het traditionele Excel-bestanden of Office 365-bestanden zijn. Zodra een planner of leidinggevende een wijziging aanbrengt, wordt dat deel van de planning vergrendeld voor andere gebruikers. Dit leidt tot vertragingen en frustraties wanneer meerdere mensen tegelijkertijd iets moeten wijzigen. Het risico bestaat ook dat ongeduldige collega’s kopieën maken, waardoor verschillende versies van dezelfde roosters ontstaan.

Daarnaast kan het gebrek aan realtime communicatie problemen veroorzaken. Stel dat je collega’s opmerkingen of feedback willen bijvoegen over specifieke werkzaamheden, klanten of medewerkers. En dan zwijgen we nog over de verspreiding van informatie over verschillende documenten – vaak zelfs via good old pen en papier.

Tot slot, als een spreadsheet zeer groot en complex is, kan het werken met meerdere gebruikers het bestand traag maken. Zeker bij een iets tragere internetverbinding.

Maar niet getreurd. Planpoint ondersteunt cloudgebaseerde samenwerking. Planners en leidinggevenden kunnen efficiënt realtime samenwerken – met versiebeheer, audit trails, communicatiemogelijkheden en gegevenscontrole.

Communicatie niet van een leien dakje

Zodra je personeelsplanning klaar is, moeten alle werkroosters natuurlijk nog bij je mensen terecht komen. Als je werkt met spreadsheets, kan dit betekenen dat je alle collega’s individueel of als team een e-mail stuurt met hun rooster. Of je bewaart elk rooster als een PDF in een gedeelde map, of je print de roosters uit en hangt ze op een centrale plek. Maar kun je erop vertrouwen dat je medewerkers altijd hun diensten onthouden, ongeacht hoe je die spreadsheet met hen deelt?

En wat als je gedurende de week toch wijzigingen moet aanbrengen in de roosters? Zoals ruilingen, afwezigheden of klanten die afbellen. Dan wordt het een uitdaging om iedereen op de hoogte te stellen: rondbellen, mailen, WhatsApp-berichten sturen en opnieuw de aangepaste planning doorsturen of uitprinten. Daarna is het hopen dat er niet weer iets in de planning verandert.

Gelukkig biedt planningsoftware een uitweg. Roosters kunnen gemakkelijk en efficiënt worden gedeeld met medewerkers. Updates en wijzigingen worden realtime doorgevoerd, waardoor iedereen altijd op de hoogte is via het apparaat dat tegenwoordig iédereen bij zich heeft – de smartphone.

Altijd via de planner

Last but not least, élke vraag of aanvraag moet langs de planner. Planners en medewerkers zijn sterk afhankelijk van persoonlijke communicatie – via alle denkbare kanalen – om de personeelsplanning goed georganiseerd te houden. Met alle gevolgen van dien.

Zoals eerder omschreven moeten medewerkers (en andere diensten) steeds contact opnemen met de planner of dispatcher om inzicht te verkrijgen in geplande activiteiten. Datzelfde geldt bij eventuele verschuivingen in diensten of werktijden.

Maar ook voor specifieke HR- en roosteractiviteiten moeten medewerkers altijd persoonlijk de planner of leidinggevende contacteren: vakantieaanvragen, roosteraanpassingen, ziektemeldingen, beschikbaarheden doorgeven, aanvragen voor overuren of extra werkuren, enzovoort.

Een planningssoftware met een Employee Self Service (ESS) of medewerkersportaal kan het leven een stuk gemakkelijker maken voor zowel de medewerkers als de planners. Daardoor kan iedereen zich concentreren op wat er echt toe doet: het succesvol laten draaien van de organisatie.