Vergeet Excel, kies voor een echte planningstool

Veel organisaties vertrouwen op spreadsheets, Outlook-agenda’s en Word-documenten voor hun personeelsplanning. Dit is logisch, aangezien deze tools standaard in het Office-pakket zitten. Voor kleine organisaties met weinig medewerkers kan dit prima werken.

Excel heeft immers enkele sterke punten:

• Het is toegankelijk.
• Je kunt snel aanpassingen doen.
• Bijna iedereen kent de tool.
• Alle informatie staat in één spreadsheet.

Maar zodra de personeelsplanning complexer wordt en een strakke bezetting essentieel is, schiet Excel tekort. Vooral als je andere software gebruikt voor facturatie, tijdregistratie, enzovoort. Het gevolg? Een verwarrende, tijdrovende en frustrerende personeelsplanning. Niet bepaald iets waar je enthousiast van wordt. Lees verder waarom.

Excel is géén planningstool

Excel is nu eenmaal ontworpen als spreadsheetprogramma, niet specifiek voor personeelsplanning. Dit betekent dat je allerlei formules, functies en filters moet gebruiken om enigszins overzicht te houden. Er zijn nauwelijks ondersteunende functies voor planners of leidinggevenden. Geen controle op regels en wetgeving, geen waarschuwingen bij conflicten, en geen automatische planningsmogelijkheden. Moderne planningsoftware, zoals Planpoint, biedt deze functies wel en maakt je werk als planner veel aangenamer en eenvoudiger.

Spreadsheets zijn geen planborden

Spreadsheets hebben niet dezelfde geavanceerde weergaveopties als planningssoftware. Hoewel Excel enkele visualisatie-opties biedt, zoals grafieken en bladweergaven, zijn deze niet geschikt om personeelsroosters visueel aantrekkelijk en begrijpelijk te presenteren. Een echt planbord biedt diverse visuele opties, zoals Gantt-diagrammen en tijdlijnen.

Hiermee zie je in één oogopslag wie wanneer is ingeroosterd en welke medewerkers beschikbaar zijn. Met de visuele mogelijkheden van een planningstool wordt plannen eenvoudiger en kun je beter anticiperen op eventuele knelpunten. Dit stelt je in staat om snel en efficiënt beslissingen te nemen en een goed georganiseerde planning te beheren.

Handmatig werk kan tijdrovend zijn

Een deel van de aantrekkingskracht van werkbladen is dat je snel handmatig informatie kunt aanpassen. Maar bijna alles moet handmatig worden ingevoerd en bijgehouden. Denk aan namen van medewerkers, beschikbaarheid, werktijden, klantinformatie en shifts. Zelfs de verwerking van verlofaanvragen en verschuivingen doe je handmatig.

Dit kost veel tijd en zorgvuldigheid om je planning up-to-date en correct te houden. Spreadsheets zijn gevoelig voor menselijke fouten. Kleine fouten kunnen grote verstoringen veroorzaken, zoals ontbrekende diensten of foutieve berekeningen. Planningssoftware automatiseert en controleert fouten, waardoor je planning efficiënter en nauwkeuriger wordt.

Dubbel werk en frustraties

Excel is moeilijk te koppelen aan andere systemen. Gebruik je naast je spreadsheet een systeem voor facturatie, tijdsregistratie of prestatiebeheer? Dan moet je voortdurend handmatig informatie overzetten.

Dit kost tijd, moeite en kan leiden tot menselijke fouten. Moderne planningsoftware integreert naadloos met andere systemen, zoals salarisverwerking, HR-beheer en tijdsregistratie. Gegevens worden automatisch en realtime uitgewisseld, waardoor handmatige invoer tot het verleden behoort.

Groeipijn zodra je spreadsheet groeit

Naarmate je organisatie en planning groeit, groeit ook je Excel. Wat ooit een eenvoudige spreadsheet was, verandert snel in een onoverzichtelijk geheel. Bij grotere teams neemt de hoeveelheid gegevens snel toe, wat het overzicht moeilijk maakt.

En als de verantwoordelijke voor de planning het bedrijf verlaat, kan niemand de complexe spreadsheet volledig begrijpen. Moderne planningsoftware biedt een schaalbare oplossing, ongeacht de grootte van je organisatie.

Moeilijk samenwerken in één werkblad

De samenwerkingsopties in Excel zijn beperkt. Traditionele Excel-sheets zijn vaak alleen toegankelijk via het interne bedrijfsnetwerk, wat delen en bekijken van de planning lastig maakt voor collega’s op afstand. Bovendien kunnen Excel-sheets meestal maar door één persoon tegelijkertijd worden bewerkt.

Dit leidt tot vertragingen en frustraties wanneer meerdere mensen iets moeten wijzigen. Planningssoftware ondersteunt cloudgebaseerde samenwerking. Planners en leidinggevenden kunnen efficiënt realtime samenwerken met versiebeheer, audit trails en communicatiemogelijkheden.

Communicatie gaat niet via Excel

Nadat je personeelsplanning eindelijk klaar is, moeten alle roosters nog bij je medewerkers terechtkomen. Met spreadsheets betekent dit vaak individuele of team-e-mails sturen met roosters, PDF’s delen in een gedeelde map of roosters uitprinten en ophangen. Maar kan je erop vertrouwen dat medewerkers altijd hun diensten onthouden? En wat als je wijzigingen moet aanbrengen?

Dan wordt het een uitdaging om iedereen op de hoogte te stellen. Planningssoftware biedt een uitweg. Roosters kunnen gemakkelijk en efficiënt worden gedeeld met medewerkers. Updates en wijzigingen worden realtime doorgevoerd, waardoor iedereen altijd op de hoogte is via hun smartphone.

De planner is de bottleneck

Bij elke vraag of aanvraag moeten medewerkers langs de planner. Dit kost tijd en zorgt voor afhankelijkheid van persoonlijke communicatie. Planningssoftware met een Employee Self Service (ESS) of medewerkersportaal maakt het leven gemakkelijker voor zowel medewerkers als planners. Iedereen kan zich concentreren op wat er echt toe doet: het succesvol laten draaien van de organisatie.

Kortom, overstappen naar een échte planningstool zoals Planpoint biedt talloze voordelen. Het bespaart tijd, vermindert fouten, verbetert communicatie en maakt samenwerking eenvoudiger. Het is tijd om Excel los te laten en te kiezen voor een efficiënte en betrouwbare oplossing.