De Thuisverpleegster

Voor de Thuisverpleegster stond personeelsplanning synoniem aan knutselen in Excelsheets, communicatie met Whatsapp en het manueel doorsturen van prestaties. Dit kon zo niet langer. Met Planpoint vond de Thuisverpleegster de WFM software die ze nodig had.

20 jaar thuisverpleging met passie

De Thuisverpleegster is al meer dan twintig jaar een gevestigde waarde in thuiszorg. De organisatie kan rekenen op 25 super gepassioneerde en gespecialiseerde verpleegkundigen, onderverdeeld in verschillende teams: thuisverpleging, wondzorg, diabeteseducatie en algemene hygiënische thuiszorg. Daarnaast beheert de organisatie een zorgboerderij. Het doel en de filosofie van de Thuisverpleegster is om patiënten de best mogelijke thuisverpleging te bieden, dag én nacht. En daar zijn ze echt top in.

Daartegenover staat natuurlijk een optimale personeelsplanning en communicatie. Het is belangrijk dat de juiste zorgkundigen, met de juiste vaardigheden, op het juiste moment de juiste verpleegkundige hulp kunnen verlenen. Echter door een groei in het aantal medewerkers en rondes werd het gepuzzel en geknutsel in planning steeds meer een uitdaging.

Online roosters en moderne planning

Voor haar planning van rondes en loonadministratie vertrouwde de organisatie jarenlang op Excel werkbladen en good old pen en papier. Met de groei van het team werd duidelijk dat deze manier van workforce management niet langer houdbaar was.

De planning van medewerkers en rondes werd opgemaakt en bijgehouden in verschillende lijsten met een regenboog van kleurcodes. Het werd lastiger om voortdurend het overzicht te behouden van o.a. gewerkte uren, nieuwe aanvragen en wijzigingen. Loonadministratie betekende daarbovenop veel manueel werk: gepresteerde uren en tellers bijhouden, en deze elke maand overtypen in het systeem voor Payroll (cfr. Okay van Partena). En dat is een behoorlijk foutgevoelige activiteit.

“Personeelsplanning én salarisadministratie werd op een bepaald punt echt een vermoeiende, tijdrovende bezigheid. Het werd steeds lastiger om het overzicht te bewaren, maar ook om uren correct door te geven. We zitten met vroege en late diensten, nachten, onderbroken diensten, zaterdagen, zondagen. Allemaal met andere toeslagen. En dat moest ook nog handmatig uitgerekend worden.” aldus Françoise Vercruysse, bedrijfsleider en planningsverantwoordelijke bij de Thuisverpleegster.

Tevreden medewerkers en patiënten, én kwaliteitsvolle thuisverpleging zijn ontzettend belangrijk voor de Thuisverpleegster. Om dit duurzaam te kunnen blijven garanderen was het dus tijd voor vernieuwing.

De organisatie ging op zoek naar een moderne softwareoplossing voor personeelsbeheer- en administratie. En in het bijzonder een partner met dezelfde mindset: samen groeien en leren.  Met dit in het achterhoofd bleek uiteindelijk Planpoint, en de samenwerking met Déhora, een voor de hand liggende keuze.

“Na de korte demo door Déhora was ik meteen méé. Qua functionaliteit was het echt alles wat ik nodig had. Meer nog, wat voor mij de doorslag gaf, dat was de visie van Déhora en de flexibiliteit van de software. Dit is niet zomaar de zoveelste software waar je alles maar moet doen met wat je krijgt. Het is een oplossing die blijft groeien en innoveren. De mensen van Déhora denken vooruit en durven te veranderen. Zo zit ik ook in elkaar.” zegt Françoise.

Slimmer plannen én integratie met backoffice

Sinds mei 2022 maakt de Thuisverpleegster gebruik van Planpoint voor de planning van medewerkers, rondes – en de admin van de prestaties. Sinds de start van Planpoint verloopt die planning volledig digitaal, vanuit één centrale en toegankelijke plek. Vaarwel kleurboek, lijstjes, briefjes en gedoe!

Planpoint biedt gebruiksvriendelijke en intuïtieve ondersteuning in het maken en bijhouden van werkuren en werkroosters. Ondermeer dankzij een helder planbord van de rondeplanning van de verschillende teams. Het is eenvoudig om gewerkte uren of geplande rondes aan te passen. Daarnaast is de software naadloos gekoppeld aan Partena voor de payroll en dat levert weer tijd op.

Tot slot: verpleegkundigen en zorgkundigen kunnen onderweg, thuis, en bij cliënten, gebruik maken van de mobiele mogelijkheden van Planpoint. Vanuit het Planpoint ESS kunnen zij bijvoorbeeld uren boeken, afwezigheden aanvragen en hun werkroosters raadplegen. En nog meer is mogelijk voor diensten op locatie.

Wat leverde Planpoint nog op?

De WFM toepassing stimuleert bijkomend medewerkersbetrokkenheid en communicatie. Met als gevolg: meer tevredenheid onder medewerkers én klanten. Daarnaast bespaart De Thuisverpleegster met Planpoint belangrijke tijd op planning en loonadministratie, door de koppeling met het sociaal secretariaat. Voor Françoise is dit kostbare tijd die gebruikt kan worden voor een nog betere dienstverlening aan huis.

“Het is een luxe voor mij als ik zie waar ik vandaan kom. Ik heb het gevoel dat ik grip heb op de planning, dat alles daaromheen correct  wordt afgehandeld. Planpoint is super functioneel. Het spaart mij geld, tijd en biedt heel veel mogelijkheden. En de samenwerking met Déhora is echt aangenaam. Ik heb zelf veel input kunnen leveren voor deze software. En wat er niet in zit, dat maken ze. Van die nieuwe dingen profiteert trouwens elke klant. Vragen kan geen kwaad! Ik denk dat ze mij ondertussen al goed kennen (lacht).” sluit aldus Françoise vrolijk af.