Quels sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de WFM et de planification?

Aujourd’hui, il existe une pléthore de logiciels de planification différents, chacun avec ses propres caractéristiques et avantages. L’offre va des simples outils de planification aux solutions WFM intégrées. Il est donc difficile de faire le bon choix. Bien que les possibilités soient nombreuses, certaines fonctions ou caractéristiques ne devraient tout simplement pas manquer dans un logiciel moderne de planification des employés ou de gestion des ressources humaines.

Environnement interactif pour vos employés

Vos employés ne veulent pas seulement consulter leur emploi du temps. Ils veulent aussi être activement impliqués dans le processus de planification du personnel et de gestion des horaires. Un logiciel de planification moderne offre donc aux employés la possibilité d’effectuer eux-mêmes un certain nombre de tâches de planification en ligne (via le web ou un smartphone). Il peut s’agir par exemple d’échanger des équipes, de demander des absences et des présences supplémentaires ou de mettre à jour ses préférences en matière d’horaires. Responsabilisez votre personnel et gagnez un temps précieux.

Disponibilité mobile

Avec l’essor du travail mobile, il est évidemment crucial que votre logiciel WFM dispose d’une application mobile ou d’une interface web réactive. Cela permet à vos employés et à vos managers, où qu’ils soient, d’accéder à leurs horaires de travail personnels, aux listes d’équipes, aux communications, aux demandes et à d’autres informations RH pertinentes.

Communication et collaboration

Toutes les informations pertinentes et la communication en un seul endroit ! Nous préférons un logiciel WFM doté de fonctions de communication et de collaboration. Pensez à des fonctions telles que les messages internes, les notifications, le téléchargement de documents, l’auto-planification et même un calendrier partagé.

Fonctions d’aide à la décision

Le logiciel WFM doit permettre à vos planificateurs d’établir des horaires rapidement et sans souci, sur la base de divers critères. Par exemple, la disponibilité et les besoins des employés, la législation, les règles internes, la demande de travail et d’autres facteurs pertinents.

Pour nous, c’est le moteur de votre logiciel WFM qui se charge de la réflexion. En temps réel et en une fraction de seconde. Des indices visuels, des messages d’erreur et de brèves instructions permettent à votre planificateur et à votre gestionnaire de prendre les bonnes décisions.

Planification automatique

Les fonctions de planification automatique ne doivent pas non plus manquer. En d’autres termes, il s’agit d’options intelligentes capables de proposer automatiquement un planning optimal du personnel sur la base, entre autres, de la disponibilité et des compétences des employés. En tant que planificateur, vous pouvez ensuite travailler sur cette proposition avant que le planning ne soit publié. Pensez à des fonctions très spécifiques telles que la “recherche du meilleur employé” ou la “recherche de la meilleure affectation”.

Intégration dans votre environnement RH actuel

En ce qui nous concerne, vous devriez pouvoir relier un logiciel WFM moderne sans problème à votre infrastructure RH existante. En tant qu’organisation, il se peut que vous utilisiez différents outils et plates-formes logiciels.

Chaque logiciel a un objectif spécifique. Par exemple, votre logiciel de GRH, vos systèmes de paie, de facturation et d’enregistrement des heures ou votre système de commande. Mais il y a souvent beaucoup d’informations partagées. Ou des informations dans une application, comme les heures planifiées, qui peuvent être très utiles dans une autre application. Grâce à une intégration harmonieuse, vous travaillez plus intelligemment, vous gagnez du temps et vous restez flexible.

Fonctions de gestion du temps et des présences

Un logiciel WFM tout-en-un qui combine la planification du personnel et l’enregistrement des heures peut offrir plusieurs avantages.

Tout d’abord, vous disposez d’un système intégré et non d’applications logicielles distinctes. Toutes les données se retrouvent donc au bon endroit et en temps réel. Contrôlez les absences ou comparez les heures planifiées des employés avec les heures enregistrées en temps réel. Cela permet de réduire les erreurs et de garantir un calcul précis des salaires, des heures supplémentaires et des autres rémunérations.

Gestion des compétences

Le logiciel vous permet également de suivre les compétences et les qualifications de vos employés. Les planificateurs et les gestionnaires sont ainsi mieux à même de programmer les bons employés, dotés des bonnes compétences, au bon endroit.

Le système vous alertera, par exemple, en cas de pénurie imminente de compétences spécifiques ou si un employé possédant les “mauvaises” compétences est programmé.
La gestion des compétences est également facilitée lorsque votre logiciel WFM dispose d’une matrice de compétences claire. Il s’agit d’une matrice ou d’un tableau intégré qui présente les compétences requises pour différentes fonctions ou tâches d’un côté, et les noms des employés de l’autre.

Un service d’assistance local

Un must : l’assistance locale d’un partenaire qui parle la même langue et connaît parfaitement votre organisation. Demandez au fournisseur de votre logiciel de planification où il est établi et comment il organise la formation, les conseils et l’assistance, entre autres. Les avantages d’une assistance locale sont considérables :

• Réponse rapide et soutien direct dans la même langue ;
• Contact personnel et meilleure communication ;
• Connaissances locales et adaptabilité ;
• Soutien sur place si nécessaire ;
• Sécurité locale et protection des données ;
• Documentation dans la même langue.

Évolutif et à l’épreuve du temps

Enfin, les logiciels de planification modernes sont évolutifs et à l’épreuve du temps. Un logiciel WFM est évolutif lorsqu’il est conçu pour une utilisation à long terme. Il s’agit d’un logiciel flexible qui peut être facilement et rapidement adapté à l’évolution des besoins et des circonstances. De nouvelles fonctionnalités, intégrations ou même technologies doivent pouvoir être mises en œuvre rapidement, sans révisions majeures ou complexité inutile, sans finalité technologique.

En outre, votre logiciel WFM doit également être évolutif. Cela signifie que le logiciel peut être facilement adapté, par exemple, à une charge de travail accrue ou à une augmentation du nombre d’utilisateurs.