Verschillende planningsmethoden in één softwareplatform? Dat kan!

Elke afdeling haar eigen personeelsplanning?

In een organisatie met meerdere departementen of onderdelen heeft elke afdeling vaak unieke eisen en voorkeuren als het gaat om personeelsplanning. Zo vereist een afdeling die 24/7 zorgdiensten moet inplannen een totaal andere personeelsinzet dan een afdeling die zich richt op projectplanning of klantafspraken.

Het is hoe dan ook belangrijk dat elke afdeling de vrijheid heeft om de planningsmethode te kiezen die het beste aansluit bij hun specifieke werkwijze. Maar hoe zorg je ervoor dat die diversiteit niet leidt tot chaos en inefficiëntie? Vooral als medewerkers tussen afdelingen wisselen of wanneer resources moeten worden gedeeld?

Veel verscheidenheid, weinig efficiëntie

Wanneer verschillende afdelingen hun eigen planningsmethoden hanteren, ontstaat er een complex planningsvraagstuk. Elke afdeling werkt op haar eigen manier, met andere regels voor werktijden, aparte afspraken met medewerkers. Deze ‘eilandjes’ communiceren weinig tot niet met elkaar, waardoor het bovendien lastig wordt om een volledig overzicht te krijgen van de personeelsbezetting binnen je organisatie. Dit leidt soms tot situaties waarbij de ene afdeling een overschot aan medewerkers heeft, terwijl een andere afdeling kampt met onderbezetting, zelfs op cruciale momenten.

En dan hebben we het nog niet gehad over werkmiddelen en software: verschillende afdelingen in eenzelfde grote organisatie gebruiken vaak verschillende software om werkroosters of werktijden bij te houden. Nochtans is het dé sleutel om al deze verschillende planningsbehoeften samen te brengen.

Praktisch voorbeeld: Gemeente PlanStad!

Laten we een fictieve gemeente genaamd “PlanStad” nemen als voorbeeld. PlanStad biedt diverse diensten aan haar inwoners en heeft verschillende afdelingen die elk hun eigen planningsbehoeften hebben. Deze afdelingen variëren van een woonzorgcentrum tot een klusjesdienst, en van thuiszorg tot sport- en bibliotheekdiensten.

Afdeling 1: Woonzorgcentrum

Het woonzorgcentrum biedt verblijf en zorg aan ouderen. De planningsbehoeften hier zijn gebaseerd op dienstenplanning:

• Dienstenplanning: Verpleegkundigen en zorgverleners moeten op verschillende tijden van de dag (ochtend, middag, avond) worden ingepland zijn om de bewoners te verzorgen.
• Software: Momenteel maakt deze afdeling gebruik van een gespecialiseerde planningssoftware. Er zijn koppelingen naar o.a. centrale zorgdossiers en sociaal secretariaat.

Afdeling 2: Klusjesdienst

Deze dienst biedt hulp bij kleine klussen in en om het huis voor inwoners die dat zelf niet kunnen doen. Dit vereist takenplanning:

• Takenplanning: Planners moeten de taken toewijzen aan medewerkers op basis van hun vaardigheden, beschikbaarheid en de urgentie van de klus.
• Software: De klusjesdienst maakt momenteel gebruik van een uit de hand gelopen Excel-sheet om taken en medewerkers te plannen. Hierin worden ook werktijden bijgehouden.

Afdeling 3: Thuiszorg en Thuisverpleging

Deze afdeling verzorgt cliënten thuis, variërend van persoonlijke verzorging tot medische verpleging. Dit vraagt om cliëntenplanning:

• Cliëntenplanning: De planning moet rekening houden met de specifieke zorgbehoeften en voorkeuren van cliënten, evenals de beschikbaarheid en vaardigheden van de zorgverleners.
• Software: Momenteel wordt er gebruikgemaakt van een verouderd planningsysteem.  Cliëntengegevens worden bijgehouden in een aparte software, zonder koppeling tussen de twee. Geleverde prestaties en gewerkte tijden worden bijgehouden op papier – en moeten elke maand worden manueel worden overgezet naar payroll.

Afdeling 4: Sportdienst

De sportdienst organiseert en beheert sportactiviteiten en evenementen in de gemeente. De planningsbehoeften hier verschillen weer:

• Evenementplanning: Het plannen van sportevenementen, toernooien en wekelijkse activiteiten. Trainers, coaches en ondersteunend personeel moeten worden ingepland op basis van de activiteiten en beschikbaarheid.
• Software: De sportdienst gebruikt momenteel een combinatie van papier en Excel om evenementen te plannen. Urenregistratie wordt bijgehouden in diezelfde Excel.

Afdeling 5: Bibliotheek

De bibliotheek biedt een scala aan diensten van boekuitlening tot educatieve programma’s. Hun planningsbehoeften omvatten:

• Personeelsplanning: Het inplannen van bibliotheekmedewerkers voor uitleenbalies, informatiebalies, en workshops. Maar evengoed de organisatie van lezingen, boekclubs en andere evenementen.
• Software:  De bibliotheek maakt gebruik van een eenvoudig planningstooltje.  Alle kloktijden worden manueel bijgehouden en op het einde van de maand manueel verwerkt.

Winst met Planpoint: één WFM platform

De grote uitdaging ligt in het naadloos op elkaar laten aansluiten van al deze verschillende afdelingen en systemen, zonder de unieke behoeften van elke afdeling uit het oog te verliezen.

Planpoint biedt hiervoor de perfecte oplossing door al deze diverse planningsbehoeften samen te brengen in één platform, zonder in te boeten op flexibiliteit of gebruiksgemak. Dit unieke platform voor workforce management stelt elke afdeling in staat om haar eigen planningsmethoden te behouden binnen één geïntegreerd platform.

Dit betekent dat elke afdeling, van het woonzorgcentrum tot de klusjesdienst, haar eigen specifieke aanpak kan blijven gebruiken zonder dat dit leidt tot planningsconflicten. Planpoint is flexibel genoeg om verschillende planningsmodellen te ondersteunen, waardoor elke afdeling optimaal kan functioneren.

Afdelingoverschrijdend plannen

In een organisatie waar medewerkers tussen verschillende afdelingen werken, is afdelingoverschrijdend plannen een must. Planpoint biedt real-time inzicht in de beschikbaarheid en bezetting van alle afdelingen, waardoor een geïntegreerde planning mogelijk wordt. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënt worden ingezet waar ze het meest nodig zijn, wat leidt tot een verhoogde productiviteit en een betere balans tussen werkdruk en beschikbare middelen.

Gemeenschappelijke resources delen

Naast het behouden van afdeling specifieke planningen, maakt Planpoint het eenvoudig om resources te delen tussen afdelingen. Dit betekent dat medewerkers flexibel kunnen worden ingezet zonder planningsconflicten. Planpoint biedt inzicht in de beschikbaarheid van personeel en andere resources over de gehele organisatie, waardoor snel en effectief kan worden geschakeld.

Schaalbaarheid

Met Planpoint kun je bovendien klein beginnen en de diensten op het platform uitbreiden wanneer de tijd rijp is. Of je nu één afdeling toevoegt of meerdere, Planpoint groeit mee met je organisatie. Dit maakt het mogelijk om geleidelijk over te stappen, zonder gedwongen te worden tot een volledige implementatie op dag één.

Implementatie en onderhoud

Een van de grote voordelen van Planpoint is de kostenbesparing die het oplevert door het gebruik van één WFM-platform voor meerdere afdelingen. Dit vereenvoudigt niet alleen de implementatie en het onderhoud, maar zorgt ook voor aanzienlijke financiële voordelen.

In plaats van tijd en middelen te verspillen aan het implementeren van verschillende softwarepakketten voor elke afdeling, volstaat één enkele implementatie van Planpoint. Dit vereenvoudigt het projectmanagement en reduceert de implementatietijd aanzienlijk, wat direct leidt tot lagere kosten.

Verbeterde integraties

Planpoint integreert naadloos met bestaande bedrijfsapplicaties zoals HR-systemen, loonadministratie en ERP-software. Deze geïntegreerde aanpak bevordert de samenwerking tussen afdelingen en maakt het delen van informatie en resources eenvoudiger, wat leidt tot een hogere operationele efficiëntie.

De extra plus: iedereen kent en leert dezelfde tool

Naast de technische en financiële voordelen biedt het gebruik van één WFM-software, zoals Planpoint, ook belangrijke voordelen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en samenwerking.

Medewerkers hoeven slechts één gebruikersinterface onder de knie te krijgen, wat de leercurve verkort en de productiviteit ten goede komt. Daarnaast levert het uniform gebruik van dezelfde software een flinke winst op bij opleidingen. Alle medewerkers doorlopen hetzelfde trainingsproces en raken vertrouwd met dezelfde functionaliteiten. Hierdoor kunnen collega’s elkaar eenvoudig ondersteunen bij vragen, wat de afhankelijkheid van IT-ondersteuning vermindert en de inwerkperiode voor nieuwe medewerkers verkort. Deze gedeelde kennis versterkt de samenwerking en verhoogt de efficiëntie binnen de organisatie.

Tot slot

De implementatie van één workforce management software zoals Planpoint voor meerdere afdelingen binnen een organisatie biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van eenvoud, kostenbesparing, integratie en gebruiksgemak.

Door gebruik te maken van bestaande interfaces en infrastructuur, wordt niet alleen de leercurve verminderd, maar wordt ook de efficiëntie en productiviteit van de organisatie als geheel verhoogd. Dit maakt het voor organisaties mogelijk om met maximale effectiviteit te plannen en te opereren, terwijl elke afdeling haar unieke planningsmethoden kan behouden.