Deze KPI's zijn cruciaal voor je personeelsplanning

Wat zijn KPI’s of metrics?

KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, zijn kritieke prestatie-indicatoren. Simpel gezegd: ze laten zien hoe je organisatie, team of medewerkers presteren. KPI’s zijn krachtige tools om doelen te monitoren, prestaties te vergelijken en resultaten te verbeteren door tijdig bij te sturen.

Binnen Workforce Management zijn KPI’s onmisbaar. Ze helpen je om je personeelsplanning te optimaliseren, kosten onder controle te houden en de administratieve last te verlagen. Welke KPI’s je gebruikt, hangt af van je organisatie en sector, maar het doel blijft hetzelfde: inzicht en verbetering. Met Planpoint beschik je over een scala aan filters, rapportages en statistieken die je helpen grip te krijgen op je personeelsbeheer. Hier lichten we enkele essentiële KPI’s uit die je ondersteunen bij het maken van betere, snellere beslissingen.

1. Aantal ingeplande medewerkers

Een efficiënte planning begint met een duidelijk overzicht van het aantal medewerkers dat je hebt ingepland per periode, per team. Dit overzicht helpt je om onder- of overbezetting te voorkomen. In Planpoint zie je in één oogopslag wie aanwezig of afwezig is en waar tekorten zitten. Handige filters maken het eenvoudig om in te zoomen, bijvoorbeeld per taak, werksoort of kwalificatie. Zo blijf je altijd in control en kun je snel schakelen wanneer dat nodig is.

2. Aantal openstaande diensten of posten

Zijn alle diensten goed ingevuld, of blijven er gaten in het rooster? Met deze KPI zie je direct welke diensten, taken of opdrachten nog openstaan. Planpoint laat zien waar actie nodig is, zodat je snel kunt inspelen op tekorten en de juiste medewerkers kunt inzetten. Dit zorgt voor een vloeiende personeelsbezetting en voorkomt verstoringen in de workflow.

3. Activiteiten tellers

Benieuwd hoeveel specifieke taken, shifts of opdrachten er gepland staan? Met Planpoint krijg je overzichtelijke tellers die je precies laten zien wat er speelt. Of het nu gaat om nachtdiensten, weekendshifts of andere activiteiten, je past de tellers eenvoudig aan op jouw behoeften. Dit zorgt voor helder inzicht in de verdeling van activiteiten en activiteitstypes, waardoor plannen eenvoudiger en efficiënter wordt.

Daarnaast biedt Planpoint ook de mogelijkheid om statistieken over afwezigheden bij te houden. Zo krijg je een compleet beeld van zowel de geplande activiteiten als de personeelsbeschikbaarheid, wat je helpt om beter te anticiperen en bij te sturen.

4. Medewerkerstellers

Inzicht in je medewerkers en hun werkgegevens is noodzakelijk voor een efficiënte en gezonde personeelsplanning. Medewerkerstellers in Planpoint bieden dat inzicht door o.a. snel te laten zien hoeveel niet-voorspelde uren zijn gewerkt, welke verlofdagen en afwezigheden zijn opgenomen, en hoe uren zich verhouden tot contractafspraken.

Dit is cruciaal om o.a. roosterbehoeften nauwkeuriger te voorspellen, het werk eerlijk te verdelen en overbelasting te voorkomen. Bovendien helpt het je te voldoen aan wet- en regelgeving rond maximale werkuren en rusttijden. Door inzicht te krijgen in trends, zoals overuren of frequente afwezigheden, kun je ook vroegtijdig bijsturen en de duurzame inzetbaarheid van je team bevorderen.

5. Ingeplande uren vs nog te plannen uren

Met deze KPI in Planpoint zie je in één oogopslag hoeveel uren een medewerker is ingepland in verhouding tot zijn of haar contractuele uren. Zo voorkom je dat iemand te veel werkt, of juist niet genoeg uren maakt. Het resultaat? Minder overschrijdingen, minder werkdruk en een betere balans.

6. Ingeplande uren vs. gepresteerde uren

Het verschil tussen geplande en werkelijk gepresteerde uren geeft waardevolle inzichten. Zie je regelmatig afwijkingen? Dan kan dat wijzen op een mismatch in je planning. Door deze data te analyseren, kun je processen verfijnen en toekomstige roosters verbeteren.

7. Aantal roosterwijzigingen

Hoe vaak pas je het rooster aan? Frequentie van wijzigingen kan wijzen op instabiliteit in je planning. Met deze KPI krijg je inzicht in mogelijke verbeterpunten. Minder wijzigingen betekent meer rust voor je team en een efficiëntere workflow.

8. Optimale bezetting

Werk je wel met de juiste bezetting? Verwacht je in de toekomst gaten in het rooster? Planpoint laat je duidelijk zien of er sprake is van onder- of overbezetting. Dit helpt je om personeelstekorten, overbezetting en onnodige kosten te voorkomen. Dankzij de flexibele mogelijkheden kun je tot op uurniveau controleren of je planning klopt. Ook kan je reeds voor toekomstige periodes controleren of je personeelsplanning goed is afgestemd op de gewenste personeelsbezetting.

9. Workload en werkdruk

Werkdruk beïnvloedt direct de tevredenheid en productiviteit van je medewerkers. Met Planpoint monitor je niet alleen de feitelijke werkbelasting, maar ook hoe je team deze ervaart. Dit helpt je om een werkomgeving te creëren waarin iedereen optimaal kan presteren.

Met de uitgebreide metrics en tellers van Planpoint krijg je direct grip op je personeelsbeheer. Van inzicht in werkdruk tot een betere planning en kostenbesparing – de mogelijkheden zijn eindeloos. Wil jij ook je workforce management verbeteren? Ontdek vandaag nog wat Planpoint voor jouw organisatie kan betekenen!