Utilisez-vous encore Excel pour planifier votre personnel ?

De nombreuses organisations s’appuient sur des feuilles de calcul Excel, des calendriers Outlook et des documents Word pour planifier leurs effectifs. C’est logique, car ces outils font partie de l’offre standard d’Office, n’est-ce pas ? Et pour les organisations qui n’ont qu’une poignée d’employés à planifier et un nombre limité d’activités, cela fonctionne très bien.

Après tout, Excel possède un certain nombre de points forts:

• il est accessible;
• il est possible de faire des ajustements rapidement ;
• presque tout le monde connaît l’outil ;
• toutes les informations se trouvent dans une seule feuille de calcul.

Mais il y a un hic : dès que la planification du personnel devient plus compliquée et qu’il est important de disposer d’un personnel restreint, Excel n’est pas à la hauteur. Surtout si vous utilisez d’autres logiciels pour la facturation, l’enregistrement des heures de travail, etc. Le résultat ? Un système de planification du personnel qui, au fil du temps, devient confus, chronophage et frustrant. Pas vraiment de quoi se réjouir. Lisez la suite pour savoir pourquoi.

Pas de fonctions de planification essentielles

Excel a été conçu avant tout comme un tableur, et non spécifiquement pour la planification des effectifs. Cela signifie que vous devez utiliser toutes sortes de formules, de fonctions, de filtres et de calculs pour garder ne serait-ce qu’une petite vue d’ensemble des personnes et des activités planifiées.

En outre, il n’existe que peu ou pas de fonctions d’assistance pour les planificateurs ou les gestionnaires. Il n’y a pas de suivi des règles et de la législation, pas d’avertissement en cas de conflit. Excel manque également de fonctions utiles pour la planification automatique. Ce sont précisément ces fonctions que l’on trouve dans les logiciels de planification modernes, tels que Planpoint, et qui rendent votre travail de planificateur beaucoup plus agréable et facile.

Options de visualisation limitées

Les feuilles de calcul ne disposent pas des mêmes options de visualisation avancées que les logiciels de planification. Bien qu’Excel offre quelques options de visualisation, telles que des graphiques et des vues de feuilles, celles-ci ne sont pas très adaptées à la présentation de listes de personnel d’une manière visuellement attrayante et compréhensible.

Un véritable tableau de planification, en revanche, offre diverses options visuelles, telles que les diagrammes de Gantt ou les lignes de temps. Ceux-ci vous permettent de voir d’un coup d’œil qui est programmé à quel moment et quels employés sont disponibles à quel moment. Vous pouvez également filtrer rapidement en fonction des compétences, des activités ou du type de travail pour créer le planning le plus optimal.

Grâce aux capacités visuelles d’un véritable logiciel de planification, la planification devient plus facile et vous pouvez mieux anticiper les goulets d’étranglement. Il vous permet de prendre des décisions rapidement et efficacement et de gérer un planning bien organisé.

Beaucoup de travail manuel

L’attrait des feuilles de calcul réside en partie dans le fait que vous pouvez modifier les informations manuellement assez facilement : un chiffre ici ou un texte là. Et avec les formules, vous pouvez déjà faire un peu plus. Mais le revers de la médaille, c’est que vous devez presque tout saisir et mettre à jour manuellement. Pensez aux noms des employés, à leur disponibilité, à leurs heures de travail, aux informations sur les clients et aux équipes. Vous devez même traiter manuellement les demandes de congé et les équipes. En bref, il faut beaucoup de temps et de soin pour s’assurer que votre planning reste à jour et correct.

Les feuilles de calcul sont donc très sensibles à la saisie humaine. De petites erreurs peuvent entraîner des perturbations majeures. Il peut s’agir de services manquants, d’une adresse erronée ou de lacunes dans le calcul de la rémunération. La correction de ces erreurs peut prendre beaucoup de temps. L’utilisation d’un logiciel de planification, qui permet l’automatisation et le contrôle des erreurs, est donc un choix judicieux pour rendre votre planification plus efficace et plus précise.

Duplication et perte de temps

Ceci nous amène automatiquement au point suivant. Excel est difficile à relier à vos autres systèmes ou sources de données. Outre votre feuille de calcul, utilisez-vous un système de facturation, d’enregistrement des heures de travail ou de gestion des performances ? Dans ce cas, il est probable que vous deviez constamment transférer des informations manuellement. Cela vous coûte du temps, des efforts et de la frustration, et peut entraîner des erreurs humaines, telles que des fautes de frappe ou des informations mal copiées.

Les logiciels de planification modernes, en revanche, sont conçus pour s’intégrer de manière transparente à d’autres systèmes, notamment le traitement des salaires, la gestion des ressources humaines, l’enregistrement des temps et bien d’autres encore. Cela signifie que les données peuvent désormais être échangées automatiquement et en temps réel entre vos différents outils, et que la saisie manuelle appartient désormais au passé.

Non évolutif

Au fur et à mesure que votre organisation et votre planning augmentent en taille et en complexité, il en va de même pour votre Excel. Ce qui était autrefois une feuille de calcul simple et élégante se transforme rapidement en un monstre colossal. Ces formules astucieuses, ces lignes et ces colonnes qui avaient tant de sens deviennent un enchevêtrement. Dans les grandes équipes ou organisations, le volume de données augmente rapidement. Il est donc difficile d’en garder la trace, surtout si ces données sont dispersées dans plusieurs feuilles de calcul ou documents.

Et si la personne responsable de la gestion du calendrier quitte l’entreprise ou tombe malade – le fameux “magicien de la feuille de calcul” – la situation s’aggrave encore. Votre organisation risque alors de devenir dépendante de feuilles de calcul et de documents que personne ne comprend vraiment.

Collaboration maladroite en temps réel

Les options de collaboration dans Excel sont assez limitées. Les feuilles Excel traditionnelles ne sont souvent accessibles que via le réseau interne de l’entreprise, ce qui complique le partage et la consultation des plannings lorsque les collègues travaillent à distance.

En outre, les feuilles Excel ne peuvent généralement être modifiées que par une seule personne à la fois, qu’il s’agisse de fichiers Excel traditionnels ou de fichiers Office 365. Une fois qu’un planificateur ou un gestionnaire apporte une modification, cette partie du planning est verrouillée pour les autres utilisateurs. Cela entraîne des retards et des frustrations lorsque plusieurs personnes doivent modifier quelque chose en même temps. Il existe également un risque que des collègues impatients fassent des copies, créant ainsi différentes versions des mêmes plannings.

En outre, l’absence de communication en temps réel peut poser des problèmes. Supposons que vos collègues veuillent joindre des commentaires ou un retour d’information sur un travail spécifique, des clients ou des employés. Sans parler de la distribution des informations dans différents documents – souvent même par le biais du bon vieux stylo et du papier.

Enfin, si une feuille de calcul est très volumineuse et complexe, le fait de travailler avec plusieurs utilisateurs peut ralentir le fichier. Surtout avec une connexion internet un peu plus lente.

Mais ne vous inquiétez pas. Planpoint prend en charge la collaboration basée sur le cloud. Les planificateurs et les cadres peuvent collaborer efficacement en temps réel – avec le contrôle des versions, les pistes d’audit, les capacités de communication et le contrôle des données.

La communication n’est pas simple

Une fois la planification du personnel effectuée, il faut encore que tous les horaires de travail parviennent à vos collaborateurs. Si vous travaillez avec des feuilles de calcul, vous pouvez envoyer à tous vos collègues un courrier électronique contenant leur planning, individuellement ou en équipe. Vous pouvez également sauvegarder chaque tableau de service au format PDF dans un dossier partagé, ou encore imprimer les tableaux de service et les accrocher dans un endroit central. Mais pouvez-vous faire confiance à vos employés pour qu’ils se souviennent toujours de leurs horaires, quelle que soit la manière dont vous leur communiquez cette feuille de calcul ?

Et que se passe-t-il si vous devez modifier les tableaux de service au cours de la semaine ? Il peut s’agir d’échanges, d’absences ou d’annulations de la part de clients. Il devient alors difficile d’informer tout le monde : il faut téléphoner, envoyer des courriels, des messages WhatsApp et faire suivre ou imprimer à nouveau le programme modifié. Ensuite, il faut espérer qu’un élément du planning ne change pas à nouveau.

Heureusement, les logiciels de planification offrent une solution. Les plannings peuvent être partagés facilement et efficacement avec les employés. Les mises à jour et les modifications sont effectuées en temps réel, de sorte que tout le monde est toujours au courant via l’appareil que tout le monde porte aujourd’hui – le smartphone.

Toujours via le planificateur

Enfin, chaque question ou demande nécessite un passage par le planificateur. Les planificateurs et les employés sont très dépendants de la communication personnelle – via tous les canaux possibles et imaginables – pour que le planning du personnel soit bien organisé. Avec toutes les conséquences que cela implique.

Comme indiqué précédemment, les employés (et les autres services) doivent toujours contacter le planificateur ou le dispatcher pour obtenir des informations sur les activités planifiées. Il en va de même pour les équipes et les heures de travail.

Mais aussi pour des activités spécifiques liées aux ressources humaines et à la planification, les employés doivent toujours contacter personnellement le planificateur ou le superviseur : demandes de congés, ajustements d’horaires, notifications de maladie, rapports de disponibilité, demandes d’heures supplémentaires ou d’heures de travail supplémentaires, etc.

Un logiciel de planification doté d’un Self-service pour les employés (ESS) ou d’un portail pour les employés peut faciliter grandement la vie des employés et des planificateurs. Cela permet à chacun de se concentrer sur ce qui compte vraiment : faire fonctionner l’organisation avec succès.