Administration locale Mortsel

L’autorité locale de Mortsel a choisi en toute confiance un nouveau logiciel moderne de planification du personnel. Cela s’est traduit par une planification plus efficace, moins de tracas et encore plus d’engagement de la part des coaches et des soignants

Le contact personnel au centre des préoccupations

Dans la commune de Mortsel, les services de soins à domicile sont fortement organisés au niveau local, au niveau du district. Au total, il existe cinq équipes de quartier multidisciplinaires au sein desquelles les services d’aide familiale et de nettoyage s’occupent ensemble de chaque quartier. Chaque équipe de quartier est gérée par un accompagnateur et un planificateur. Ils sont responsables de l’élaboration et de la gestion de la liste des membres de l’équipe. Les travailleurs sociaux apportent leur soutien en conseillant les clients et en organisant l’aide à domicile.

L’objectif principal d’une bonne planification du personnel est de veiller à ce que tous les clients puissent bénéficier d’une aide familiale ou d’une aide au nettoyage lorsqu’ils en ont besoin. En outre, Mortsel s’efforce de faire en sorte que les personnes nécessitant des soins puissent toujours compter sur des visages familiers. Le contact personnel et l’engagement sont au cœur des services de l’administration communale.

Paulien Gysels, coordinateur des soins de proximité à l’autorité locale de Mortsel, souligne les avantages d’une bonne planification et d’une collaboration entre le même personnel et les mêmes clients : “Cela présente de nombreux avantages, tant pour nos clients que pour les soignants. Une relation à long terme peut s’établir entre les soignants et les clients, et notre personnel se sent plus impliqué. Nous essayons d’organiser les remplacements au sein du même district, mais s’il n’y a pas d’autre solution, nous travaillons également avec d’autres districts ou d’autres équipes.”

Le défi : adieu Excel et papier

Auparavant, les plannings horaires des aides familiales et des aides ménagères étaient préparés manuellement et conservés dans une feuille Excel, centralisée sur un serveur auquel tout le monde n’avait pas accès. Toute modification du planning, comme les absences, les congés de maladie, les remplacements ou les congés, devait être effectuée manuellement. Les demandes de maladie et de congé étaient envoyées séparément par courrier électronique, ce qui entraînait régulièrement des erreurs et des inscriptions en double.

En outre, les tableaux de service n’étaient pas directement accessibles à tous, de sorte qu’il n’était pas toujours évident de savoir quand des ajustements avaient été effectués. Conserver les adresses des clients sur papier n’était pas non plus pratique dans le contexte du GDPR et en raison des changements d’adresse.

“Ensuite, si quelqu’un tombait malade, il était très difficile de reprendre le planning. Ce qui, pour la continuité, n’est pas idéal. Après tout, un planning en Excel est difficile à transférer. Beaucoup d’informations sur les clients et le personnel se trouvaient également dans la tête des travailleurs sociaux et des planificateurs”, explique Paulien.

Chadani Van Put, assistante sociale à l’administration locale de Mortsel “Et chaque fois qu’il y avait un changement dans le planning, le planificateur ou l’assistante sociale devait commencer à téléphoner pour s’assurer que notre personnel et nos clients étaient au courant du nouveau planning. Un processus qui prend beaucoup de temps.”

Pour relever ces défis, l’administration locale de Mortsel a opté pour l’innovation. Elle a trouvé une solution dans Planpoint, un logiciel moderne de planification du personnel WFM, adapté aux services de soins à domicile. Le résultat ? Une meilleure planification, un travail plus efficace et une meilleure collaboration.

Planification et collaboration plus efficaces avec Planpoint

Avec Planpoint, la planification des équipes de district se fait désormais dans un seul système de planification moderne et bien organisé. Le système est accessible dans le nuage, ce qui permet à chacun d’accéder aux horaires de travail de n’importe où et à n’importe quel moment. Les horaires dans Planpoint sont toujours à jour et les employés sont immédiatement informés des changements. Grâce à une meilleure vue d’ensemble, les plannings peuvent également être optimisés à long terme.

“La planification était transmise chaque semaine, mais chaque fois qu’un changement survenait, il fallait le transmettre à chaque fois. Il y avait beaucoup de communication dans les deux sens. Nous recevions constamment des appels téléphoniques nous demandant des adresses ou des clients. Aujourd’hui, nous pouvons simplement dire que les dernières informations relatives à la planification et aux clients se trouvent toujours dans Planpoint. C’est aussi simple que cela”. déclare Chadani.

Les collègues qui ne s’occupent pas de la planification au quotidien, comme le personnel administratif, reçoivent aussi parfois des questions sur la planification du personnel. Eux aussi peuvent simplement consulter les horaires de travail ou les dossiers des clients dans Planpoint, sans avoir à contacter d’abord un planificateur ou un coach.

“Planpoint est vraiment une grande victoire pour les planificateurs et pour notre personnel. Toutes les informations sont à jour et centralisées. Désormais, tout est disponible sous forme numérique. Les équipes de nettoyage et les soignants peuvent voir immédiatement via l’application avec qui ils travaillent, et quel jour ils sont programmés pour quel client. Mais aussi à quelle heure de la journée ou à quel endroit. C’est vraiment génial. C’est un grand pas en avant”. ajoute Paulien.

Une fois que les employés sont arrivés chez un client, ils peuvent même utiliser Planpoint pour soumettre des commentaires au planificateur, enregistrer des dépenses ou des kilomètres. À l’avenir, les employés auront également la possibilité de faire signer une tâche ou une commande par le client.

En ce qui concerne sa fonctionnalité préférée, Chadani explique à quel point elle trouve pratique la vue d’ensemble du planning : “Dans le tableau de planification, vous pouvez immédiatement voir si une aide-soignante ou une aide ménagère a été planifiée pour tous les clients. L’aperçu ou la trappe en bas du planning est vraiment pratique. Grâce aux couleurs, vous pouvez immédiatement voir s’il y a des lacunes, si tous les employés sont effectivement planifiés. Vous pouvez également personnaliser l’affichage du tableau de planification à votre guise. Je peux vérifier en un coup d’œil qui travaille aujourd’hui ou demain, et quels employés ont de la place pour un autre client”.

Mise en œuvre et changement

La maîtrise d’un nouveau logiciel de planification exige évidemment une certaine flexibilité de la part des employés. C’est pourquoi l’administration communale de Mortsel a pu compter sur l’accompagnement personnel des consultants de Déhora. Tant pendant l’implémentation qu’après la mise en service.

“La transition s’est très bien passée. La plupart des équipes de district ont tout de suite aimé Planpoint, qui s’est mis en place tout seul”, dit Paulien. “Comme nous avons une façon de travailler légèrement différente de la plupart des organisations de soins à domicile, je peux imaginer que nous avons quelques problèmes particuliers. Mais nous sommes toujours entendus et les gens de Déhora sont très accessibles. Chaque question ou demande d’adaptation est prise au sérieux.

Pour assurer un bon démarrage, des sessions de formation ont été organisées pour les planificateurs et les accompagnateurs. Pas à pas, ils ont appris à utiliser de manière optimale les capacités de Planpoint. Par la suite, les soignants ont également été impliqués dans le processus de changement. De cette manière, tout le monde a pu s’impliquer.

Que nous réserve l’avenir ?

Une autre raison pour laquelle Mortsel a choisi Planpoint est son évolutivité et sa flexibilité à long terme. En effet, lors de la prochaine phase, l’administration communale de Mortsel profitera de la possibilité d’automatiser également le traitement des performances.

“Bientôt, nous traiterons également la facturation des soins à domicile et la transmission des heures via Planpoint. Les formulaires de prestations des employés sont actuellement transmis sur papier. Nous devons vérifier, additionner et saisir tous ces formulaires”, a déclaré Chadani. “Avec Planpoint, nous pouvons simplement faire cela numériquement, et les performances sont immédiatement transmises pour facturation. Nous n’avons plus besoin de ces papiers. Tout le monde attend cela avec impatience”, s’amuse M. Chadani.