Dankzij onze workforce management software kun je slimmer, efficiënter en rustiger werken. Daar zijn we van overtuigd. Maar dat gebeurt niet vanzelf. Een implementatie is niet enkel een technische formaliteit; het is het moment waarop processen, gewoontes en verwachtingen samenkomen. Precies daarom bepalen niet alleen wij, maar ook jouw organisatie, teams en mensen of de software straks écht werkt.

Wij brengen uiteraard heel wat mee: best practices, projectmethodieken, templates, opleidingen en domeinkennis uit tientallen implementaties. Maar hoe goed onze aanpak ook is — de mensen bepalen mee de adaptatie en het succes van de software. Niet omdat we iets willen doorschuiven, maar omdat personeelsplanning en mensen nu eenmaal het hart van je organisatie raken: je teams, je processen, je roosters, je cultuur.

Daarom verwachten we niet dat klanten ‘achteroverleunen’ en kijken hoe wij iets inrichten. We verwachten betrokkenheid, keuzes en eigenaarschap. Want wat je samen doet, werkt beter. En wat je zelf mee vormt, blijft ook écht werken na de livegang.

Doelstellingen en kader

Wat wil je bereiken met Planpoint? Minder Excel? Minder brandjes blussen? Meer grip op je bezetting? Meer betrokkenheid bij medewerkers? Zonder duidelijke doelen blijft workforce management een technisch hulpmiddel. Met heldere doelstellingen wordt het een hefboom: je weet waar je naartoe werkt, waarom het project belangrijk is en wanneer je kunt zeggen dat het geslaagd is.

Maar doelen alleen zijn niet genoeg. Er moeten ook kaders zijn. Wie beslist wat? Welke processen veranderen wél — en welke blijven zoals ze zijn? Wat hoort bij ‘fase 1’ en wat schuift door naar een later moment? Welke afspraken, regels of werkwijzen zijn niet onderhandelbaar? Sterke kaders vermijden dat je tijdens de implementatie telkens opnieuw het wiel moet uitvinden. Ze zorgen ervoor dat iedereen dezelfde richting op gaat en dat het project beheersbaar blijft. En misschien nog belangrijker: ze brengen rust.

Scope: wat wél, wat (nog) niet

Zodra je weet waarom je de overstap maakt naar een nieuwe WFM-software, volgt de vraag hoe uitgebreid je het maakt. Scope gaat over de afbakening van fase 1: wat pakken we vandaag op… en wat zetten we bewust in een latere fase?

Voor kleine trajecten (zoals puur personeelsplanning) ligt dat vaak snel vast. Maar bij grotere implementaties — met meerdere teams, tijdregistratie, HR-processen of uitbreidingen zoals zelfroosteren — wordt scope essentieel. Het beschermt de organisatie tegen overschatting en maakt het project haalbaar.

Scope helpt je vooruit te kijken: welke onderdelen leveren onmiddellijk meerwaarde op, waar zit de grootste pijn, wat vraagt change management, en welke stappen laat je nog even liggen tot het team er klaar voor is? Wij begeleiden je hier uiteraard graag bij. We challengen je plannen, denken mee over prioriteiten en helpen bepalen wat realistisch is binnen jullie tijd, capaciteit en ambities. Zo bouw je een implementatie die niet alleen werkt… maar ook werkt voor je organisatie.

Betrek de juiste mensen

Een implementatie wordt gedragen door mensen: planners, leidinggevenden, key users, IT… Zij kennen de dagelijkse realiteit, voelen waar het schuurt en weten welke oplossingen écht werken. Daarom werken we met een projectteam dat breed genoeg is om slimme keuzes te maken, maar compact genoeg om tempo te houden.

Cruciaal daarbij: mandaat. Een projectgroep die geen beslissingen kan nemen, verliest tijd, energie en geloofwaardigheid. Een team mét mandaat durft knopen door te hakken, processen te vereenvoudigen en collega’s mee te nemen in de verandering. Dat creëert vertrouwen — en precies dat maakt het verschil tussen “software installeren” en “een nieuwe manier van werken neerzetten”.

We helpen je om zo’n team samen te stellen: wie moet betrokken worden, wie beslist wat, hoe verdeel je rollen en hoe zorg je dat iedereen realistisch, daadkrachtig en goed geïnformeerd blijft.

Opleiding en adoptie

Nieuwe software werkt pas écht wanneer mensen ze begrijpen, vertrouwen en vlot gebruiken. Opleiding en draagvlak zijn daarom geen bijzaak, maar een kernonderdeel van een succesvolle implementatie. Niet iedereen heeft daarbij dezelfde noden: planners willen diepgang, leidinggevenden vooral overzicht, en medewerkers willen gewoon weten hoe ze hun planning of tijdregistratie terugvinden zonder gedoe.

Wij voorzien de juiste trainingen, voorbeelden en documentatie — helemaal afgestemd op jullie processen en terminologie. We leiden key users op die intern het aanspreekpunt worden, ondersteunen planners en leidinggevenden én zorgen dat medewerkers helder geïnformeerd worden over wat er verandert.

Maar adoptie is altijd gedeelde verantwoordelijkheid. Interne communicatie speelt een grote rol: hoe kondigen jullie de nieuwe tool aan? Welke voordelen breng je in beeld? Hoe vinden medewerkers hun weg — en bij wie kunnen ze terecht? Wij leveren alle nodige materialen en kunnen werken met een train-the-trainer-aanpak of met rechtstreekse opleidingen voor elke doelgroep.

Risico’s in het vizier houden

Een implementatie loopt nooit volledig volgens plan — en dat hoeft ook niet. Wat wél essentieel is, is dat je de mogelijke risico’s op voorhand scherp hebt. Niet om paniek te zaaien, maar om ruimte te creëren om tijdig bij te sturen. Zijn de doelen realistisch? Is er voldoende capaciteit? Hebben de betrokken rollen het nodige mandaat? Worden beslissingen tijdig genomen?

Door dit vooraf te benoemen, kun je gerichter sturen en voorkom je dat problemen pas zichtbaar worden wanneer ze al vertraging veroorzaken. Risico’s verdwijnen niet vanzelf, maar met een goed zicht daarop blijft je project wél beheersbaar.

Mogelijke valkuilen

Zelfs organisaties met de beste intenties botsen vaak op dezelfde uitdagingen. Dit zijn de valkuilen die we het vaakst zien:

Onderschatting van tijd en impact

Workforce management raakt roosters, processen, teams en afspraken. Het vraagt tijd om goed te begeleiden — zeker in de beginfase, wanneer je processen moet finetunen en keuzes moet maken.

Technische afhankelijkheden bij andere systemen

Heel wat organisaties werken met software die niet altijd mee-evolueert. Oude payrollinterfaces, beperkte exportmogelijkheden of partners die niet happig zijn om data uit te wisselen, kunnen het proces vertragen. Dat is geen drama, zolang je er vooraf rekening mee houdt en realistische afspraken maakt.

Complexiteit van de bedrijfsstructuur

Hoe uitgebreider je organisatie, hoe complexer de inrichting. Denk aan meerdere teams, verschillende roosters, uitzonderingen, cao’s en locaties. Dat vraagt tijd — niet omdat het moeilijk is, maar omdat het precies moet zitten.

Te veel verwachten in één keer

Sommige organisaties willen meteen alles automatiseren, optimaliseren én vernieuwen. Zonder heldere scope groeit een project sneller dan gezond is. Resultaat: vertraging, frustratie en een overload aan keuzes. Een gefaseerde aanpak werkt altijd beter.

Te snel live willen gaan

Een snelle start lijkt aantrekkelijk, maar een overhaaste livegang leidt later tot correcties, dubbel werk en stress.

Deze valkuilen zijn trouwens echt normaal — en vooral: perfect beheersbaar wanneer je ze vooraf kent en meeneemt in je planning en verwachtingen.

Uiteraard doen wij alles samen

Laat je vooral niet afschrikken. Het is net realistisch om aandacht te vragen voor de juiste randvoorwaarden. Want als die goed zitten, wordt een implementatie een kans om processen te versterken, teams te betrekken en rust in de planning te creëren. Heel wat klanten hebben al bewezen dat het perfect kan. Wij brengen de expertise, begeleiding, best practices en structuur. We maken het zo eenvoudig mogelijk, houden mee overzicht, geven richting en staan klaar wanneer het wat moeilijker wordt.

Software kun je installeren. Een nieuwe manier van werken bouw je samen. Dat is precies waar we met Planpoint het verschil maken.