Nieuwe regelgeving met betrekking tot vakantie en verlof

Arbeidsongeschikt tijdens vakantiedagen

Werknemers die tot voor kort arbeidsongeschikt worden tijdens hun vakantie, hadden helaas pech. Hun vakantiedagen konden ze niet meer inhalen. Met andere woorden: ze waren die verlofdagen gewoon kwijt. Dit werd niet goedgekeurd door het Europees Hof van Justitie: volgens hen moeten medewerkers minstens vier weken vakantie moeten krijgen om te ontspannen. Als je ziek bent tijdens je vakantieperiode, moet je de kans krijgen om te herstellen en te genezen. Volgens het Hof kun je dan eigenlijk niet ontspannen.

Dit betekent de nieuwe regelgeving

Vanaf 1 januari 2024 kan een medewerker, wanneer hij of zij ziek wordt tijdens een vakantieperiode, deze vakantiedagen later weer opnemen. Natuurlijk moet de medewerker de werkgever op de hoogte stellen én binnen de 48 uur een ziektebriefje binnenbrengen. Ook bij andere schorsingen tijdens de vakantie kan de werknemer vakantiedagen later opnemen: arbeidsongevallen, moederschapsrust, geboorteverlof,… Meer details vind je bij je sociaal secretariaat en op de website van Liantis

Hoe pas je dit toe in Planpoint?

In Planpoint is het zeer eenvoudig om de geplande vakantiedagen eenvoudig om te zetten naar ziektedagen. Voor vakantie die wordt vervangen door arbeidsongeschiktheid kun je een aparte teller en een nieuw activiteitstype creëren. Deze kunnen vervolgens worden geïntegreerd in je eigen verlofcascade, waarin je de volgorde bepaalt waarin medewerkers de verschillende soorten verlofdagen moeten opnemen.

Indien nodig kan in Planpoint een aparte looncode worden toegekend aan dit (nieuwe) type verlof voor een optimale berekening door je loonadministratie. Planpoint biedt de flexibiliteit om verlofbeheer te automatiseren volgens instelbare regels, zodat deze optimaal aansluit op de behoeften van je organisatie.

Verrekening van enkel vertrek-vakantiegeld

Gaat een medewerker uit dienst, dan moet de werkgever vertrekvakantiegeld uitbetalen op de datum van uitdiensttreding. Dit bedrag is opgebouwd uit dagen die de medewerker nog niet had opgenomen en de opgebouwde rechten voor het komende jaar. Als volgende werkgever van deze bediende betaal je eveneens vakantiegeld, maar mag je dit al uitbetaalde vertrekvakantiegeld in mindering brengen.

Dit betekent de nieuwe regelgeving

Vanaf vakantiejaar 2024 geldt een nieuwe methode voor de verrekening van vakantiegeld. Dat gebeurt niet langer op één vast moment in het jaar, maar in 2 stappen:

1. Wanneer je nieuwe medewerker een vakantiedag opneemt, waarvoor het vakantierecht werd opgebouwd bij een vorige werkgever, wordt 90% van het bruto dagloon onmiddellijk in mindering gebracht. Je medewerker ontvangt dan maar 10% loon voor een vakantiedag.
2. Tegen december (of eerder bij eventuele uitdiensttreding) vindt de finale afrekening plaats. Het enkel vertrekvakantiegeld wordt afgetrokken van het loon, zoals voorheen in de vakantiemaand. Het totaal van het loon dat gedurende het jaar al in mindering is gebracht (die 90%), wordt dan weer bij het loon opgeteld. Hierdoor kan een aanvullend bedrag in mindering worden gebracht of moet mogelijk nog een extra bedrag worden uitbetaald.

Meer details vind je bij je sociaal secretariaat en op de website van Liantis

Hoe pas je dit toe in Planpoint?

Binnen Planpoint kan je een aparte teller en apart activiteitstype specifiek definiëren voor vakantiedagen waarvan het vakantierecht is opgebouwd bij een vorige werkgever. Dit maakt het mogelijk om onderscheid te maken tussen reguliere vakantiedagen en die waarvoor de nieuwe verrekeningsmethode van toepassing is.

Aan het payroll-schema voeg je eenvoudig een nieuwe looncode toe voor correcte en geautomatiseerde afhandeling door je loonadministratie. Ook dit type verlof kan je weer toevoegen aan een verlofcascade (zie eerder).

Efficiënt beheer van verlof en personeel

Goed en overzichtelijk beheer van werktijden, verlof en prestaties wordt steeds uitdagender in onze complexe wet- en regelgevingsomgeving. In het bijzonder wanneer personeelsplanning en tijdregistratie verspreid is over verschillende Excel spreadsheets, en alle prestaties nog handmatig naar de loonadministratie moeten worden gestuurd.

In elk geval biedt een moderne Workforce Management (WFM) software een uitstekende oplossing. Deze software integreert moeiteloos nieuwe wetgeving in je roosters en werktijden. Je geniet in real-time van regelcontroles, en saldi worden correct bijgewerkt.

De planning van je mensen en je tijdregistratie verlopen transparanter en nauwkeuriger. Dankzij een automatische koppeling met je payroll neem je bovendien heel wat frustraties weg rond loonverwerking en prestatiebeheer. Kortom, met de juiste WFM-software blijf je altijd up-to-date en in overeenstemming met (nieuwe) wet- en regelgeving, zonder extra kopzorgen.

De meerwaarde van een modern WFM platform?

Planpoint WFM biedt een allesomvattende oplossing voor workforce management, inclusief personeelsplanning, tijd- en aanwezigheidsregistratie, en urenadministratie. De flexibele instelbare regels in Planpoint leveren een geavanceerd niveau van controle en automatisering, waardoor verlofbeheer efficiënt en aanpasbaar is. Deze regels zorgen ervoor dat werkroosters en de opvolging van aan- en afwezigheden volledig in lijn zijn met de geldende wetgeving.

Via het Planpoint Employee Self Service (ESS)-platform kunnen medewerkers zelf eenvoudig hun (verlof)saldi en tellers opvolgen. Ze krijgen een helder overzicht van verschillende verlofsoorten en hebben, indien toegestaan, de mogelijkheid om zelf te kiezen welke uren ze eerst willen opnemen. Als alternatief kunnen we, via een cascademodel, automatisch bepalen welke volgorde gehanteerd moet worden.

In essentie biedt Planpoint dus niet alleen een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing voor workforce management, maar legt het ook de nadruk op duidelijkheid en transparantie in het volledige proces van personeelsplanning, tijdregistratie en loonadministratie.