8 signalen dat het tijd is voor een nieuwe personeelsplanning software

Bij jouw personeelsplanning draait alles om efficiëntie, nauwkeurigheid en het vlot laten verlopen van jouw (dagelijkse) operationele werkzaamheden. Cruciaal hierin is de juiste software. Echter, soms kom je op een punt waarop je planningsoftware gewoon niet meer voldoet. Hier zijn 8 duidelijke signalen die aangeven dat het wel eens tijd is voor een nieuwe personeelsplanning software die beter aansluit bij de groei en de uitdagingen van jouw organisatie.

Het vergt veel inspanning om de juiste informatie te verzamelen

Informatie verzamelen over je medewerkers, je werkzaamheden en eventueel je klanten, zou een gestroomlijnd proces moeten zijn. Maar als je merkt dat je veel tijd en energie (en frustratie) investeert in het verzamelen en bijhouden van de benodigde gegevens voor een goede planning, dan wijst dit erop dat je huidige software tekortschiet. Een optimale personeelsplanning software zou in staat moeten zijn om gegevens moeiteloos te verzamelen, te organiseren en te presenteren op een centrale plek. Al die informatie moet je ook binnen handbereik hebben, zodat je snel en efficiënt beslissingen kunt nemen.

Je spendeert (te) veel tijd aan het maken van werkroosters voor je medewerkers

Veel organisaties stellen nog handmatig werkroosters op: wat niet alleen een tijdrovende taak is, maar vaak veel gedoe betekent. Denk maar aan aanpassingen, ruilingen of het bijhouden van prestaties.  Als je personeelsplanning software niet meer in staat is om je planning te vereenvoudigen en te versnellen,  dan is het tijd om over te stappen naar een oplossing die meer geautomatiseerde en flexibele planningsopties aanbiedt.

Bij automatisering kun je denken aan een breed scala aan functionaliteiten. Dit kan variëren van realtime controle op regelovertredingen tot een visuele weergave van wensen en voorkeuren. Daarnaast biedt een moderne software je de mogelijkheid om snel activiteiten aan te passen of te dupliceren, om ingeplande taken te verplaatsen en nog veel meer.

Je worstelt vaak met overbezetting of onderbezetting

Een goede balans in personeelsbezetting is cruciaal voor een soepele bedrijfsvoering. Als je huidige personeelsplanning software geen nauwkeurige voorspellingen kan doen of geen tools biedt om over- of onderbezetting te voorkomen, kan dit een negatieve impact hebben op je productiviteit en klanttevredenheid. Ook dan is het tijd om op zoek te gaan naar een systeem dat meer effectieve voorspellings- en planningsopties biedt.Een dergelijk workforce management systeem zou je ook moeten helpen bij het nauwkeurig monitoren van saldi en tellers van je medewerkers.

Werknemers ‘vergeten’ wel eens hun planning

Het is een veelvoorkomend scenario – werknemers die verklaren: “Ik wist niet dat ik vandaag moest werken”. Dit soort misverstanden leiden tot ontzettend veel frustratie en inefficiëntie binnen je team. Maar dit is zeker niet altijd te wijten aan nalatigheid of onwil van de werknemer in kwestie. In veel gevallen kan dit wijzen op een gebrek communicatiemogelijkheden of aan onduidelijkheid in je huidige roostersoftware.

“Door gebruik te maken van moderne planningsoftware, hebben je medewerkers de mogelijkheid om hun roosters online te raadplegen, en dat met het grootste gemak via hun smartphone. Dit helpt aanzienlijk bij het verminderen van misverstanden en verwarring over werkschema’s. Bovendien beschikken sommige Workforce Management (WFM) software over geïntegreerde communicatietools, zoals berichtfuncties en prikborden, die de interne communicatie verder verbeteren.

Aanvragen en ruilingen leiden tot kopzorgen

Aanvragen beheren en ruilingen regelen kàn behoorlijk eenvoudig zijn. Maar stel dat je door de bomen het bos niet meer ziet: wie heeft nu precies met wie geruild? Welke diensten of posten staan nog open? Hoeveel medewerkers vragen precies verlof aan? Zijn er voldoende mensen beschikbaar om het werk uit te voeren? Als roosterbeheer te ingewikkeld wordt, dan is het tijd voor een upgrade in je planningstools.

Een robuuste software voor personeelsplanning stelt je medewerkers in staat om (online) zelfstandig en eenvoudig verlofaanvragen of dienstwisselingen in te dienen. Met achter de schermen allerlei controles zodat alles correct, eerlijk én transparant verloopt. En dit zorgt voor meer autonomie voor je medewerkers én minder administratieve last voor de manager. Als manager krijg je met de juiste WFM software de mogelijkheid om alle ruilingen en aanvragen op te volgen en goed of af te keuren. Gedetailleerde rapporten en diverse weergavemogelijkheden zijn daarbij een geweldig hulpmiddel.

Je bent voortdurend bezig met brandjes blussen

Als je merkt dat je voortdurend bezig bent met het blussen van brandjes, oftewel het oplossen van (on)verwachte problemen in je personeelsplanning, dan is dit een duidelijk signaal dat er iets niet klopt. Het kan zijn dat je huidige personeelsplanning software niet voldoende is uitgerust om deze uitdagingen te anticiperen. Een effectieve software zou in staat moeten zijn om potentiële problemen te voorspellen en op te lossen nog voordat ze escaleren, zodat jij je kunt concentreren op andere taken. Een goede workforce management oplossing helpt je om proactief te zijn en vooruit te plannen.

Je overtreedt (onbedoeld) de regels

Het onbedoeld overtreden van regels en wetgeving kan ernstige gevolgen hebben voor je organisatie. Als je merkt dat je huidige personeelsplanning software je in de problemen brengt, bijvoorbeeld door onjuiste berekeningen van werktijden of rusttijden, dan is het tijd om over te stappen naar een software die wel de mogelijkheid biedt om zowel wettelijke als interne regels te integreren. Deze nieuwe software zou in staat moeten zijn om de naleving van regels in real-time te controleren en te voorkomen dat je deze overtreedt. Moderne personeelsplanningssoftware ondersteunt je bij het nemen van correcte beslissingen, voor het te laat is.

Je medewerkers klagen voortdurend over hun rooster

Als medewerkers voortdurend klagen over hun rooster, kan dit wijzen op een gebrek aan betrokkenheid van je personeelsplanning of een gevoel van onrechtvaardigheid bij roosteren. Personeelsplanning software kan mogelijkheden bieden voor betere communicatie, verhoogde betrokkenheid van werknemers en tools om het rooster aan te passen aan individuele behoeften. Denk zelfs aan de mogelijkheid om je medewerkers digitaal te laten zelfroosteren. Daarnaast biedt moderne WFM software de mogelijkheid voor medewerkers om hun voorkeuren in te dienen, zoals gewenste vrije dagen of voorkeurstijden.

Je gebruikt veel tools naast je personeelsplanning software

Tot slot, als je allerlei Excel-sheets, tools of zelfs papieren notitiebladen moet gebruiken als aanvulling op je planningssoftware, dan is dit een teken dat je huidige systeem toch niet alles biedt wat jij nodig hebt. Het is tijd om over te stappen naar een workforce management oplossing die meer om het lijf heeft.

Bij de overweging van een nieuwe personeelsplanning software is het bovendien essentieel om te investeren in een systeem dat niet alleen voldoet aan je huidige behoeften, maar ook schaalbaar is voor toekomstige groei en uitdagingen. Het overstappen naar een geavanceerder systeem kan een echte gamechanger zijn voor de efficiëntie en productiviteit van jouw organisatie.