Voor heel wat organisaties vormt tijdregistratie een essentieel stuk basisadministratie. Zeker bedrijven die werken met vaste roosters, ploegen of variabele uurroosters kunnen simpelweg niet zonder. Zonder correcte urenregistratie krijg je:

• geen kloppende payroll
• geen betrouwbare planning
• geen inzicht in werkdruk of bezetting

Tijdregistratie is tijdintelligentie in praktijk.

Een goede registratie gaat niet over controleren, maar over helderheid: weten wanneer teams pieken, wanneer de druk te hoog oploopt en waar tijd verloren gaat. Organisaties die tijdintelligent werken, gebruiken registraties niet als ‘controlemechanisme’, maar als een manier om betere beslissingen te nemen — rustiger roosters, eerlijkere verdeling, meer voorspelbaarheid en minder gedoe bij payroll.

Wie tijd slim inzet, voorkomt problemen achteraf. En dat begint bij correcte, uniforme registraties.

Maar hoe laat je medewerkers registreren? Via een klassieke prikklok op de werkvloer, of via een mobiele app? Beide opties hebben duidelijke voordelen — én beperkingen. Hieronder zetten we ze naast elkaar en tonen we de gulden middenweg: een moderne, hybride aanpak die werkt voor iedere organisatie.

De vaste prikklok: klassiek, betrouwbaar

De prikklok is een klassieker op de werkvloer. Medewerkers klokken in via een vaste terminal met een badge, kaart of biometrische herkenning. Ondanks de opkomst van digitale tools blijft deze methode bijzonder populair. Sterker nog: acht op de tien Belgische ondernemingen die arbeidstijd registreren, gebruiken nog steeds een traditioneel tijdregistratiesysteem — een badge, prikklok, Excel of zelfs papieren lijsten.

Voordelen

• Altijd beschikbaar: werkt op één vaste plek, zonder afhankelijkheid van persoonlijke toestellen.
• Betrouwbaar: zeer robuust en minder gevoelig aan technische problemen.
• Duidelijkheid voor medewerkers: geen discussie over waar je moet inklokken.
• Realtime inzicht: handig bij ploegen, zorg, logistiek of productie waar teambezetting cruciaal is.

Nadelen

• Niet altijd fraudebestendig: klassieke systemen met badges of codes kunnen worden misbruikt (buddy punching). Alleen biometrische terminals verkleinen dat risico.
• Locatiegebonden: de medewerker moet fysiek aan de terminal staan. Niet ideaal voor mobiele teams.
• Hogere kosten: aanschaf, installatie, bekabeling, onderhoud… bij meerdere locaties wordt het snel duur.
• Weinig flexibel: minder geschikt voor mobiele teams, thuiswerkers of verspreide locaties.

Tijdregistratie via smartphone: flexibel, modern en snel ingeburgerd

Tijdregistratie op mobiele devices heeft de laatste jaren een enorme opmars gekend. Er bestaan talloze cloudoplossingen waarmee medewerkers mobiel en digitaal kunnen registreren. Ze klokken in en uit via een app, ongeacht waar ze zijn. Vooral voor teams die werken op verschillende locaties, thuis of onderweg, betekent dat een wereld van verschil.

Voordelen

• Flexibel en locatie-onafhankelijk: medewerkers registreren hun uren waar ze ook zijn — op de werkvloer, onderweg of bij een klant. Ideaal voor zorg, bouw, logistiek, onderhoud,…
• Gebruiksvriendelijk: een app is intuïtief. Geen kaarten, geen gedoe. Medewerkers kunnen vaak meteen ook verlof aanvragen of overuren bevestigen.
• Budgetvriendelijk: geen fysieke terminals nodig, geen installatie. Updates gebeuren automatisch.
• Makkelijk te koppelen: rechtstreekse integratie met planning, payroll, facturatie of HR

Nadelen

Ook mobiele registratie is niet zaligmakend.

• Afhankelijk van technologie: wanneer smartphones leeglopen, trager worden, geen bereik hebben of apps blokkeren, stokt de registratie.
• Ook niet altijd fraudebestendig: In- en uitklokken kan “overal”, dus zonder geofencing of GPS is aanwezigheid moeilijk te valideren.
• Privacyzorgen: functies zoals geolocatie roepen vragen op, correcte instellingen zijn cruciaal.

Wat past bij jouw organisatie?

Uiteraard is het antwoord genuanceerd. Of je kiest voor een vaste prikklok of tijdregistratie via smartphone hangt sterk af van de specifieke behoeften van jouw organisatie. Het belangrijkste is dat je een systeem hebt dat past bij de dynamiek van jouw organisatie en de medewerkers ondersteunt in hun dagelijks werk.

Kies een vaste prikklok wanneer…

• je werkt met één of meerdere vaste sites
• iedereen fysiek aanwezig moet zijn
• veiligheid en controle cruciaal zijn (logistiek, zorg, productie)
• medewerkers zonder laptop of smartphone werken

Kies mobiele tijdregistratie wanneer…

• je teams hebt op verschillende locaties
• medewerkers in het veld staan
• hybride werken ingeburgerd is
• flexibiliteit, snelheid en integratie prioriteit zijn

Of kies een hybride oplossing die altijd werkt

Het debat “prikklok versus smartphone” doet eigenlijk geen recht aan de realiteit. De grootste innovatie in tijdregistratie van de voorbije jaren is niet dat de smartphone de prikklok vervangt — dat idee is, eerlijk gezegd, gewoon onzin. De echte vooruitgang zit in systemen die verschillende manieren van registreren samenbrengen in één centraal platform.

Organisaties werken vandaag nu eenmaal met uiteenlopende werkvormen: medewerkers op één locatie, teams in het veld, thuiswerkers, flexibele roosters, vaste ploegenschema’s… Het is logisch dat zij niet allemaal op dezelfde manier registreren. Een smartphone-app werkt perfect onderweg, maar biedt weinig meerwaarde op een productievloer. Een kiosk of terminal werkt ideaal op een centrale werkplek, maar niet voor mobiele medewerkers.

Daarom werken we vanuit Planpoint niet vanuit het idee dat één methode “de beste” is maar vanuit de realiteit: dat organisaties behoefte hebben aan meerdere registratiemogelijkheden, met één centraal systeem dat alles samenbrengt, controleert en verwerkt.

Waarom Planpoint

Of medewerkers nu inklokken via een smartphone, een eenvoudige kiosk aan de ingang, een reeds aanwezige terminal of hun desktop — in Planpoint komt alles samen in één centrale stroom van uren, prestaties en toeslagen. Alles wordt gevalideerd en beheerd volgens dezelfde regels, dezelfde cao-instellingen en dezelfde workflow. Geen verschillende Excel-sjablonen, geen uiteenlopende CSV-exports, geen versnipperde processen meer.

Bovendien hoef je bestaande hardware helemaal niet af te schrijven. Integendeel: klassieke terminals blijven perfect bruikbaar in combinatie met Planpoint, en worden gewoon mee opgenomen in één uniforme tijdregistratiestroom. Daarnaast biedt de kiosk een laagdrempelig alternatief dat geen dure T&A-hardware vereist, en dat bijzonder geschikt is voor kleinere teams, balies, backoffices of locaties met beperkte ruimte.

De echte meerwaarde van Planpoint zit in de integratie: tijdregistratie die niet losstaat van planning, personeelsbeheer of HR, maar er rechtstreeks mee verbonden is. In Planpoint gaat elke registratie automatisch mee richting planning, loonverwerking, rapportering of facturatie — zonder dubbele invoer, zonder nabewerking en zonder discussies over welke bron klopt.

Niet de smartphone die de prikklok vervangt, maar één platform dat elke vorm van tijdregistratie ondersteunt. Zo krijg je flexibiliteit voor medewerkers én controle voor je organisatie, zonder complexiteit of dubbel werk.