’T Pasrel slaat brug naar zelfsturing en betere personeelsplanning

De planning van diensten en medewerkers in Excel kostte de coördinatoren bij  OOOC ‘t Pasrel veel tijd en moeite. Daarnaast zochten ze naar een moderne planningstool om met zelfroosteren de work-life balance van medewerkers te bevorderen. De ideale oplossing vonden ze met Planpoint.

Dit is ‘t Pasrel

’t Pasrel (Brussels woord voor “bruggetje”)  is een door de Vlaamse Gemeenschap erkend onthaal-, oriëntatie- en observatiecentrum (OOOC) voor jongeren. In de loop der jaren heeft ’t Pasrel een belangrijke plaats verworven binnen het jeugdzorglandschap in de regio Brussel en Vlaams-Brabant. Door een veilige haven en op maat gemaakte begeleiding aan te bieden, biedt de organisatie deze kinderen, jongeren en hun gezinnen perspectief en kansen om zich te ontwikkelen.

“Wij willen een ‘bruggetje’ vormen, een veilige overgang naar een stabiele toekomst,” zegt Steven Luyckfasseel, coördinator bij OOOC ‘t Pasrel. Maar om dit mogelijk te maken, is betrouwbare, flexibele en schaalbare personeelsplanning essentieel. Hier speelt de roostersoftware Planpoint een cruciale rol.

Roosters en personeelsplanning

Personeelsplanning is bij ‘t Pasrel een uitdaging die vraagt om nauwkeurigheid en de nodige flexibiliteit. Met de intensieve zorg en de 24/7 inzet die van hun team verwacht wordt, is het essentieel om altijd een volledige bezetting te hebben, terwijl medewerkers toch een gezonde werk-privébalans moeten kunnen behouden.

Het team stond voor een opgave die veel zorgorganisaties bekend in de oren klinkt. Met hun oude werkwijze, een handmatige planning in Excel, kostte roosters maken onnodig veel tijd en was overzicht vaak ver te zoeken.

“Ons oude systeem bood nauwelijks ruimte voor aanpassingen en was niet echt overzichtelijk,” legt Steven uit. Ruilingen en openstaande diensten waren lastig te beheren, wat soms tot gaten in de planning leidde. Hierdoor werd het extra moeilijk om een gezonde balans tussen werk en privé voor medewerkers te waarborgen.

Steven vult aan: “Vanuit de groeiende gedachte van betrokkenheid en zelfsturing wilden we bovendien de stap maken naar zelfroosteren. Dat deden we al een beetje op papier, maar we merkten al snel dat dat zeker niet voldoende was. De logische next stap was dus een moderne roostersoftware.”

Eenvoudiger plannen met Planpoint

‘T Pasrel ging op zoek naar een oplossing die niet alleen de personeelsplanning veel makkelijker zou maken, maar die ook meer autonomie en inzicht voor medewerkers zou creëren. Een belangrijke vereiste was de mogelijkheid tot digitaal en onderbouwd zelfroosteren binnen de tool. Na intensieve gesprekken en vergelijkingen kozen ze voor Planpoint.

Steven: “Planpoint bood ons flexibele, toekomstgerichte software die precies aansloot op onze behoeften. Onze medewerkers kunnen zélf aangeven wanneer ze beschikbaar zijn, en welke diensten ze kunnen werken.”

Met Planpoint werd een nieuwe transformatie mogelijk, waarbij medewerkers digitaal kunnen zelfroosteren en eenvoudig hun eigen beschikbaarheid en diensten kunnen beheren. Dit maakt het bij ’t Pasrel niet alleen makkelijker om openstaande diensten in te vullen, maar versterkt ook het teamgevoel en de betrokkenheid.

Samenwerking en implementatie

Déhora speelde een belangrijke rol in de succesvolle implementatie van Planpoint. Van de eerste gesprekken tot de huidige optimalisatie, ondersteunde Déhora OOOC TPasrel proactief met onboarding en gaf advies over het gebruik van de software. Want in Planpoint is bijzonder veel mogelijk, en dat vereist toch de nodige aandacht en sturing.

“Het Déhora-team stond en staat altijd klaar voor vragen en denkt actief mee over verdere verbeteringen in de software. Ze waren echt onderdeel van ons team” vertelt Steven. Deze nauwe samenwerking zorgde ervoor dat Planpoint uiteindelijk goed werd geïmplementeerd en dat het team er het maximale uit haalt, zodat de focus bij ‘t Pasrel kan blijven waar deze hoort: bij de zorg voor jongeren.

Betrokkenheid en beter overzicht

De implementatie van Planpoint bij OOOC ‘t Pasrel heeft positieve resultaten opgeleverd voor zowel het management als de medewerkers. Medewerkers hebben nu directe toegang tot hun rooster en planning, wat leidt tot minder handmatige taken en meer efficiëntie. Voor de administratie betekent dit een aanzienlijke verlichting van de werkdruk. De vertaling van de complexe werkroosters naar het sociaal secretariaat verloopt eenvoudiger, waardoor de administratie zich op andere taken kan richten.

Steven legt uit: “We zien een duidelijke verbetering in het overzicht en de betrokkenheid van onze medewerkers. We besparen niet alleen tijd, maar werken ook efficiënter en met meer plezier.” Dankzij Planpoint heerst er meer rust en structuur binnen het team, wat direct bijdraagt aan een vloeiendere zorgverlening voor de jongeren.

Resultaat van deze samenwerking

• Meer overzicht in persoonlijke roosters voor alle medewerkers
• Tijdsbesparing dankzij de vermindering van handmatige planningstaken
• Hogere betrokkenheid van medewerkers door transparantie en zelfroosteren
• Minder planningsgaten en betere verdeling van open diensten
• Proactieve ondersteuning door Déhora bij verdere optimalisatie van Planpoint

Deze succesvolle transformatie toont hoe Planpoint en Déhora de personeelsplanning bij ‘t Pasrel naar een hoger niveau hebben getild en bijdragen aan een stabiele en veilige toekomst voor jongeren.