Van noodsprong naar efficiëntieslag bij Vzw Sporen
Toen de vertrouwde softwareleverancier van vzw Sporen plots de stekker eruit trok, moest de jeugdhulporganisatie in sneltreinvaart op zoek naar een nieuw systeem. Wat begon als een noodsprong, veranderde met Planpoint in een efficiëntieslag voor de hele organisatie.
Complexiteit in de jeugdhulp
Vzw Sporen is een onmisbare schakel in de Vlaamse jeugdhulp. De organisatie begeleidt jongeren en hun gezinnen in complexe opvoedsituaties, zowel via residentiële opvang in leefgroepen als via ambulante begeleiding aan huis. Met een breed scala aan diensten – van contextbegeleiding tot gespecialiseerde time-outprojecten – is de werking van Sporen even divers als noodzakelijk.
“Onze werking vraagt om enorm veel flexibiliteit,” legt Joris uit. “Zeker in de leefgroepen werken begeleiders met onregelmatige uren. Daarbij moet rekening gehouden worden met soms complexe sectorale regelgeving rond bijvoorbeeld nachtwerk, of specifieke verloftellers op basis van leeftijd en arbeidsregime.”
De uitdaging: continuïteit onder tijdsdruk
De stabiliteit van die complexe administratie kwam plots in het gedrang toen bleek dat de softwareleverancier ermee zou stoppen. Omdat deze administratieve puzzel uiterst nauwkeurig moet worden gelegd, stond Sporen voor een enorme uitdaging: op korte termijn operationeel zijn op een nieuw platform.
De overstap: van noodoplossing naar groeimodel
In de zoektocht naar een nieuwe partner was er alvast één harde eis, licht Joris toe: “De software moet onze sectorale complexiteit foutloos aankunnen.” Na een grondige vergelijking bleek Planpoint de meest complete match om de rust en continuïteit te bewaken.
De overstap opende onverwacht de deur naar een veel efficiëntere manier van werken. Het bood de kans om met Planpoint processen vanaf de grond toe te herbekijken en te optimaliseren. Hoewel de opstartfase intensief was, staat het fundament vandaag meer dan stevig.
Tijdsbesparing én gebruiksvriendelijkheid
De grootste winst is voelbaar op de personeelsdienst. Waar de loonverwerking vroeger een bron van handmatig controlewerk was, is het proces nu verregaand geautomatiseerd door een naadloze koppeling met het loonverwerkingspaket van het sociaal secretariaat.
Vroeger waren we meer dan een dag bezig met alle tijdsregistraties te controleren en te exporteren naar het loonprogramma. Nu doen we dat op twee uur
Niet alleen de administratie plukt de vruchten; ook voor de medewerkers zijn er heel wat voordelen op het gebied van transparantie én betrokkenheid. Via de module ‘Mijn Planning’ hebben zij direct inzicht in hun gepresteerde uren en verlofsaldi. Joris: “Of je nu als coördinator overzichten wilt trekken of als medewerker je saldo wilt checken: je hebt direct een helder beeld. Medewerkers geven eenvoudig hun werktijden aan via de app.”
Meer software: een partner in transitie
De uiteindelijke keuze voor Planpoint was veel meer dan een IT-beslissing; het was een keuze voor een partner die bereid was om zij aan zij met Sporen te staan. Er was nood aan een team dat proactief meedacht, snel schakelde en de puzzel samen met de organisatie wilde leggen.
We moesten alles hals over kop overzetten omdat onze vorige leverancier stopte. Déhora Consultancy bewees een partner te zijn die op zeer korte termijn een volledige migratie tot een goed einde brengt.
Joris ervaart de samenwerking dan ook als zeer pittig én nabij: “Geen enkele vraag blijft liggen en de communicatie is altijd helder. Dat geeft ons de zekerheid dat we op elk moment op Planpoint kunnen rekenen.” Die combinatie van een technisch hoogstaand product en een bereikbaar team maakt van Planpoint een partner die echt meedenkt met de noden van de jeugdzorg.
Vooruitblik op de toekomst
Vzw Sporen kijkt inmiddels verder dan de huidige tijdsbesparing. Nu het administratieve fundament staat, wil de organisatie in een volgende fase verder gaan optimaliseren. Bijvoorbeeld door Planpoint ook te gaan gebruiken voor het registreren van woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen, en voor de opmaak van de volledige basisplanning die nu nog in Excel gebeurt. Zo groeit het systeem organisch mee met de behoeften van de werkvloer.
Joris kijkt vol vertrouwen naar de verdere uitrol: “We benutten nu nog maar een fractie van de mogelijkheden. De basis die er nu ligt, geeft ons de rust en het overzicht die nodig zijn om die volgende stappen te zetten.” Planpoint bewijst dat digitalisering in de zorg niet complex hoeft te zijn, zolang het fundament maar stevig staat.
Ik heb in het verleden met veel verschillende systemen gewerkt en er zelf zelfs ooit één ontwikkeld. Als ik dat vergelijk, dan zeg ik echt: chapeau voor dit systeem. Het zit zo goed in elkaar.
Samenwerking in het kort
- Drastische efficiëntiewinst: nazicht tijdregistraties en import in loonverwerking van 1 dag naar 2 uur
- Foutloze loonkoppeling via naadloze integratie met Acerta Connect
- Digitale zelfredzaamheid en 24/7 inzicht voor medewerkers via de app
- Administratieve rust door volledige borging van complexe jeugdhulp-CAO’s
- Een toekomstbestendig en schaalbaar fundament voor integraal personeelsbeheer
