Van versnippering naar één krachtig planningsplatform.
Eén centraal systeem, duizenden medewerkers: de schaalbare personeelsplanning van CM. Lees hoe CM de beperkingen van Excel achter zich liet en koos voor de gebruiksvriendelijke en datagestuurde aanpak van Planpoint. Een verhaal over uniformiteit, medewerkers en strategische groei.
Eén belofte, honderden kantoren
Bij CM draait alles om welzijn. De organisatie is de afgelopen jaren geëvolueerd van een klassiek ziekenfonds naar een integrale partner in gezondheid. Die belofte vertaalt zich dagelijks in honderden kantoren waar medewerkers klaarstaan voor persoonlijk advies, van preventie tot mentale ondersteuning.
Om die fijnmazige dienstverlening te garanderen, is een vlekkeloze planning essentieel. “Onze leden rekenen op ons bij cruciale momenten in hun leven,” klinkt het binnen de organisatie. “Dan mag je niet gokken met je planning. Je wilt de zekerheid dat de juiste specialist op het juiste moment aanwezig is.”
Leden van CM rekenen op hulp bij cruciale momenten in hun leven. Dan mag je niet gokken met je planning. Je wilt de zekerheid dat de juiste specialist daar zit.
Van versnippering naar één centraal model
Lange tijd was de planning bij CM een lokaal vraagstuk. Elke regio en elke kantoorgroep fungeerde als een eiland, vaak aangestuurd via complexe, zelfgebouwde Excel-bestanden. Deze versnippering zorgde voor een gebrek aan overkoepelende visibiliteit: een overschot aan capaciteit in de ene regio kon niet worden ingezet om een tekort in een naburige regio op te vangen.
De ambitie was dan ook glashelder: de lokale eilandjes overstijgen en evolueren naar één uniform en transparant planningsbeleid. CM zocht een platform dat de complexiteit van duizenden medewerkers kon absorberen, zonder de noodzakelijke lokale flexibiliteit te verliezen. Een systeem dat niet alleen roosters maakt, maar data levert om strategische keuzes te maken.
Excel is prima voor een klein team op één locatie. Maar zodra je over locaites heen kijkt en verschillende werelden op elkaar wil afstemmen, bots je tegen de limieten van wat een spreadsheet aankan.
De transformatie naar visuele intelligentie
De overstap naar Planpoint bracht de broodnodige rust en structuur. Voor een organisatie van deze omvang waren drie elementen doorslaggevend voor het succes:
- Centrale visibiliteit: In plaats van door tabbladen te scrollen, biedt het platform nu in één oogopslag inzicht in de bezetting van honderden locaties. Planners zien direct wie het onthaal bemant of op afspraak werkt.
- Precisie op het kwartier: In de frontoffice van een gezondheidsfonds telt elk tijdslot. De software laat toe om medewerkers uiterst nauwkeurig in te plannen op specifieke rollen, waardoor gaten in de dienstverlening worden voorkomen.
- Enterprise-robuustheid: Een systeem dat duizenden gebruikers tegelijkertijd bedient, vereist een ijzersterke ruggengraat. De schaalbaarheid van de software zorgt ervoor dat de performantie gewaarborgd blijft, ongeacht de belasting.
Een partnership gebaseerd op ‘ja’
Naast de technische functionaliteiten bleek de menselijke factor in de samenwerking cruciaal. Waar veel grootschalige IT-projecten stranden op rigide kaders, werd er hier gekozen voor een traject van co-creatie. Er werd gezocht naar een partner die de unieke logica van een gezondheidsfonds begreep en bereid was om buiten de standaardpaden te treden.
Die “can-do” mentaliteit zorgde voor een snelle schakeling tussen de noden van CM en de technische inrichting van het platform. Het resultaat is een omgeving waarin de software zich aanpast aan de organisatie, en niet omgekeerd.
Cockpit voor de toekomst
Sinds de implementatie is de planning bij CM getransformeerd van een administratieve last naar een strategisch instrument. Teamverantwoordelijken hebben de handen vrij voor coaching, terwijl de medewerkers via hun smartphone altijd een actueel overzicht hebben van hun planning.
Maar de visie reikt verder. De volgende stap is de volledige integratie van de backoffice-teams in hetzelfde platform. Omdat front- en backoffice communicerende vaten zijn, creëert CM hiermee een centrale “cockpit”. Dit stelt de organisatie in staat om proactief te sturen: bij drukte aan het loket kan er direct capaciteit worden verschoven, zodat de gezondheid en het welzijn van de leden altijd centraal blijven staan.
CM zocht een software die de complexe puzzel achter de schermen onzichtbaar maakt. Dankzij Planpoint hebben de mensen aan de balie weer alle rust en aandacht voor wat écht telt: de leden.
Samenwerking in het kort
- Eenheid in beleid: De succesvolle overstap van lokale ‘eilandjes’ naar één uniform planningsmodel voor heel Vlaanderen.
- Datagestuurde keuzes: Directe visibiliteit via real-time dashboards, waardoor CM beslissingen neemt op basis van feiten in plaats van buikgevoel.
- Operationele rust: Een transparante planning die de administratieve druk bij teamverantwoordelijken wegneemt en rust brengt aan de balie.
- Schaalbare innovatie: Een toekomstbestendig fundament dat klaar is om de volledige organisatie – van front- tot backoffice – te ondersteunen.
